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Raccogliere, collaborare e capitalizzare le informazioni

Raccogliere

OpenKM cattura facilmente informazioni non strutturate da qualsiasi fonte digitale. Tutte le informazioni raccolte vengono archiviate e utilizzate in un unico spazio di lavoro. Ciò consente agli utenti di navigare, arricchire e modificare le informazioni raccolte da varie fonti all'interno di un'unica applicazione.

Attraverso l'API di OpenKM, qualsiasi applicazione può integrarsi con OpenKM, agendo come produttore o consumatore di informazioni. Così, le informazioni combinano sia la classificazione automatica che i fattori umani.

I team possono arricchire e modificare documenti condivisi attraverso discussioni testuali, modificare le informazioni di qualsiasi tipo di file e collegare il documento ad altri file correlati.

Cliente

  • Client Web e Mobile
  • Disponibile per iPhone e Android.
  • Interfaccia utente veloce e piacevole per Desktop e Mobile.
  • Interfaccia utente veloce e piacevole utilizzando AJAX.
  • Tradotto in più di 40 lingue.
  • Anteprima di file multimediali.
  • Amministrazione web.
  • Modifica online.
  • FTP
  • Drag & drop (file o documenti) dal desktop.

Add-in Microsoft Office

  • Add-in MS Office per: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Project e MS Access.

Email

  • Importazione da server di posta.
  • Importazione automatica e ordinamento tramite filtri configurabili.
  • Importazione di file eml e msg.

Codici a barre 1D / Lineari

  • Codabar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8, EAN-13, ITF, UPC-A, UPC-E, RSS-14, RSS Expanded, estendibile ad altri formati.

Codici a barre 2D / Bidimensionali

  • Data Matrix, PDF 417, QR Code, Aztec, estendibile ad altri formati.

OCR

  • Scansiona e assicura l'archiviazione di tutti i documenti cartacei.
  • Integrabile con la maggior parte dei motori OCR Open Source e Commerciali.

Antivirus

  • Impedisce l'inserimento di documenti infetti da virus nel repository.

Firma di Documenti

  • Firma elettronica con certificato.
  • Firma manoscritta.
  • Timbratura di documenti.

Stazione di Scansione

  • Procedura guidata per la scansione massiva di documenti. Consente di convertirli in PDF, impostare metadati e aggiungerli a OpenKM.

Strumenti PDF

  • Dividere le pagine selezionate in un singolo file per ciascuna.
  • Ruotare le pagine selezionate in un nuovo file singolo.
  • Estrarre le pagine selezionate in un nuovo file singolo.
  • Eliminare le pagine selezionate.

Collaborare

OpenKM consente la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra gli utenti, facilitando una distribuzione efficiente e un accesso rapido alle informazioni per risolvere problemi e assistere nel processo decisionale.

Gestione Documenti

  • Caricamento massivo di documenti.
  • Download di cartelle come file ZIP.
  • Bloccare/Sbloccare documenti.
  • Gestione dei preferiti.
  • Selezionare la cartella di avvio predefinita.
  • Generazione di documenti da modelli.
  • Documenti personali per ogni utente.
  • Cestino per ogni utente.
  • Notifiche email di eventi (quando si verificano cambiamenti).
  • Invio dell'URL del documento via email.
  • Invio del documento via email (allegato).
  • Note del documento.
  • Messaggistica (abbonamenti/invio messaggi agli utenti).
  • Estrazione di metadati dai documenti.
  • ID documento e URL unici.
  • Tag utente.
  • Categorizzazione per categorie.
  • Relazioni tra documenti (genitore-figlio, bidirezionali e pinzate).
  • Forum.
  • Filigrana del documento (testo o immagine).
  • Catalogazione automatica configurabile.
  • Operazioni con più documenti contemporaneamente.
  • Scadenza del documento.
  • Modifica in tempo reale.

Workflow

  • Creare flussi di lavoro complessi.
  • Flussi di lavoro di revisione, approvazione e convalida.
  • Supporto per flussi di lavoro paralleli e seriali.
  • Assegnare attività a gruppi o utenti.
  • Monitorare le attività del flusso di lavoro, lo stato e il processo dalla dashboard.
  • Notifiche email configurabili.
  • Attivare automaticamente un flusso di lavoro da una cartella o tipo di documento.
  • Esecuzione automatica del flusso di lavoro basata sulla cartella o sul tipo di cartella.

Anteprima Documenti

  • AutoCAD, famiglia MS Office, famiglia Open Office, file PDF, file video, file audio, immagini, estendibile ad altri formati.

Controllo Versioni

  • Basato sul modello check-in/check-out.
  • Aggiungere commenti alle versioni.
  • Gestire la cronologia delle versioni (ripristinare, compattare).
  • Confrontare versioni (metadati e testo).

Metadati

  • Definire diversi campi di metadati.
  • Definire campi come: input, date, link, liste semplici, liste a selezione multipla, aree di testo, caselle di controllo.
  • Supporto per metadati in diverse lingue.

Dashboard

  • Accesso rapido a: ultimi modificati, bloccati, scaricati, sottoscritti, modificati, caricati ed email ricevute tra gli altri.
  • Novità utente (agente di ricerca).
  • Flusso di lavoro e attività dell'utente.
  • Servizio RSS.

Gestione Attività

  • Creare attività.
  • Assegnare, controllare e completare attività.
  • Gestire stati e progetti relativi alle attività.
  • Notifiche email configurabili.
  • Calendario.

Capitalizzare

OpenKM consente all'utente di trasformare le informazioni in prezioso capitale intellettuale e risorse utilizzabili per l'impresa. Questo aiuta le organizzazioni a realizzare pienamente il potenziale della conoscenza aziendale molto più rapidamente.

Il sistema include anche strumenti di amministrazione per definire i ruoli dei vari utenti. Controllo degli accessi, quota utente, livello di sicurezza dei documenti, registri dettagliati delle attività e gestione del flusso di lavoro sono solo alcune delle funzionalità disponibili. OpenKM migliora la produttività personale mappando i processi di lavoro quotidiani degli utenti, contribuendo a fornire alti tassi di adozione.

Motore di ricerca

  • Ricerca documenti per contenuto, parola chiave, data di modifica, autore e tipo di documento. Indicizza automaticamente i formati di documenti caricati: Testo, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, EXIF JPEG, MP3 ID3.
  • Ricerca per sinonimi.
  • Ricerche ordinate per rilevanza.
  • Ricerche utilizzando proprietà di gruppo (metadati).
  • Consente di memorizzare le query.
  • Ricerche avanzate utilizzando XPath e SQL
  • Novità Utente.
  • Ricerca basata su una struttura di directory gerarchica.
  • Selezionare gli oggetti di ricerca, cartelle, email, documenti o record.
  • Permette di utilizzare tag per trovare documenti.
  • Permette di utilizzare metadati per localizzare documenti.
  • Scelta tra ricerca semplice e avanzata.
  • Permette di ordinare i risultati secondo vari criteri.
  • Opzioni di download o vai alla posizione di un documento dalla vista dei risultati.
  • Supporto per Stemming, stop-words e sinonimi.
  • Servizio di notifiche push (basato sulle query dell'utente).

Amministrazione

  • Audit completo dell'utente (registro delle tracce). Tutte le operazioni utente vengono registrate e memorizzate in un database.
  • Mostra gli utenti connessi.
  • Sbloccare e rimuovere documenti pubblicati.
  • Visualizzare il repository.
  • Ricerche avanzate utilizzando XPath e SQL.
  • Registro dettagliato delle attività.
  • Importare documenti/cartelle dal file system.
  • Esportare il repository del file system.
  • Gestione del flusso di lavoro.
  • Report (jasper).
  • Importazione del thesaurus (formati .rdf o owl).
  • Visualizzare le impostazioni di configurazione.
  • Quota utente.
  • Profili utente (funzioni a cui un utente può accedere).
  • Pianificatore di attività (scheduler).
  • Attività intelligenti.
  • Macro.

Thesaurus

  • Visualizzare documenti nella struttura del thesaurus.
  • Estrazione automatica di parole chiave.
  • Modulo basato su Skos per la formazione e i documenti di formazione.

Sicurezza

  • Plug-in per autenticazione basata su JAAS.
  • Supporto per LDAP, Active Directory, DBMS, ecc. (tramite file di configurazione). Per impostazione predefinita OpenKM viene fornito con un database incorporato.
  • Elenco granulare di controllo degli accessi.
  • Flessibilità nella scelta dell'ereditarietà delle liste di controllo degli accessi.
  • Sicurezza e ruoli utente.
  • Permessi su cartelle, documenti e record.
  • Registro di ogni operazione utente.
  • Supporto per comunicazioni SSL.
  • Crittografia (cripta e decripta documenti).
  • Firma elettronica.

Integrazione

  • Kofax.
  • Abby Flexicapture.
  • Moduli cognitivi.
  • Flexibar.
  • Lettore di codici a barre 2D.
  • Active Directory.
  • LDAP.
  • SSO, CAS (autenticazione).
  • Canon IW DS.
  • Con applicazioni di terze parti utilizzando webservices.
  • Con applicazioni di terze parti utilizzando CMIS.
  • Con applicazioni di terze parti utilizzando Rest.
  • Sincronizzazione automatica con desktop Windows e Linux.
  • SDK per Java, .NET e PHP.
  • Add-in Ms Office.

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Informazioni generali

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