Trasforma le tue informazioni in conoscenza

Introduzione

Alcune scommesse delle aziende sulla gestione della conoscenza:

  • Difficoltà nel trovare informazioni distribuite nell'azienda.
  • Organizzazioni distribuite geograficamene.
  • Lavoro eseguito individualmente.
  • Competenze nascoste.
  • Competenze acquisite non riusabili.
  • Informazioni non accessibili fuori ufficio.
  • Riutilizzo della conoscenza è più rapido che ricrerla.
  • La conoscenza deve essere memorizzabile per essere riusata.
  • Barriere che impediscono la distribuzione delle informazioni.
  • Difficolta di comunicazione e di condivisione.
  • Obiettivi poco definiti.

Obiettivi

La gestione della conoscenza richiede l'implementazione di un modello che mette in relazione i processi di apprendimento, l'acquisizione e il trasferimento di conoscenza con le attività quotidiane.

L'acquisizione di know-how non è di per sé sufficiente. In un certo senso gli atteggiamenti appropriati devono essere incoraggiati e una cultura di reciproco sostegno dell'impresa devono essere promossi.

Strumenti e tecniche dovrebbero aiutare a creare una cultura favorevole e atteggiamenti predisposti verso la condivisione dell'apprendimento.

Caratteristiche basilari di un modello di gestione della conoscenza:

  • Favorire la connettività tra sistemi.
  • Creare una rete di lavoro o pratiche delle communities per condividere il know-how. Identificare le persone con interessi e discipline comuni.
  • Identificare come catturare quanto si è appreso per riutilizzarlo.
  • Gestire l'evoluzione del know-how.
  • Promuovere una cultura all'interno dell'organizzazione che incoraggi l'interscambio tra le persone e faciliti il lavoro collaborativo.
  • Stabilire processi per distribuire automaticamente le informazioni appena generate a quelle persone che possono avere interesse a farne uso.
  • Rimuovere le barriere che impediscono la diffusione delle informazioni.
  • Universal Access to Information.
  • Sviluppare strumenti per colelgare persone e processi.
  • Identificare i tenutari della conoscenza e le posizioni chiave.
  • Il sistema deve essere flessibile per adattarsi ai processi di cambiamento interni all'organizzazione.
  • Il modello deve essere periodicamente rinnovato.
  • Impostare le strategie per codificare la conoscenza.
  • Impostare i processi per divulgare la conoscenza.
  • Identificare responsabilità e competenze.
  • Impostare processi per identificare automaticamente l'informazione prodotta.
  • Favorire l'integrazione fra sistemi.

Una citazione: "Capturing and transferring the know-how of the Foinaven (northern Scotland) and Gulf of Mexico bases was a key factor in reducing planned development costs by 50 million dollar".

Director of Development.

Caratteristiche

Definire la tassonomia

OpenKM consente di impostare un unico punto di accesso a tutte le informazioni utilizzando una tassonomia. Il modello di protezione consente di impostare quali informazioni gli utenti possono accedere.

  • Semplice per l'utente.
  • Tutte le funzionalità di base sono previste.
  • Facile e veloce implementazione.
  • Aiuta ad analizzare i risultati.
  • Semplifica i processi.

Identificazione

Sulla base di un modello di apprendimento e utilizzando i dati esistenti all'interno del repository stesso, OpenKM cattura e identifica le informazioni per la distribuzione e il riutilizzo.

Classificazione automatica

OpenKM consente di automatizzare i processi ricorrenti con operazioni automatizzate. Questi processi consentono di ridurre i costi, ridurre al minimo gli errori umani, nonché a scoraggiare gli utenti ad eseguire operazioni ripetitive che non contribuiscono alla conoscenza.

I compiti OpenKM (task) si basano su eventi dei documenti - come un concetto di firewall, convalidare le regole e applicare le azioni definite - vi aiuta ad impostare automaticamente le logiche di business. È possibile impostare le regole basate su eventi, ad esempio, si sposta un documento in una nuova destinazione, modificare la sicurezza, applicare trasformazioni di documenti (La conversione in PDF) tra gli altri. Grazie all'architettura plug-in di OpenKM , è possibile realizzare facilmente moduli per estensioni di funzionalità.

Tracking

OpenKM offre una tracciabilità completa e configurabile. Consente di avere prove documentali della sequenza di attività che hanno interessato in qualsiasi momento una operazione specifica, procedura o evento.

Connettività

REST, SOAP e CMIS Webservices

Networking supporta i protocolli CIFS, FTP e WebDAV

OpenKM può essere velocemente integrato con applicazioni di third-party. Sono disponibili integrazione con Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger e molti altri.

Moduli

  • Multitenant.
  • Archiviatore Mail.
  • Firma digitale e crittografia
  • Integrazione con BPM.
  • Stamp ( Watermark ).
  • Motori di reportistica.

Knowledge base: la base della conoscenza

OpenKM permette di creare uno o più repository di conoscenza e renderli accessibili a tutta l'organizzazione. È possibile trovare un esempio pratico a https://docs.openkm.com.

The Knowledge base ad esempio, consente di creara rapidamente listini e cataloghi.

Gestione della corrispondenza

OpenKM può essere usato per memorizzare tutta la corrispondenza aziendale. Documenti stampati - atraverso il processo di digitalzzazione - come pure le email, possono essere memorizzate nel repository.

Creare canali di distribuzione

distribuire automaticamente le informazioni personalizzate per gli utenti o gruppi di interesse che vengono prodotte all'interno del repository.

Collaborazione

  • Accesso universale da ogni device.
  • Gestione dei lavori.
  • Calendario.
  • Forum.
  • Wiki.
  • Note e annotazioni dei documenti.
  • Editing collaborativo.

Supporto per prendere decisioni

Consolidamento dei dati per il DSS (Decision Support System).

Report automatici di controllo.

Cattura automatica di metadati

La lettura OCR per aree permette di catturare dati sensibili per l'elaborazione di documenti. È stato progettato per trasformare i flussi di documenti di qualsiasi struttura in dati business-ready. Grazie alla tecnologia OpenKM è possibile integrare le tecnologie commerciali come Abby FlexiCapture, Kofax e forme cognitive.

Anteprima avanzata

Ci sono estensioni disponibili per la visualizzazione di file di AutoCAD e DICOM. Grazie all'architettura plug-in di OpenKM, è possibile sviluppare facilmente estensioni per altri formati.

Controllo delle versioni

Il controllo delle versioni gestisce le modifiche ai documenti. Le modifiche sono di solito identificate da un numero o una lettera di codice, definito il "numero di revisione". ogni revisione è associato con un timestamp e l nome della persona che effettua la modifica. Le revisioni possono essere graficamente paragonate e ripristinate.

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