Che cos'è un Sistema di Gestione Documentale (DMS) e cosa puoi fare con esso?

Che cos'è un Sistema di Gestione Documentale (DMS) e cosa puoi fare con esso?

Scritto da Mario Zules il 31 gennaio 2020

Per darti una risposta breve, un Sistema di Gestione Documentale (DMS) è uno strumento potente che ti aiuta a gestire i documenti elettronici. Puoi considerarlo come un armadio di archiviazione estremamente avanzato.

Può aiutarti a migliorare l’organizzazione, la produttività e la sicurezza della tua azienda attraverso una serie di soluzioni basate sul cloud per la gestione di file e documenti. Si potrebbe dire che l’obiettivo principale di un DMS sia quello di essere un archivio per i file digitali di un moderno ufficio senza carta, ma la sua unicità sta nell’enorme quantità di vantaggi che offre grazie alle sue funzionalità principali: tracciamento attivo dei documenti, archiviazione, acquisizione dati e strumenti di collaborazione interna. Inoltre, può essere utilizzato per supportare la conformità normativa di un’organizzazione per qualsiasi finalità legale.

Le possibilità offerte da un sistema di gestione documentale sono molteplici e rappresentano un ottimo modo per migliorare la gestione e la sicurezza dei documenti in qualsiasi organizzazione. Tuttavia, acquistare un DMS senza conoscerne le caratteristiche e come integrarlo nella propria azienda può diventare un’esperienza frustrante.

Cosa puoi fare con un DMS?

Lo scopo di un sistema di gestione documentale può variare a seconda degli utenti. Alcuni potrebbero aver bisogno di archiviare e tenere traccia di un grande volume di dati dei dipendenti, mentre altri potrebbero voler conservare registri di fatture, bollette o sondaggi dei clienti per l’analisi aziendale. Ecco alcune delle caratteristiche principali della maggior parte dei DMS, che dovresti conoscere per valutare come potresti beneficiarne:

1. Archiviazione

I DMS hanno un repository in cui puoi archiviare e gestire i file con cartelle configurabili. Qui possono essere salvati contemporaneamente sia email che documenti, visualizzabili tramite la stessa interfaccia.

Un documento può essere qualsiasi contenuto elettronico (PDF, testi, immagini, video, file audio, ecc.) e puoi anche allegare file dalle tue email, che saranno disponibili tramite una semplice ricerca.

Disporre di ogni documento ed email organizzati e facilmente accessibili fornisce all’azienda un’efficienza notevole nell’affrontare rapidamente e con precisione qualsiasi problema aziendale o di assistenza clienti. Alcuni sistemi offrono opzioni di integrazione email, così che i messaggi possano essere aggiunti trascinandoli direttamente nel repository.

2. Organizzazione

Uno degli elementi chiave di un DMS è la possibilità di trovare rapidamente i file attraverso il motore di ricerca. Questo è possibile grazie ai tag o metadati. I DMS dispongono di un sistema personalizzabile per creare meta tag e applicare categorie di informazioni ai file. Ciò semplifica la ricerca di tutti i documenti correlati, ordinati per autore, codice, tipo di contenuto, data di creazione o modifica, o anche per categorie personalizzate utili ad aumentare l’efficienza aziendale.

3. Ottimizzazione

Avere tutti i file in un repository centrale richiede molto spazio? No, perché grazie al machine learning, i DMS utilizzano l’archiviazione differenziale. Questo consente di avere lo storico completo delle versioni dei documenti senza duplicare i file. È molto utile quando i documenti vengono aggiornati continuamente da più persone e serve sapere quale sia la versione più recente.

4. Accessibilità

Un sistema di gestione delle revisioni, associato a notifiche via email, può aumentare significativamente le prestazioni. Mantiene tutti aggiornati sulle modifiche ai documenti e assicura che il lavoro di tutti sia salvato. Molti DMS offrono sistemi web-based che permettono ai collaboratori di lavorare anche da remoto.

5. Sicurezza

Ogni file aggiunto al repository centrale può essere assegnato a un gruppo di sicurezza predefinito. Puoi controllare esattamente chi ha le autorizzazioni per leggere, scrivere, eliminare o modificare i documenti. Questa gestione può essere applicata a cartelle intere o a singoli documenti. Inoltre, ogni documento può essere criptato e decriptato in qualsiasi momento del suo ciclo di vita.

6. Automazione

Le tecnologie di automazione dei DMS sono diventate fondamentali nelle organizzazioni, permettendo di svolgere processi quotidiani con minima assistenza umana. Possono automatizzare flussi di approvazione, firme digitali, numerazione automatica dei file, lettura dei codici a barre, aggiunta di metadati specifici o riconoscimento ottico dei segni (OMR) per acquisire dati contrassegnati manualmente da sondaggi, report e test.

7. Dati

Estrarre conoscenza dai dati è fondamentale per misurare le prestazioni di un’organizzazione, il successo dei progetti e le esperienze di dipendenti e clienti. Attraverso filtri e funzioni analitiche, un DMS consente di raccogliere set di dati preziosi e di sviluppare previsioni accurate per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Conclusioni

Se non hai ancora deciso di abbandonare i sistemi cartacei tradizionali o stai già utilizzando software come Google Drive per la gestione dei dati, un DMS offre integrazione completa tramite API per trasferire praticamente qualsiasi tipo di dato da e verso applicazioni esterne.

È difficile immaginare uno scenario in cui non sia vantaggioso semplificare il carico di lavoro, produrre e gestire i documenti in modo altamente efficiente e aumentare la coerenza dei risultati.

Grazie alla sua versatilità, un DMS può aiutarti a ottenere di più dalle risorse economiche, dall’infrastruttura fisica e anche dal personale, portando la tua organizzazione a un livello superiore.