5 Consigli per Migliorare la Sicurezza dei Documenti sul Lavoro

5 Consigli per Migliorare la Sicurezza dei Documenti sul Lavoro

Scritto da James Dorian l'8 maggio 2020

Come si possono stabilire sistemi di sicurezza in un’azienda moderna? Fortunatamente, le organizzazioni hanno abbandonato il vecchio concetto di conservare i file in scatole di cartone organizzate per data. Quando si tratta di informazioni riservate, non è il modo migliore per mantenerle al sicuro, indipendentemente dal numero di guardie di sicurezza impiegate.

Oggi disponiamo di tecnologia moderna, quindi tutte le organizzazioni devono utilizzarla per migliorare la sicurezza delle informazioni. Tuttavia, non è un sistema facile da stabilire. La documentazione fisica è ancora importante, quindi bisogna pensare in due direzioni: garantire protezioni sia fisiche che digitali.

Nel 2011, gli hacker riuscirono a penetrare nel sistema tecnologico di Kaspersky, un fornitore internazionale di cybersicurezza. Dati e tecnologie cruciali furono compromessi. Kaspersky disponeva di funzionalità di sicurezza avanzate, ma apparentemente non furono sufficienti a prevenire la violazione dei dati.

Le aziende moderne hanno enormi quantità di informazioni da proteggere, quindi è fondamentale garantire la sicurezza sul luogo di lavoro.
Condivideremo i consigli più importanti.

5 Consigli per la Sicurezza in Ufficio

1. Migliorare la Protezione Fisica del Luogo di Lavoro

Inizia implementando un programma di sicurezza di alto livello per proteggere l’ambiente di lavoro stesso.

• Dove e come l’azienda conserva i file fisici? Questa parte dell’ufficio deve disporre di sistemi di controllo degli accessi. Non tutti i dipendenti possono accedervi. Assegna chiaramente chi ha l’autorizzazione. In quest’area non devono essere introdotti dispositivi mobili o altri strumenti in grado di scattare fotografie.

• Per le aziende che non gestiscono un grande volume di documenti, piccoli armadi con serratura possono andare bene. Se c’è molta documentazione, si dovrebbe considerare l’investimento in una struttura esterna con personale dedicato e monitoraggio video 24/7.

• Implementa tecnologie che richiedano carte speciali per consentire ai dipendenti di accedere alle aree di archiviazione protette.

• Stabilisci standard elevati per lo smaltimento della documentazione. Non gettarla via così com’è, compromettendo dati sensibili. Distruggila solo se sei certo che l’azienda non ne avrà più bisogno. Si possono trasferire i dati vecchi su hard disk esterni, che andranno conservati in un’area sicura e climatizzata.

• Ogni dipendente dovrebbe lasciare la scrivania libera a fine giornata, senza documenti sensibili esposti.

La Federal Aviation Administration offre ottimi consigli per proteggere i documenti: sono validi per qualsiasi organizzazione.

2. Proteggere Tutti i Dispositivi

Tu e i tuoi dipendenti utilizzate computer e dispositivi mobili per accedere ai documenti elettronici. Per farlo, utilizzate codici di accesso. Alcune misure utili per proteggere le informazioni:

• Assicurati di configurare una VPN su Mac o altri computer, così i dipendenti non esporranno la propria posizione mentre navigano sul web.

• Disattiva la memorizzazione automatica delle password su tutti i dispositivi e forma i dipendenti a fare lo stesso. Se un dispositivo viene smarrito e contiene tutte le password, i dati sensibili saranno compromessi.

• Non consentire ai dipendenti di conservare dati sensibili su dispositivi personali. Puoi farlo disabilitando l’esportazione dei documenti elettronici.

• Restringi l’accesso a siti web non sicuri, in modo che i dipendenti non possano visitarli durante il lavoro. Questa è una regola essenziale per la cybersicurezza organizzativa.

3. Implementare un Controllo Avanzato degli Accessi

La protezione multilivello è necessaria per migliorare la sicurezza. In questo modo limiterai l’accesso ai dati più sensibili solo alle persone che devono utilizzarli.

• Le informazioni sensibili devono richiedere più login. Chi non lavora con quei dati non potrà accedervi.

• Le password devono essere sicure. Non consentire ai dipendenti di annotarle nei quaderni. Non devono essere facili da indovinare e devono essere cambiate regolarmente.

4. Formare i Dipendenti

La formazione avanzata in materia di sicurezza può costare, ma riduce i costi aziendali nel lungo periodo.

• I dipendenti possono esporre dati a rischi se non sono formati adeguatamente. Ad esempio, se il team marketing utilizza software di gestione progetti con dati sensibili, potrebbe compromettere informazioni riservate.

• Tutti i dipendenti, dal direttore generale al servizio clienti, devono partecipare alla formazione.

• Spiega perché la riservatezza è così importante e fornisci suggerimenti pratici: uso di password sicure, distruzione dei documenti, restrizioni di accesso fisico ai documenti.

• Ripeti la formazione periodicamente e includi il reparto IT per insegnare ai colleghi phishing, sicurezza delle password e altri punti chiave.

Se non sai come organizzare questo processo, puoi affidarti a un’azienda esterna specializzata.

5. Investire in Sistemi di Sicurezza Elettronica Avanzati

Mantenere documentazione fisica richiede spazio aggiuntivo e piani di protezione sicuri. È necessario prevedere uscite di emergenza e piani d’azione in caso di incendi, alluvioni o altri pericoli. Oggi la maggior parte delle aziende archivia i dati in formato elettronico, spesso nel cloud.

• Il cloud è un’opzione conveniente, ma non sempre la più sicura. Lo spazio sul cloud non è di proprietà dell’azienda e non puoi implementare le tue regole di sicurezza. Evita di conservare dati sensibili su server cloud popolari.

• È preferibile utilizzare hard disk esterni, con backup frequenti e protetti come documentazione fisica. L’accesso deve essere limitato solo a pochi dipendenti autorizzati.

Ogni Azienda Deve Investire nella Sicurezza dei Documenti

Le misure di sicurezza documentale non sono una scelta, ma una necessità. Un’azienda può perdere facilmente la propria reputazione se si verifica una violazione dei dati.

Le aziende hanno bisogno di dati riservati per offrire i propri prodotti o servizi. Tuttavia, il modo in cui conservi e proteggi quei dati fa tutta la differenza. Assicurati di fare la differenza: la reputazione della tua azienda dipende da questo!

Sull’autore: James Dorian è un copywriter tecnico ed esperto di tecnologia. Legge moltissimi blog su tecnologia, business e innovazione e ama condividere strumenti che rendono il lavoro più produttivo.