La tua informazione diventa la conoscenza

Presentazione

I documenti contengono informazioni che sono la risorsa preziosa e importante per l'aziendale. Un approccio sistematico alla gestione dei documenti è essenziale per proteggere e preservare i documenti durante le lavorazioni. Un sistema di gestione documentale traduce tutto in informazioni omogenee in modo tale che i dipartimenti possano svolgere le loro attività e dare corso alle attività successive con responsabilità e potere decisionale. I documenti consentono alle aziende di:

  • Gestite il business in modo ordinato, efficiente e responsabile.
  • Consentire al management di prendere rapidamente decisioni.
  • Efficientaare le performances aziendali.
  • Aderire alle normative in materia di tracciabilità e archiviazione.
  • Proteggere gli interessi aziendali.
  • Offrire visibilità del business con personlai e culturali attività.
  • Preservare la memoria aziendale, personale e collettiva.
  • Fornire servizi in modo equo e coerente.
  • Fornire coerenza, continuità e produttività nella gestione e nell'amministrazione.
  • Offrire continuità di servizio anche in caso di disastro.
  • Fornire protezione e assistenza nel contenzioso, tra cui la gestione dei rischi associati all'esistenza o alla mancanza delle prove dell'attività organizzativa.
  • Supporto attuale e futuro su documenti e attività di ricerca, come la ricerca storica, e lo sviluppo per realizzazioni future.
  • Stabilire rapporti d'affari, personali e culturali.

Benefici

OpenKM Document Management System ti aiuta a governare sia la gestione dei documenti sia le azioni che qualsiasi persona svolge nel creare o usare i documenti nel corso della loro attività commerciali.

OpenKM Document Management è al servizio della tua rganizzazione per:

  • Impostare politiche e standard.
  • Sviluppo, consolidamento e distribuzione delle linee guida operative.
  • Progettare, implementare e amministrare procedure specifiche per la tua azienda.
  • Assegnare competenze e resposabilità.
  • Fornire una gamma di servizi relativi alla gestione e all'uso dei documenti.
  • Integrare la gestione documentale nei sistemi gestionali.

Funzionalità

Classificazione automatica

Gli automatismi di OpenKM si basano su eventi del documento - un paradigma simile al concetto di firewall: convalidare le regole ed eseguire alcune azioni - consente di configurare la vostra logica di business. È possibile impostare le regole basate su eventi e, per esempio spostare il documento in una nuova destinazione, modificarne i criteri di accessibilità, trasformarlo (ad esempio la conversione in PDF con compressione group4) tra gli altri. Grazie all'architettura plug-in di OpenKM, è possibile sviluppare facilmente estensioni specializzate.

Interpretazione automtica per catturare metadati

La funzione di OCR zonale è usata da OpenKM per catturare dati sensibili del documento ed innescare i processi a seguire. Trasforma il flusso di documenti in qualsiasi struttura di dati pronta per l'elaborazione. Grazie all'architettura di OpenKM è possible integrare tecnologie comerciali quali Abby Flexicapture, Kofax, Cognitive Forms e altri.

OCR

Optical Character Recognition, o OCR, permette di convertire differenti tipi di documenti, quali docuemnti catacei letti da scanner, PDF o immagini digitali in dati editabii e ricercabili. L'architettura OpenKM permette di integrare motori OCR open source e commerciali.

Moduli

  • Multitenant.
  • Archiviatore mail.
  • Firma elettronica.
  • Crittografia
  • BPM integrato.
  • Visti
  • Generatore di report.
  • Calendario e attività.

Visualizzatore avanzato

Sono disponibili varie estensione per visualizzare formati AutoCAD e DICOM. L'architettura a plug-in di OpenKM plug-in consente di estendere facilmente la visualizzazione ad altri formati.

Controllo delle versioni

Il controllo delle versioni gestisce le modifiche apportate al documento. Le modifiche sono identificae da numeri o lettere che rappresentano il "numero di revisione". Ogni revisione contiene l'orario e la persona che ha effettuato la modifica. Le modifiche sono graficamente paragonate tra le varie versione, e ripristinate all'occorrenza.

Tracking

OpenKM è dotato di un ricco e configurbile modulo di tracciaura. E' possibile quindi documentare dettagliatamente ed in qualsiasi momento, la sequenze di azioni che hanno interessato il documento, oppure ler specifiche operazioni, procedure o eventi.

Lettura di codici a barre

I modulo di lettura del codice a barre supporta i seguenti format: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 e EAN-13, ITF-14, UPC-A and UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417, QR Code e Aztec. Grazie all'achitettura plug-in di OpenKM, è possibile aggiungere altri formati.

Webservices

REST, SOAP e CMIS.

Networking

Sono supportati i protocolli CIFS, FTP e WebDAV.

Integrazione

OpenKM può essere rapidamente integrato con applicazioni di terze parti. Sono disponibili moduli per Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger e altri.

OMR

Optical Mark Recognition legge i marchi di registro di moduli e documenti. L'Optical Mark Reader e uno scanner per leggere documenti con aree e zone OMR.

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