Caratteristiche

Successo nel cerchio magico, raccogliere dati, collaborare e capitalizzare

Raccolta dati

OpenKM cattura facilmente le informazioni non strutturate da qualsiasi sorgente digitale. Tutte le informazioni raccolte vengono memorizzate, visualizzate e utilizzate in un unico ambiente di lavoro. Ciò consente agli utenti di navigare, arricchire e modificare le informazioni raccolte da varie fonti, tramite un'unica applicazione.

Attraverso la nostra API, qualsiasi applicazione può essere integrata con OpenKM che agisce come fornitore o utilizzatore di informazioni.

Si possono arricchire e modificare i documenti condivisi tenendo discussioni, modificando le informazioni di qualsiasi tipo di file e allegando tutti i documenti di supporto per la stesura del documento finale.

Client

Web Client: È possibile accedere alla documentazione da qualsiasi punto, non è necessaria alcuna installazione di software.
Interfaccia rapida ed intuitiva utilizzando tecnologia AJAX.
Funziona con i più diffusi browsers: Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari, Chrome.
Tradotto in moltissime lingue: German, Arabic, Catalan, Bosnian, Chinese Simple, Chinese Traditional, Czech, Euskera, Dutch, English, Farsi, French, Galician, Greek, Hungarian, Indonesian, Italian, Japanese, Latvian, Lithuanian, Macedonian, Polish, Portuguese, Brazilian Portuguese, Romanian, Russian, Serbian, Spanish, Swedish, Thai, Turkish and Vietnamese.

Anteprima di files multimediali.
Web Administration.
WebDAV.
CIFS

FTP
Drag & drop (files o documenti) dal desktop.
Supporta iPhone & Android

Microsoft Office Add-in

MS Add-in supporto dalla version 2000 fino alla 2019.
MS Outlook Add-in.
MS Word Add-in.
MS Excel Add-in.
MS PowerPoint Add-in.
MS Visio Add-in.
MS Project Add-in.
MS Access Add-in.

Email

Ricezione email con protocolli IMAP, Pop3, IMAPs, Pop3s.
Configurazione account.
Importazione di testo, HTML e allegati.
Caturare metadati.
Automatizzazione importazione e filtri di ordinamento.
Sincronizzazione con Google Contacts.
Importazione eml e msg.

1D / Codici a barre

Codabar.
Code 39.
Code 93.
Code 128.
EAN-8 e EAN-13.
ITF.
UPC-A e UPC-E.
RSS-14.
RSS esteso.
Espandibile per altri formati.

2D / Data Matrix

Data Matrix.
PDF 417.
QR Code.
Aztec.
Espandibile per altri formati.

OCR

Scansione e memorizzazione inmodalità protetta di quasiasi documento cartaceo.
OCR senza restrizioni.
Lettura in binario, scala dei grigi, a colori.
Estrazione del testo dictionari di supporto in Inglese, Francese, Italiano, Tedesco, Spagnolo e Olandese.
Supporta formato TIFF.
Integrabile con la maggior parte di motori OCR sia Open Source che Commerciali.

Antivirus

Scansione antivirus per ogni documents caricato.

Sincronizzazione con il desk top

Sincronizzazione del desktop locale con le cartelle di OpenKM.
Importazione di cartelle dal desktop.

Fattura elettronica

Estrazione dati della fattura in formato "XML"
Validazione tramite firma digitale.
Scaricare E-invoice in formato PDF.
Invio di notifiche.

Client per la firma elettronica

Consente di firmare i documenti.

Scanner

Catturare immagini da scanners.
Convertire in PDF (opzione).
Caricamento in OpenKM compresi i valori di metadata
Aggiunta e cancellazione immagini in formato PDF.
Compressione del PDF in Group 4.

Collaborazione

Attivando la condivisione e la collaborazione distribuendo le informazioni attraverso cartelle condivise, discussioni, e e-mail, OpenKM consente agli utenti aziendali di usare in modo efficiente le informazioni necessarie per risolvere problemi e prendere decisioni.

Inoltre, gli strumenti di ricerca di OpenKM, con canali personalizzati per ogni utente, forniscono le risposte di qualità necessarie a ciascun utente per eeguire il proprio lavoro.

Gestione dei documenti

Caricamento di più documenti tramite file ZIP.
Caricamento di carelle da file ZIP.
Blocco / Sblocco di documenti.
Impostazione "preferiti".
Impostazione della folder "home".
Templates o modelli.
Area di documenti personali per ogni utente.
Cestino per ogni utente.
Notifiche di eventi tramite email.
Invio URL di documenti via e-mail.
Invio di documenti come allegato di email.
Note.
Messaggistica (condividere criteri di ricerca / collaborazione / invio messaggi.
Servizio di chat.
Estrazione di metadata dal documento.
Codice identificativo univoco.
Applicazione tag o etichette nel documento.
Applicazione tag nei dizionari.
Applicazione tag per Web/Cloud.
Classificazione.
Spillatrice (documenti / cartelle / email).
Forum.
Creazione di documenti con procedure guidate (Schede di dati con valori e documenti sono generati contemporaneamente).
Watermark o filigrana su documenti (testo o immagine).
Cassificazione automatica programmabile.
Estrazione intelligente di parole chiave.
Operationi con più files.
Conversione da testo a parlato.
Scadenza dei documenti.
Editing on line.

Flusso di lavoro

Creazione di flussi complessi
Flusso per revisione, approvazione, validazione.
Supporta flussi seriali o paralleli.
Assignare compiti a utenti o gruppi di utenti.
Dal cruscotto si possono monitorare i flussi e gli stati dei processi.
Messaggi tramite mail configurabili.
Flussi attivati automaticamente da una cartella o dal tipo di documento.
Flussi eseguiti sulla base delle cartelle o del tipo di cartella.

Previsualizzazione di documenti

AutoCAD.
MS Office.
Open Office.
PDF.
Audio e video.
Immagini.

Controllo versioni

Basato sul modello check-in / check-out.
Aggiunta di commenti alle versioni.
Accesso a versioni precedenti.
Recupero versioni precedenti.
La storia del documento si può comprimere per recuperare spazio.

Metadati

Sono organizzati per gruppi di propietà (metadata).
Supporta diversi formati: inputs, dates, links, simple lists, multiple selection lists, text areas.
Internazionalizzazione dei valori dei metadati.
Decidere l'ordinamento e ilposizionamento dei metadati nell'interfaccia utente.

Dashboard

Viste utente (documenti modificati, bloccati, sbloccati, firmati, ultima modifica, ultimo caricamento).
Panoramica (documenti più visti / modificati, documenti caricati ultima settimana / mese).
Nuovi utenti.
Flussi di lavoro attivi.
Elenco email (nuove e allegati).
Ricerca e navigazione di documenti in cloud.
RSS Feed.
Integrazione con OpenMeetings.

Gestione attività

Creare attività.
Assignare compiti.
Gestire stati e progetti relativi ai compiti.
Messaggi di notifica tramite mail configurabili.

Calendar

Creare compiti.
Spostare o modificare la durata.
Viste per giorno, settimana, mese.

Capitalizzare

OpenKM consente all'utente di trasformare le informazioni in preziose risorse intellettuali e attività attive per l'impresa. Questo aiuta le organizzazioni a capire pienamente, e molto velocemente, il potenziale delle conoscenze aziendali.

Il sistema include anche strumenti di amministrazione per definire i ruoli dei vari utenti. Controllo degli accessi, quota utente, livello di sicurezza dei documenti, registri dettagliati di attività e gestione dei flussi di lavoro sono solo alcune delle funzionalità disponibili. OpenKM migliora la produttività personale del lavoro quotidiani degli utenti, contribuendo a fornire una elevata produttività.

Motore di ricerca

Ricerca documenti per contenuto, parole chiave, data di modifica, autore e tipo di documento. Automaticamente vengono indicizzati i documenti caricati in funzione del formato: Testo, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, EXIF JPEG, MP3 ID3.
Ricerca per sinonimi.
Ordinamento per rilevanza.
Ricerca per gruppi di proprietà (metadata).
Consente di memorizzare i criteri di ricerca.
Ricerca avanzata tramite SQL
Risultati come news per gli utenti.
Ricerca basata sulla struttura gerarchica delle cartelle.
Selezionare gli oggetti da ricercare, cartelle, emails, documenti o record.
Consente di usare tag per rintracciare i documenti.
Consente l'uso dei metadati.
Scelta tra ricerca semplice o avanzata.
Consente di ordinare i risultati in base a criteri.
Dal risultato si può vedere o scaricare il documento o andare alla carella che lo contiene.
Supporta sinonimi, ricerca per radici (stemming) e ignora le parole insignificanti (stopwords).
Servizio di notifica tipo news (basato sul risultato di criteri).

Amministrazione

Completa tracciatura elle attività. tutte le operazioni sono registrate nel database.
Visualizza gli utenti collegati.
Sblocca e rimuove documenti pubblicati.
Vista del repository.
Ricerche avanzate con SQL.
Log dettagliato delle attività.
Importazione di documenti / cartelle dal file system.
Esportazione del repository.
Gestione flussi di lavoro.
Reports (jasper).
Importazione di dizionari
Controllo della configurazione.
Impostazione di limiti max di caricamento documento.
Profilo utente (funzioni che l'utente puà usare).
Pianificazione azioni (scheduler).
Compiti intelligenti.
Macro.

Dizionari

Visione dei documenti secondo la struttura del dizionario.
Estrazione di parole chiave.
Corsi e documentazione è organizzata sceondo il modello dei dizionari SKOS.

Sicurezza

Plug-in per autenticazione JAAS.
Supporto per LDAP, Active Directory, DBMS, etc. (tramite file di configurazione). OpenKM è uquipaggiato con un database predefinito.
Elenco dettagliato degli accessi.
Flessibilità nella scelta dell'ereditarietà degli elenchi di controllo degli accessi.
Sicurezza e ruoli utente.
Permessi per documenti e cartelle.
Registrazione di qualsiasi azione.
Supporta comunicazione SSL.
Crittografia (codifica e decodifica di documenti).
Firma elettronica.