5 Consigli per indicizzare i file in tutta l’azienda

5 Consigli per indicizzare i file in tutta l’azienda

Scritto da Alex García, membro dello staff di OpenKM USA il 5 giugno 2020

Se stai cercando di rendere la tua azienda “paperless”, devi iniziare nel modo giusto.

Per ottenere un database affidabile dei tuoi documenti elettronici e migliorare drasticamente l’efficienza come desideri, devi assicurarti che il processo di indicizzazione dei documenti sia ben strutturato.

Non avere alcun piano può essere fonte di ansia, e per buone ragioni. Anche le piccole imprese possono trovarsi di fronte a un numero di file più grande del previsto, quindi devi predisporre tutto il necessario per far crescere la tua azienda creando un archivio documentale virtuale. Creare una struttura che vada dal punto A al punto B è uno dei migliori strumenti per far crescere l’attività, e lo stesso principio si applica al processo di scansione e indicizzazione dei documenti.

Il nostro obiettivo principale è semplificare il più possibile il tuo percorso verso un flusso di lavoro di gestione documentale di successo. Il seguente piano parte dalla visione generale e si concentra poi sui passaggi più piccoli. Senza ulteriori indugi, ecco 5 consigli per raccogliere i tuoi dati e indicizzare i file in tutta l’azienda nel 2020:

1. Stabilisci una gerarchia inversa

Per cominciare, devi definire chiaramente il tuo obiettivo principale per la digitalizzazione dei documenti.

L’obiettivo è immaginare la gerarchia documentale e suddividerla nelle azioni più piccole possibili. In questo modo, possiamo assicurarci che la nostra struttura di indicizzazione sia coerente con i flussi di lavoro ideali dell’azienda.

Questo potrebbe essere il momento perfetto per mantenere i contatti con clienti e dipendenti. Da un lato, possono fornirti informazioni preziose su come gestiscono normalmente i documenti della tua azienda e suggerimenti per migliorare la loro esperienza di lavoro. Dall’altro lato, dimostra che tieni a loro e che apprezzi le loro opinioni.

2. Definisci la struttura futura

Una volta stabiliti obiettivi chiari, dovrai organizzare i tuoi documenti per la scansione e l’etichettatura. Durante questo processo, puoi assicurarti che le principali categorie del tuo caricamento fisico corrispondano al tuo archivio digitale ideale.

Puoi dare priorità alla gestione delle informazioni per data, formato del file, livelli di sicurezza, numeri di fattura, tipologia di documenti, ecc. Questo processo può variare molto tra le aziende, quindi è fondamentale mantenere le priorità aziendali ben presenti.

Esistono molte opzioni di indicizzazione dei documenti. Se hai dubbi o il processo è complesso, puoi sempre contattare il fornitore del tuo Sistema di Gestione Documentale (DMS). Di solito dispongono di esperti che possono aiutarti a strutturare il processo di scansione dei documenti con ritardi minimi.

3. Pianifica per lotti

L’immissione di dati in blocco può essere complessa e poco affidabile, quindi una volta che i documenti sono pronti e hai già delineato il tuo archivio documentale e i flussi di lavoro, puoi concentrarti sulla priorità di accesso a questi documenti.

Indicizzando i documenti per lotti, puoi correggere immediatamente i percorsi dei file, gli errori di scansione e migliorare la categorizzazione di tutti i file correlati in tutta l’azienda.

Puoi anche considerare la frequenza con cui i dati vengono ricercati, e potresti voler avere accesso immediato alle informazioni più utili per mantenere le operazioni aziendali fluide.

È importante capire che l’efficienza futura dell’azienda dipenderà dalla tua capacità di indicizzare correttamente i documenti aziendali. Pertanto, è necessario dedicare il tempo necessario a questo processo.

4. Preparazione dei documenti

Ora che tutto è al posto giusto, possiamo iniziare il vero processo di scansione dei documenti, ma dobbiamo tenere conto dei sotto-processi per essere efficienti.

Prenditi il tempo necessario per rimuovere graffette, punti metallici, cartelline e fermagli dai tuoi file. Questa fase di preparazione include anche l’organizzazione per il recupero o l’eliminazione futura. Ad esempio, potrebbero esserci documenti che desideri scansionare e indicizzare per poi eliminarli. Allo stesso tempo, documenti fisici critici dovranno essere conservati in un luogo sicuro per scopi legali o di conformità futuri.

5. Controllo di qualità

La corretta archiviazione e gestibilità dei documenti è fondamentale. Come abbiamo già detto, devi monitorare la posizione dei documenti dopo l’indicizzazione. Questo vale sia per i documenti digitali che per quelli fisici, quindi, una volta scansionati e indicizzati tutti i documenti necessari, è necessario valutarne lo stato e la posizione prima di passare al lotto successivo. Questo è particolarmente importante e ti farà risparmiare molto tempo, assicurandoti che ogni singola fase del processo venga eseguita correttamente e che i risultati delle ricerche siano quelli attesi.

Conclusione

Non c’è momento migliore per organizzare la tua azienda che durante le difficoltà economiche causate dalla pandemia di COVID-19. Tuttavia, implementare una corretta indicizzazione e gestione dei documenti può rapidamente diventare un compito frustrante se non viene fatto nel modo giusto. Un modo affidabile per raggiungere l’obiettivo di un ufficio senza carta è pianificare e pensare alla visione generale, suddividendola in passaggi più piccoli.

Se hai ancora difficoltà a trovare un percorso chiaro per indicizzare i tuoi documenti, i Sistemi di Gestione Documentale di fascia alta offrono soluzioni personalizzate e gestione dei progetti per l’inserimento di dati in blocco.

L’esperienza dei fornitori di DMS in questo processo può alleggerire il carico di lavoro relativo all’indicizzazione dei documenti. Questo può portarti ulteriori vantaggi come l’archiviazione di tutti i documenti nel cloud, l’eliminazione della carta in eccesso per ottimizzare il tuo spazio di lavoro, l’aggiunta di metadati ai documenti e, infine, la preparazione a future sfide economiche.

Nel mondo degli affari non si può mai essere al 100% privi di rischi. Tuttavia, la digitalizzazione e l’indicizzazione dei documenti attraverso un Sistema di Gestione Documentale efficiente possono creare prevedibilità e consentirti di destinare le tue risorse a ciò che conta davvero per la tua azienda.