10 Vantaggi dell'Automazione del Flusso di Lavoro dei Documenti Elettronici

10 Vantaggi dell'Automazione del Flusso di Lavoro dei Documenti Elettronici

 Scritto da Mario Zules, OpenKM USA, il 31 maggio 2019

I documenti sono una componente essenziale di qualsiasi azienda. Non solo favoriscono la responsabilità, ma contribuiscono anche a garantire la continuità aziendale. Sebbene i sistemi manuali di gestione documentale abbiano dimostrato la loro utilità per un certo periodo e possano rappresentare un'opzione all'avvio di un'attività, i processi manuali possono diventare estremamente onerosi con la crescita dell'azienda. Questo può avere un impatto significativo sul flusso di lavoro e sulle attività di gestione della liquidità della tua organizzazione.

Detto ciò, l’automazione dei processi di flusso di lavoro non è più un semplice “nice to have”, ma uno strumento vitale per sopravvivere nei mercati sempre più competitivi del tuo settore. Inoltre, affidarsi a un esperto con esperienza nell’automazione dei flussi di lavoro può aiutarti a migliorare la produttività e, in ultima analisi, il risultato economico della tua azienda.

In questo articolo esploreremo i vantaggi dell’automazione elettronica del flusso di lavoro dei documenti. Se la tua azienda è ancora legata alla gestione cartacea, questa è una lettura che non vuoi perderti. Cominciamo.

1. Organizzazione

L’organizzazione potrebbe essere ciò che separa la tua azienda dalla redditività. Processi aziendali di routine come revisione, approvazione, contrattualizzazione e onboarding possono diventare complicati in un sistema tradizionale. Infatti, le ricerche indicano che il 53% dei dipendenti è alla ricerca di modalità semplici ma robuste per firmare e instradare documenti aziendali.

Il software di gestione documentale è la vera soluzione qui e, se utilizzato correttamente, migliora drasticamente i tuoi flussi di lavoro. Un aspetto positivo di questa soluzione è che garantisce al tuo team l’accesso ai documenti elettronici e la loro consegna in tempo reale. Puoi anche usare questi dati per generare report e analisi in tempo reale per migliorare il processo decisionale aziendale.

L’uso di un sistema di gestione documentale elettronico consente un facile accesso ai documenti da qualsiasi parte del mondo, favorendo una forza lavoro mobile. Le notifiche vengono inviate ai dipendenti pertinenti per mantenerli aggiornati sulle operazioni aziendali. La comunicazione è fluida e i dipendenti sono sempre informati su cosa sta accadendo o accadrà.

2. Riduzione degli errori umani

L’inserimento manuale dei dati è generalmente soggetto a errori umani che costano tempo e denaro. Le soluzioni di automazione dei flussi di lavoro ti aiutano a eliminare questi errori, migliorando i processi aziendali.

Con il giusto sistema di gestione documentale come OpenKM, la maggior parte dei dati deve essere inserita una sola volta e, in caso di errori, una semplice correzione li elimina. Si riduce anche la possibilità che il lavoro venga inviato alla persona sbagliata o che alcuni compiti vengano trascurati. Ricevi notifiche tempestive su eventuali ritardi, mancata approvazione o attività non completate.

3. Accesso più facile ai dati

Sappiamo tutti che recuperare manualmente i documenti può richiedere molto tempo. E il tempo è denaro! Immagina quanto potresti risparmiare – e utilizzare altrove in modo produttivo – se i documenti fossero localizzati rapidamente.

Un sistema di gestione dei contenuti include un motore di ricerca che ti aiuta a recuperare i documenti inserendo semplicemente determinate parole chiave o frasi collegate ai documenti stessi. Questo rende anche più semplice recuperare documenti archiviati erroneamente. Non dovrai più preoccuparti di perdere documenti.

4. Riduzione dei costi

La documentazione cartacea è un costo elevato. Assumere personale per l’archiviazione, affittare spazi di archiviazione e sostituire frequentemente le cartucce delle stampanti non è economico. I documenti cartacei sono anche associati al rischio di errore umano, che può essere altrettanto costoso. Alcuni errori hanno fatto fallire aziende intere.

L’automazione dei flussi di lavoro non solo semplifica i processi aziendali, ma ti aiuta anche a ridurre i costi. Un’azienda senza stampanti, cartucce e spese di manutenzione delle stampanti è il mondo a cui la tua azienda dovrebbe puntare. Inoltre, andando verso il paperless farai un enorme favore al pianeta, riducendo l’abbattimento di alberi per la produzione di carta.

5. Maggiore responsabilità e trasparenza

Le operazioni aziendali manuali possono essere difficili da monitorare. Tenere traccia di tutte le operazioni aziendali e di come i dipendenti gestiscono ogni attività può essere complicato. Anche con l’aiuto necessario, informazioni vitali possono essere tralasciate, con un potenziale costo elevato per l’azienda.

L’automazione dei processi integrata in un solido sistema di gestione progetti ti permette di assegnare il lavoro e monitorare facilmente i progressi di ciascun progetto con un semplice clic. I blocchi e le sfide nei progetti vengono rapidamente analizzati e risolti. I flussi di lavoro possono essere rivisti per migliorare l’efficienza.

Con queste capacità avanzate, la responsabilità migliora. Puoi monitorare i progressi dei dipendenti e individuare i colli di bottiglia nella tua azienda.

6. Meno ridondanze

L’automazione dei flussi di lavoro consente alla tua azienda di individuare attività ridondanti che costano tempo e produttività. Ad esempio, con l’automazione dell’inserimento dati, non solo riduci i costi di manodopera, ma abbassi anche le probabilità di errore umano.

In altre parole, i sistemi automatizzati ti offrono una chiara visione delle aree della tua azienda che necessitano di miglioramenti, dove tagliare i costi e dove investire più risorse.

7. Collaborazione più semplice

L’automazione dei processi aziendali migliora anche la collaborazione tra team. Gli strumenti di comunicazione integrati nel software di gestione documentale facilitano la comunicazione tra i dipendenti.

I documenti possono essere condivisi facilmente tra colleghi e accessibili da più sedi. Il lavoro non deve più essere limitato all’ambiente d’ufficio. Puoi monitorare e seguire i progressi dei progetti in tempo reale. Se vuoi, puoi anche limitare l’accesso ai progetti solo ai membri coinvolti e, in caso di modifiche, tutti i membri del team vengono notificati.

Inoltre, hai la possibilità di accedere ai documenti da remoto. Con una connessione Internet, puoi accedere ai tuoi documenti in qualsiasi momento e ovunque. La tua azienda non è più limitata all’ufficio o all’orario lavorativo.

8. Maggiore sicurezza

Il massimo della sicurezza dei documenti cartacei è stato finora chiuderli in casseforti e armadi. Per un ladro determinato, rompere una serratura è un gioco da ragazzi. I documenti possono anche andare persi intenzionalmente o accidentalmente durante il loro trasferimento.

La documentazione elettronica riduce al minimo l’intervento umano. Pertanto, è quasi impossibile che un documento vada perso o venga smarrito durante il transito.

L’accesso ai documenti è controllato a livello di cartella (per gruppi o singoli). L’accesso a tali documenti è limitato solo agli utenti autorizzati. Inoltre, hai una traccia di audit che ti dice chi ha avuto accesso a un documento e quando. Vedi anche eventuali modifiche apportate ai documenti, se presenti.

9. Audit Trail

Con un sistema di gestione documentale elettronico puoi tracciare quali attività sono state completate, da chi e quando. I registri vengono mantenuti durante l’intero processo. I registri storici giocano un ruolo fondamentale nel mantenimento della tua attività.

Hai accesso a tutti i documenti pertinenti, il che rende più semplice rispettare tutte le normative governative. Sappi che la non conformità di solito non finisce bene per la maggior parte delle aziende.

10. Migliori sistemi di backup

Il 7,5% dei documenti cartacei scompare nel nulla e non viene mai più recuperato. Senza sistemi di backup, i documenti rubati o distrutti in disastri naturali come incendi o uragani possono paralizzare un’azienda.

I documenti elettronici possono essere archiviati in modo sicuro su hard disk e smartphone facilmente trasportabili. In caso di incidenti in ufficio, come incendi o furti, i tuoi documenti saranno al sicuro. Con un sistema di gestione documentale come OpenKM hai piattaforme cloud con elevata sicurezza che eseguono il backup dei tuoi documenti e ti consentono di accedervi ovunque ti trovi.

Parola finale

L’automazione non è più il futuro del business, ma il modo di fare impresa oggi. Tuttavia, non intendiamo necessariamente dire che i sistemi manuali di gestione documentale siano “negativi” e che le aziende debbano adottare immediatamente soluzioni di automazione. Ma una cosa è chiara: usare un sistema manuale in un mondo digitale è una corsa verso il fallimento.

Con un sistema elettronico di gestione documentale: i tuoi processi aziendali saranno ottimizzati, le entrate aumenteranno, i tuoi dipendenti apprezzeranno un lavoro più semplice ed efficiente e la tua azienda crescerà.
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