Automazione dei Flussi di Lavoro - Checklist per Selezionare il Miglior Software

Automazione dei Flussi di Lavoro - Checklist per Selezionare il Miglior Software

Scritto da Mario Zules, OpenKM USA, il 2 agosto 2019

Non è un segreto che i processi manuali basati sulla carta possano essere noiosi e inefficienti nel mondo del lavoro. Non solo fanno perdere tempo prezioso, ma riducono drasticamente la produttività del tuo team. Di conseguenza, i leader e i titolari di azienda sono costantemente alla ricerca di modi per migliorare le operazioni quotidiane attraverso l’automazione dei flussi di lavoro.

Il software di automazione dei flussi di lavoro può migliorare notevolmente l’efficienza e la produttività aziendale riducendo i costi. Inoltre, consolidando diverse operazioni aziendali, il software di gestione dei flussi di lavoro può aiutare i manager a migliorare la gestione dell’impresa.

Molte ricerche indicano che l’automazione dei flussi di lavoro è un ingrediente chiave per il successo aziendale. Ma con i numerosi strumenti di automazione disponibili sul mercato, come identificare la soluzione migliore per la tua azienda?

In questo articolo vedremo dieci aspetti da considerare prima di acquistare un software di gestione dei processi. Approfondiamo.

1. Design semplice

Innanzitutto, il software dovrebbe avere una configurazione semplice. Se ti sembra complicato e confusionario, probabilmente lo sarà anche per i tuoi dipendenti (tranne il team tecnico).

Il miglior software di automazione dei processi aziendali deve avere un’interfaccia utente semplice, con menu, strumenti e schemi ben progettati. La semplicità è fondamentale.

Un software di automazione dei flussi di lavoro che richiede competenze avanzate per essere utilizzato non solo è costoso, ma consuma anche tempo ed energie: esattamente ciò che una soluzione di automazione dovrebbe ridurre nei tuoi processi aziendali.

Un ottimo software deve semplificare il lavoro, aiutandoti a ridurre costi, tempi ed energie.

2. Funzionalità

Successivamente, valuta le funzionalità del software di gestione dei processi. Ogni software offre caratteristiche uniche. Non tutti i software di automazione possono migliorare le operazioni del tuo team.

Prima di adottare una soluzione, informati su cosa può e non può fare.

Verifica se il software è basato su cloud per un facile accesso ai dati in qualsiasi momento e luogo e per un backup sicuro. Controlla se offre indicatori di stato SLA per consentire a manager e dipendenti di monitorare l’avanzamento delle attività.

Vuoi che il software includa notifiche costanti per tenere il team allineato nell’esecuzione delle attività. I report delle attività svolte e in corso sono fondamentali per la crescita aziendale. Workflow paralleli e controllo degli accessi basato sui ruoli sono altre funzionalità importanti per un sistema affidabile.

In generale, il miglior software di automazione dei flussi di lavoro deve includere funzioni pensate per migliorare i processi aziendali.

3. Compatibilità incrociata

Dopo le funzionalità, valuta la compatibilità con altri strumenti. La compatibilità incrociata è fondamentale per le aziende che utilizzano già altri strumenti per migliorare le operazioni.

Vuoi un sistema di gestione che si integri facilmente con altri servizi di cui beneficia la tua impresa.

Una soluzione di automazione che non si integra con altri strumenti vanifica il suo scopo: aiutarti a migliorare efficienza e produttività riducendo i costi.

Il miglior software di automazione dei flussi di lavoro si integra facilmente con gli strumenti già presenti nella tua azienda.

4. Sicurezza

Controlla poi il livello di sicurezza del software. I dati aziendali sono vitali non solo per te ma anche per i tuoi concorrenti. La scelta sbagliata potrebbe mettere a rischio la tua azienda con la fuga di dati sensibili.

Il miglior motore di automazione dei flussi deve garantire la sicurezza dei dati. Analizzando la storia dell’azienda sviluppatrice e i suoi meccanismi di archiviazione, puoi capire se i tuoi dati saranno al sicuro.

I servizi di archiviazione basati su cloud sono ideali per garantire la sicurezza. Quindi assicurati che il software includa l’archiviazione in cloud come funzionalità.

Il cloud non solo è conveniente per il recupero dei dati, ma li protegge anche meglio.

5. Personalizzazione

La possibilità di personalizzare è un grande vantaggio. Scegli soluzioni che ti consentano di adattarle alle esigenze aziendali. Aggiungere, modificare o aggiornare elementi deve essere semplice sia per te che per il team.

Il miglior strumento di automazione non richiede requisiti aggiuntivi per essere personalizzato. Non dovresti dover assumere esperti per imparare a usarlo.

Uno strumento semplice significa non solo interfaccia user-friendly, ma anche capacità di personalizzazione intuitive.

Un software rigido non è ideale per il business.

6. Rilevanza

Esistono due tipi di automazione: general-purpose (uso generale) e process-specific (specifico per processo).

Il software di automazione generale copre l’intera organizzazione, ma può non affrontare in modo mirato le aree che necessitano maggiori miglioramenti.

Il software di automazione specifico per processo, come un sistema di gestione documentale, si concentra su processi ben definiti. I risultati sono quindi più evidenti.

Scegli uno strumento orientato ai risultati, in base alle esigenze della tua azienda.

7. Manutenzione

La maggior parte degli strumenti di automazione oggi è basata su cloud e non richiede manutenzione da parte tua.

Alcuni, però, possono richiedere aggiornamenti manuali. In questo caso, assicurati di comprendere il framework di manutenzione. Evita fornitori che richiedono pagamenti extra per aggiornare il software.

8. Scalabilità

Ogni azienda vuole crescere, quindi scegli un software scalabile.

Non vuoi trovarti a dover sostituire il sistema perché la tua azienda lo ha superato.

Il miglior software è scalabile e cresce con te. Valuta il suo potenziale di espansione futura prima dell’acquisto.

9. Assistenza clienti

Il servizio clienti è la spina dorsale del business. Quando scegli il software, assicurati che l’assistenza sia di alto livello.

Informati sugli orari di supporto e sulla rapidità con cui risolvono i problemi. Questo ti protegge in caso di blocchi, soprattutto quando il tuo team tecnico non è disponibile.

10. Costo

Infine, considera il costo di integrazione e mantenimento.

Se hai un budget limitato, cerca una soluzione produttiva e conveniente. La maggior parte dei software di automazione è basata su abbonamento, quindi valuta un modello di prezzo che non pesi troppo sulle finanze aziendali.

Conclusione

Ogni azienda desidera una soluzione di automazione efficiente e conveniente. Se la gestione documentale è un problema per la tua impresa, un sistema come OpenKM può fare la differenza, migliorando i processi aziendali e aumentando la produttività.

Speriamo che questa checklist ti sia stata utile e che tu sia pronto a migliorare i tuoi processi aziendali con il miglior software di automazione dei flussi di lavoro.