Creare e mantenere record di dati consistenti, affidbili e riutilizzabili

Descrizione

I dati sono aggregati in record. Il campo della gestione, responsabilità, efficienza e controllo sistematico dai dati, della creazione, ricezione, manutenzione, uso fino alla cancellazione dei record, inclusi i processi per l'acquisizione e il mantenimento della tracciatura oltre alleinformazioni sulle attività e le transazioni. I record sono informazioni della creazione, ricezione, e modifica usabili anche come tracciatura in ottemperanza agli obblighi di legge o nelle transazioni.

Gestione record governa la pratica sia di gestione dei record e di qualsiasi persona che crea o utilizza i record nel corso delle loro attività commerciali. La gestione dei record in un'organizzazione comprende:

  • Impostazioni delle politiche e degli standard.
  • Assegnare privilegi e responsabilità.
  • Stabilire e promuovere procedure e linee guida.
  • Information management.
  • Fornire una gamma di servizi per la gestione e l'uso dei record.
  • Progettare, implementare e amministrare specializzate procedure per gestire i record.
  • Integrare la gestione dei record nelle logiche di business e di processo.

Tutte le organizzazioni hanno bisogno di identificare il contesto normativo che riguarda le loro attività e le esigenze per documentarle. Le politiche e le procedure delle organizzazioni dovrebbero riflettere l'applicazione del contesto normativo per i loro processi di business. Un'organizzazione dovrebbe fornire adeguata prova nel rispetto del contesto normativo nei dati delle sue attività.

Un'organizzazione deve stabilire, documentare, mantenere e diffondere politiche, procedure e pratiche per la gestione dei dati per garantire l'evidenza della sua esigenza di business, ove responsabilità e informazioni sulle sue attività si sono incontrati.

Benefici

I record sono creati, ricevuti e utilizzati nella svolgimento delle attività aziendali. Per supportare conduzione degli affari, rispettare il contesto normativo, e fornire la responsabilità, si dovrebbero creare e mantenere strutture dati certificate affidabili e utilizzabili, oltre a proteggerne l'integrità per tutto il tempo necessario. Per fare questo, si dovrebbero realizzare e installare un sistema di gestione dei record, che include:

  • Determinare quale record deve essere creato per ogni process, e le informazioni che deve contenere.
  • Decidere in che forma and struttura i record devono essere creati o reperiti, oltre alle tecnologie che devono essere usate.
  • Determinare i metadata che devono essere creati con i record e come i metadata devo restare collegati in modo permanente e gestibile.
  • Preservare i dati e renderli disponibili nel tempo, secondo le esigenze di business e le aspettative.
  • Garantire che i dati siano mantenuti in ambienti integi e sicuri.
  • Identificare e valutare le opportunità per migliorare l'efficienza, la qualità dei suoi processi, decisioni, and azioni che contribuiscono ad una migliore gesione dei dati.
  • Determinare le esigenze di ricerca. utilizzo e trasmissione dei dati tra processi e utilizzatori e per quanto debbano essere disponibili per soddisfare le loro esigenza.
  • Decidere come organizzare i dati per aderire ai requisiti di utilizzo.
  • Valutare i rischi che potrebbero derivare dall'impossibilità di avere registrazioni autorevoli dell'attività.
  • Conformità con i requisiti legali, normativi, gli standard applicabili e la politica organizzativa.
  • Garantire che i record vengano conservati solo per la tracciatura necessaria o richiesta.

File plan

per file plan si intende un insieme molto ricco che include un insieme di dati sotto forma di gruppi di record, di una organizzazione di files, contenitori di file attivi, istruzioni di trasferimeno file, memorizzazione e cacellazione, oltre istruzioni specifiche che determinano la manovrabilità per l'effettiva gestione dei dati.

Il file plan di OpenKM specifica come i record devono essere organizzati una volta che sono stati creati o ricevuti, fornendo un percorso per la loro manutenzione tramite delle unità organizzative che si occupano anche dell'eliminazone dei records non più necessari.

Il file plan è creato con i dettagli dei files contenuti nei record secondo le regole della tua unità organizzativa, come pure contiene informazioni circa la possibilità di editing e a chi è stata concessa.

Caratteristiche

OpenKM file plan descrive ogni tipoogia di dati nella tua organizzazione, il posto ove dovrebbero essere memorizzati, le regole a cui sono soggetti, il piano di conservazione e la scaletta dei tempi, le modalità di archiviazione, e le persone che ne hanno la erponsabilità. Consiste in:

  • Descrivere i tipi di elementi riconosciuti come dati.
  • La classificazione dei dati in un'ampia gamma di categorie.
  • Indicare ove sono memorizzati i dati.
  • Descrivere i tempi di conservazione.
  • Definire i responsabili della gestione dei vari tipi di dati.

Ereditarietà

Consente l'ereditarietà tra serie di files.

  • Propagazione gerarchica.
  • Estensione.
  • Clonazione.

Sicurezza

Imposta le regole di sicurezza per serie di files e record.

  • Regole basate su plugin di OpenKM.
  • Crea la tua sicurezza dinamica per ogni serie di file. Ad esempio, sulla base di valori di metadati.

Gestione dei record

  • Based su plugin di OpenKM.
  • Crea la tua logica dinamica per ogni serie di file. Ad esempio, in base ai metadati, una serie di file può essere elevata allo stato "record".
  • Logica dinamica per valutare la "elevazione a record".

Search

Definire criteri d ricerca generali baseti sui dati/record dei file.

Classificazione delle attività

La classificazione delle attività di business si presenta come un potente strumento per assistere la conduzione dei processi di gestione dei dati:

  • Offre collegmnenti tra record individuali con metodo di accumulo per garantire la continuità delle attività.
  • Assicura che i record siano nominati in modo consistente nel tempo.
  • Assistenza al recupero di tutti i record relativi ad una particolare funzione o attività.
  • Determinare le protezioni e i criteri di accesso appropriati per l'insieme di record.
  • Assegnare permessi per l'accesso o per la modifica di grouppi di record.
  • Distribuire la reponsabilità della gestione di un particolare gruppo di record.
  • Distribuire record per eseguire processi.
  • Determinare il ciclo di vita e i criteri di cancellazione dei record.

Metodo di classificazione

Il metodo di classificazione rispecchia la struttura dell'organizzazione dalla quale deriva, che normalmente è basata sull'analisi delle attività di business. Il metodo può essere usato a supporto di una varietà di gestione di dati e relativi processi.

Catalogazione

  • Catalogazione basata su plugin di OpenKM.
  • Creazione di destinazioni dinamiche.
  • Wizard per autare gli utenti a fornire i dai necessari.

Disposizioni

  • Disposizioni basate su plugin di OpenKM.
  • Impostare i tempi di conservazione.
  • Creare disposizioni basate sui valori del record.

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