Scritto da Mario Zules il 15 marzo 2019
Qual è il bene più prezioso per il tuo business attuale? Non importa il campo in cui si opera; L'informazione è una delle risorse più preziose che hai a disposizione. Le aziende hanno bisogno di informazioni per prendere decisioni e hanno bisogno di informazioni per valutare i loro prodotti nei mercati. Hanno anche bisogno di documenti per eseguire transazioni commerciali formali con clienti, fornitori e gruppi di interesse.
Tuttavia, se la tua casella di posta elettronica è sempre piena, il tuo archivio è pieno fino all'orlo e ci sono molti documenti in giacenza per la loro classificazione è tempo per la tua organizzazione di implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti. Gestire i documenti aziendali attraverso processi manuali può essere costoso e dispendioso in termini di tempo.
In questo articolo, analizzeremo i principali vantaggi che un sistema di gestione dei documenti può offrire a qualsiasi organizzazione che cerchi di migliorare i suoi risultati. Tra questi ci sono:
Noi approfondiremo ed esploreremo ogni beneficio in dettaglio.
Si prevede che la maggior parte dei processi aziendali coinvolga la comunicazione sia interna (da reparto a reparto) che esterna (terze parti). Alcune persone creeranno i documenti; altri esamineranno, approveranno e infine invieranno i file.
Con i sistemi di gestione dei documenti come OpenKM, è possibile utilizzare le regole di convalida e di eseguire azioni specifiche sui documenti, come la cattura dei metadati, classificazione dei contenuti o la firma o la fattura elettronica automaticamente. Ciò accelera i processi aziendali e migliora la loro qualità. In effetti, tra il 20 e il 35% dei costi operativi è causato dalla scarsa qualità dei dati.
I sistemi di gestione dei documenti cartacei richiedono molto spazio di archiviazione. Nella maggior parte delle città, gli immobili commerciali (uffici più grandi o magazzini esterni) sono molto costosi. Anche la carta, le cartelle, gli schedari e il personale di deposito possono essere molto costosi a lungo termine. Un sistema di gestione elettronica dei documenti può ridurre significativamente questi costi. Oltre a ridurre i costi di spazio, non avendo carta, si risparmia anche tempo perso in fax, copia e ricerca manuale dei documenti.
Secondo un'indagine condotta da Gartner, un'organizzazione media spende circa $ 120 in manodopera per trovare un documento archiviato e altri $ 220 in manodopera per riprodurre un documento perso. Questa indagine rivela anche che il 7,5% di tutti i documenti dell'organizzazione scompare mentre il 3% del resto è archiviato male. Inoltre, la maggior parte dei dipendenti spenderà solo il 15% del proprio tempo per analizzare le informazioni, ma perderà metà del tempo a cercarle. Come soluzione, le organizzazioni devono implementare un software di gestione affidabile in grado di recuperare i documenti con una parola o una frase o applicare categorie e indici a file e cartelle. OpenKM rende anche possibile il recupero remoto.
Non è un segreto che la sicurezza è una grande sfida per la maggior parte delle aziende. Nessun documento del sistema di gestione manuale è sigillato per proteggere le informazioni riservate da perdite, o l'accesso a utenti non autorizzati. Tuttavia, con un potente software di gestione, puoi controllare chi può accedere a quale documento. Inoltre, la maggior parte del software di gestione dei documenti lascia una traccia di verifica per registrare chi e quando ha curato un documento.
Grazie alle funzioni di gestione documentale è possibile accedere ai documenti acquisiti da più posizioni. Inoltre, quando si utilizza la scansione di documenti, è più facile condividere documenti tramite il sistema di gestione elettronica dei documenti. I collaboratori possono sapere quando altri collaboratori hanno effettuato l'accesso a un documento condiviso e lo hanno modificato.
Con il sistema di gestione dei documenti, tutti i documenti sono archiviati in un repository centrale. Inoltre, è possibile indicizzare e archiviare i contenuti aziendali. Di conseguenza, non ci sono documenti mancanti o persi.
Esistono diversi sistemi di gestione dei contenuti. Il mercato globale dei sistemi di gestione dei documenti è stato stimato a $ 3,440 milioni nel 2017 e si prevede raggiunga $ 7,070 milioni entro il 2023. Sfortunatamente, non tutti i sistemi di gestione dei documenti possono essere associati ai benefici sopra menzionati. Pertanto, per sfruttare al massimo ogni dollaro investito in un software di gestione, assicurati che abbia le seguenti caratteristiche:
Grazie alla sua capacità di consentire alle aziende di governare la produzione, la custodia di documenti a lungo termine e lo scambio di file elettronici, OpenKM è una delle migliori soluzioni di gestione documentale per le aziende. Con la piattaforma OpenKM KCenter , è possibile creare rapidamente la propria applicazione in base alle esigenze della propria azienda e ai processi documentali.
I documenti sono l'anima di qualsiasi attività commerciale. Un'organizzazione che gestisce i suoi documenti in modo efficiente rende sane le decisioni aziendali, riduce i costi e aumenta il valore dell'entità. Prendi la decisione di rivedere la tua strategia di trasformazione digitale nella gestione dei documenti.
Se non sei sicuro di quale sistema di gestione dei contenuti sia il migliore per la tua organizzazione, saremo lieti di aiutarti a trovare il software documentario più adatto che ti consenta di ridurre le spese aziendali, aumentare la produttività della tua azienda automatizzando i processi e migliorando il tuo flusso di lavoro attraverso la digitalizzazione dei documenti. Mettiti in contatto con noi oggi stesso.
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