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Introduzione

Enterprise Content Management - ECM - è un termine definito nel 2005 da professionisti dell'informazione che è in concorrenza con altri concetti come EDRMS o ERMS. C'è molta letteratura con terminologie relative alla gestione dei documenti, ad esempio; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM tra gli altri, più influenzati dalle regole di commercializzazione piuttosto che da ragioni obiettive.

Tuttavia preferiamo il termine EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), forse con meno successo nel marketing ma dal nostro punto di vista più rigoroso e rappresentativo.

Alcune delle sfide dell'Enterprise Content Management:

  • Strumento per supportare le strategie all'interno dell'organizzazione.
  • Semplificare i processi di gestione aziendale.
  • Catturare, gestire, memorizzare e conservare i contenuti.
  • Consente di gestire le informazioni non strutturate per tutto il ciclo di vita.
  • Comprende meccanismi o strumenti per la collaborazione all'interno dell'organizzazione.
  • Gestire i processi di bussiness tramite soluzioni Workflow o BPM.
  • Offre servizi a diversi processi di gestione delle informazioni.

Benefici

Enterprise Content Management - ECM - è un termine che combina la gestione dei documenti, la gestione dei record, la ricerca, la collaborazione, i flussi di lavoro, la cattura di dati, la digitalizzazione e la gestione di risorse digitali (DAM).

L'ECM è rivolto principalmente alla gestione del ciclo di vita delle informazioni dalla pubblicazione o creazione iniziale fino all'archiviazione e allo smaltimento.

Enterprise Content Management aiuta a:

  • Simplificare la gestione di informazioni aziendali.
  • Simplificare i processi di immagazzinaggio.
  • Implementsre un modello di sicurezza globale e cenralizzato.
  • Migliorare esemplificare i processi.
  • Stabilire politiche per la conservazione, il trasferimento e la distruzione delle informazioni.
  • Facilitare la connessione tra sistemi.
  • Rimuovere le barrieche che impediscono la condivisione delle informazioni.
  • Risparmi.
  • Accesso universale alle informazioni.
  • Migliora l'efficienza aziendale.
  • Aumenta il controllo delle informazioni all'interno dell'organizzazione.
  • Semplificazione e controllo dei processi con i flussi di lavoro.
  • Aiuta a creare una cultura aziendale incentrata sul sostegno reciproco e sull'efficienza.
  • Implementa strumenti per connettere persone e processi.

"Il processo di digitalizzazione automatica delle fatture e la loro distribuzione elettronica ai nostri clienti ha permesso di recuperare rapidamente l'investimento, riorganizzare le risorse umane verso mansioni più produttive e più rispettose dell'ambiente".

Telecom operator.

OpenKM ti aiuta ad ottimizzare la qualità e la coerenza dei processi, automatizzare le linee guida e assistere l'organizzazione nella gestione dei risultati.

OpenKM è stato appositamente progettato per gestire i contenuti critici aziendali e la conformità normativa.

Caratteristiche

File Plan

Il File Plan è un contesto che include il ciclo completo di vita dei contenuti, dell'organizzazione dei file, delle posizioni dei file attivi, delle istruzioni per il trasferimento dei file, delle istruzioni di conservazione e di disposizione dei file, e altre istruzioni specifiche che forniscono indicazioni per una gestione efficace dei contenuti.

Il File OpenKM specifica come i contenuti devono essere organizzati una volta che sono stati creati o ricevuti, forniscono una "roadmap" ai contenuti creati e gestiti da un'unità organizzativa, per facilitarne la scadenza.

Collaborazione

  • Accesso universal e multi-device.
  • Task management.
  • Calendario.
  • Forum.
  • Wiki.
  • Note e annotation nei documenti.
  • Editing collaborativo.

Moduli

  • Multitenant.
  • Mail archiver.
  • Firma digitale e crittografia.
  • Motore di BPM integrato.
  • Timbrature ( Watermark ).
  • Motore di reporting.
  • Motore di ricerca.

Classificazione automatica

Le attività di OpenKM si basano su eventi di documento, come il concetto di paradigma firewall tramite le regole si eseguono alcune azioni. Ti aiuta a impostare automaticamente la tua logica di business. È possibile impostare regole basate su eventi e, ad esempio, spostare il documento in una nuova destinazione, modificare la protezione, applicare le trasformazioni dei documenti (conversione In PDF con compressione gruppo 4) tra gli altri. Grazie all'architettura plug-in OpenKM, è possibile estedere facilmente la sua funzionalità.

Cattura automatica di metadati

OpenKM OCR zonale è una funzione combinata per l'acquisizione di dati e l'elaborazione dei documenti. È progettato per trasformare flussi di documenti di qualsiasi struttura in dati pronti per l'azienda. Grazie all'architettura di OpenKM è possibile integrare le tecnologie commerciali come Abby Flexicapture, Kofax, Forme Cognitive e altri.

Classificazione delle attività commerciali

La classificazione delle attività commerciali funge da potente strumento per aiutare la conduzione del business e i processi coinvolti nella gestione dei dati:

  • Fornire collegamenti tra singoli record con accumulo per fornire un record continuo di attività.
  • Garantire che i record siano nominati in modo coerente nel tempo.
  • Assistere nel recupero di tutti i record relativi a una particolare funzione o attività.
  • Determinare la protezione e l'accesso appropriato per i set di record.
  • Assegnazione di autorizzazioni per l'accesso o l'attivazione di determinati gruppi di record.
  • Distribuire la responsabilità per la gestione di particolari set di record.
  • Distribuzione di record per attività.
  • Determinare i periodi di mantenimento dei dati e le azioni di eliminazione dei record.

Controllo versioni

Il controllo della versione è la gestione delle modifiche ai documenti. Le modifiche sono di solito identificate da un numero o un codice di lettera, denominato "numero di revisione". Ogni revisione ha associato l'orario e la persona che ha effettuato la modifica. Le revisioni possono essere confrontate graficamente, ripristinate.

Connettività

REST, SOAP e CMIS Webservices

Protocolli Networking CIFS, FTP e WebDAV.

OpenKM può essere rapidamente integrato con applicazioni di terze parti. Sono disponibili integrazioni con Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger e altri.

Anteprima avanzata

Sono disponibili estensioni per l'anteprima dei file AutoCAD e DICOM. Grazie all'architettura plug-in OpenKM, è possibile rendere facilmente estensibile l'anteprima ad altri formati.

Tracking

OpenKM offre una tracciatura di controllo completa e configurabile. Con essa hai prove documentali della sequenza di attività che hanno interessato in qualsiasi momento una specifica operazione, procedura o evento.

Integrazione

OpenKM può essere rapidamente integrato con applicazioni di terze parti. Sono disponibili integrazioni con Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger e altri.

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