10 Modi in cui un Sistema di Gestione Documentale Riduce i Costi Operativi

10 Modi in cui un Sistema di Gestione Documentale Riduce i Costi Operativi

 Scritto da Mario Zules, OpenKM USA, l'11 ottobre 2019

I documenti sono il cuore pulsante di un'azienda. Tuttavia, se la tua impresa utilizza ancora un sistema manuale basato sulla carta, rischi facilmente di sforare il budget. Il prezzo della carta aumenta ogni giorno, senza contare i costi sempre più elevati delle strutture di archiviazione. Anche per le piccole imprese, queste spese possono rapidamente raggiungere migliaia di euro.

Esiste però una soluzione. Con la crescente disponibilità di sistemi elettronici di gestione documentale, implementare soluzioni come OpenKM può aiutarti notevolmente a ridurre i costi, migliorare i processi aziendali e aumentare la produttività.

Ecco 10 modi in cui un software di gestione documentale (DMS) può far risparmiare alla tua azienda alti costi operativi e automatizzare i flussi di lavoro.

1. Minori costi di attrezzature e forniture per l'archiviazione

Passare da un sistema manuale basato sulla carta a un sistema digitale elimina la necessità di acquistare costose attrezzature di archiviazione e forniture correlate. Questo include armadi, stampanti, raccoglitori, carta, inchiostro, toner e costi di manutenzione.

La verità è che, mentre la tecnologia è un investimento finanziario intelligente, continuare a investire in archiviazione fisica non lo è. Un DMS libera spazio nel tuo ufficio, che può essere utilizzato per attività più produttive che non l’archiviazione di montagne di documenti cartacei.

2. Costi di copia e stampa

Utilizzare documenti digitali al posto di quelli cartacei elimina la necessità di creare più copie dello stesso documento per clienti, distribuzione interna o archiviazione.

In un DMS, le copie master dei documenti vengono create in un repository centralizzato con controlli di accesso implementati. Il risultato è meno tempo e denaro speso per carta, stampa, attrezzature e forniture.

3. Tempo del personale

Più tempo i dipendenti trascorrono in attività manuali come cercare documenti negli archivi, andare alla stampante o al fax, meno tempo hanno per concentrarsi sulle attività principali dell’organizzazione.

In un sistema di gestione documentale, tutti i documenti sono in un unico punto centralizzato. Grazie al controllo delle versioni, una volta che un collega ha lavorato sulla versione più recente, la inserisce nel repository condiviso. Tenere la documentazione centralizzata aumenta l’efficienza, poiché il personale impiega meno tempo a cercare e recuperare documenti. Ciò che prima richiedeva minuti o ore, ora richiede pochi secondi.

4. Ottimizzare e massimizzare i costi aziendali

I sistemi di gestione documentale includono workflow automatizzati e controlli di accesso. Queste funzionalità consentono alle aziende di semplificare processi come vendite, contabilità, servizio clienti e risorse umane.

Questa ottimizzazione porta a un output più rapido, una riscossione dei pagamenti più veloce, minori costi di acquisto, maggiore fidelizzazione dei dipendenti e soddisfazione dei clienti. Un DMS efficiente ti farà risparmiare tempo e denaro e ridurrà i costi generali.

5. Sicurezza e costi di disaster recovery

Secondo un recente sondaggio negli Stati Uniti, il costo medio di una violazione dei dati è di 148 dollari per record compromesso. Lo stesso rapporto rileva che l'impatto globale medio di una violazione sui dati per le aziende è di circa 3,86 milioni di dollari. Implementare un DMS digitale riduce questo tipo di rischi.

Eseguire il backup dei documenti è facile e sicuro con le soluzioni elettroniche. I backup vengono automatizzati su server sicuri, garantendo la continuità operativa in caso di violazioni o disastri come incendi o alluvioni.

Avere un backup sicuro elimina la necessità di costosi archivi esterni o stanze dedicate all’archiviazione resistente ai disastri. Anche le spese per far arrivare i documenti dall'archivio esterno in ufficio vengono eliminate. Con un DMS il recupero dei documenti di backup avviene con un clic.

Inoltre, un DMS aumenta la sicurezza dei file grazie a opzioni avanzate di controllo degli accessi.

6. Recupero rapido dei documenti

Uno studio di Connected Technology ha stimato il costo della ricerca di un documento archiviato male a 120 dollari e la ricreazione di un documento perso a 250 dollari. Con un DMS basato su cloud è più semplice ripristinare documenti persi, evitando costi elevati di recupero. La ricerca e l’individuazione dei documenti è veloce e intuitiva.

7. Evitare i costi di non conformità

Si stima che le normative federali costino alle aziende americane oltre 1,9 trilioni di dollari ogni anno, comprese spese dirette, prezzi più alti e perdita di produttività.

Quando un’azienda non rispetta le normative federali in materia di archiviazione documentale, rischia di incorrere in:

• Multe imposte dal governo

• Spese legali

• Costi di gestione della violazione dei dati

• Perdita di fiducia degli investitori

Un ottimo DMS, sviluppato tenendo conto delle conformità necessarie, ti eviterà queste spese.

8. Migliorare la gestione delle relazioni con i clienti

Il cliente moderno è curioso, esigente e ben informato sul prodotto o servizio che sta acquistando. Prima di comprare farà domande e richiederà assistenza post-vendita.

Non ricevere risposte rapide perché non si riesce ad accedere alle informazioni può portare alla perdita del cliente. Un DMS potenzia la gestione delle relazioni in tempo reale, permettendo di acquisire e fidelizzare i clienti.

9. Accesso remoto ai documenti

In un sistema manuale, costa in media 20 dollari archiviare un documento, 220 dollari ricrearlo e 120 dollari recuperarlo.

Un DMS funziona come un software di collaborazione per ridurre questi costi. Consentendo l’accesso remoto ai documenti, diventa più semplice comunicare con clienti, colleghi e fornitori, anche in ambienti di lavoro distribuiti. Non sarà più necessario inviare documenti tramite corriere, che può essere costoso.

10. Meno costi nei traslochi degli uffici

Immagina di dover trasferire la tua azienda e di dover trasportare decine o centinaia di armadi pieni di documenti cartacei accumulati negli anni. Quanti traslocatori dovresti assumere?

Un DMS rende facile il trasloco o l’espansione dell’ufficio. Non c’è bisogno di spendere per costosi servizi di trasloco per trasportare tutti i file. Ti trasferisci rapidamente e ti sistemi subito nel nuovo ufficio.

Conclusione

Qualsiasi azienda che desideri ridurre i costi, semplificare i flussi di lavoro e aumentare il ritorno sugli investimenti dovrebbe considerare seriamente l’adozione di un software di gestione documentale.

Non solo ridurrà i processi manuali, ma permetterà anche agli stakeholder di accedere ai documenti ovunque e in qualsiasi momento. Un buon DMS aumenterà i profitti, la soddisfazione dei clienti e l’efficienza dei dipendenti.

Contattaci oggi stesso per trovare il software di gestione documentale più adatto alle esigenze della tua azienda.