Come archiviare le email

Come archiviare le email

Scritto da Ana Canteli il 15 novembre 2019

In molte occasioni ci troviamo con moltissime email, molte delle quali datate, che occupano sempre più spazio nella nostra casella di posta.

Se non vogliamo perdere queste email e, allo stesso tempo, mantenere la posta in arrivo pulita e ordinata, possiamo archiviare i messaggi e salvarli al di fuori della casella di posta, in modo che gli utenti possano accedere agli elementi archiviati quando necessario. Non sorprende che in molti paesi, incluso il nostro, esista una legislazione che regola le comunicazioni elettroniche, stabilendo periodi durante i quali le organizzazioni devono conservare e custodire tali contenuti. In molti casi, le email hanno sostituito la posta tradizionale o il fax e rappresentano l’unica prova documentale di un fatto o evento.

Se utilizziamo il client Microsoft Outlook, abbiamo a disposizione uno strumento di archiviazione integrato. Questo strumento consente di esportare tutte le email archiviate in Outlook come file PST, dalle più vecchie fino alla data che indichiamo, memorizzandole su un disco rigido esterno o sul disco rigido del nostro PC. Questo permette di ridurre il carico dell’archivio di Outlook e impedire che la casella di posta si riempia. Tuttavia, memorizzare contenuti aziendali su computer personali, sparsi per l’azienda o nelle mani di dipendenti in viaggio o in smart working, potrebbe non essere la soluzione migliore, poiché si è esposti a ciò che può accadere ai dispositivi.

Perché archiviare le email?

In questo senso, è meglio stabilire un archivio centralizzato affinché l’organizzazione possa memorizzare tutte le comunicazioni che i dipendenti condividono tra loro, con fornitori, clienti o altri stakeholder. In questo modo, se si verifica un incidente, l’azienda sarà in grado di svolgere le necessarie attività di e-discovery per recuperare gli elementi archiviati contenenti le informazioni richieste.

Il sistema di gestione documentale OpenKM dispone di un modulo di archiviazione delle email. Sia l’amministratore che l’utente possono configurare il proprio account di posta elettronica in OpenKM.

Ciò non significa che non si possa continuare a utilizzare il proprio account email come si è sempre fatto. Se sei abituato a lavorare con Outlook, puoi continuare a farlo. E se lo desideri, grazie all’Addin di OpenKM per Microsoft Outlook, puoi utilizzare il software di gestione documentale direttamente dal client Outlook.

Vantaggi dell’archiviazione delle email

Con OpenKM, qualsiasi utente può inviare email che vengono automaticamente archiviate nel sistema di gestione documentale con tutte le informazioni che contengono. Ad esempio, puoi allegare un documento all’email, che viene memorizzato anch’esso nel software di gestione documentale. Se lo desideri, OpenKM può sostituire l’allegato con un link, una funzionalità molto utile in caso di file di grandi dimensioni, poiché non compromette la consegna dell’email al destinatario.

Quando ricevi una nuova email, puoi decidere di archiviare l’intero messaggio nel repository o solo gli allegati. È anche possibile impostare l’archiviazione automatica delle email in Outlook.

In OpenKM, possiamo creare regole di filtraggio: in base al mittente, al destinatario, all’oggetto o persino al contenuto. Vale a dire, possiamo archiviare le email a seconda che contengano determinati valori o elementi. Se l’email include ciò che stiamo cercando, OpenKM lo identifica e lo archivia nella cartella dedicata del DMS, dove il software applica il processo aziendale definito dall’azienda: invio di notifiche automatiche, assegnazione di gruppi di metadati, date di conservazione, processi di disposizione e molte altre possibilità.

Possiamo contare anche sulla collaborazione attiva dell’utente. Quando un dipendente seleziona una o più email, può usare Outlook manualmente e cliccare sul pulsante della barra degli strumenti di OpenKM per archiviare i messaggi. Si aprirà una procedura guidata che consente all’utente di aggiungere ulteriori informazioni, come il reparto di appartenenza, parole chiave e gruppi di metadati. Grazie ai processi automatici, possiamo applicare facilmente qualsiasi funzionalità di OpenKM.

Tutte le attività svolte verranno registrate in OpenKM, insieme a tutti i dati che l’organizzazione o l’utente desiderano. Il sistema di gestione documentale consente di creare report su qualsiasi aspetto rilevante per l’ente: dall’elenco degli elementi archiviati che sono stati allegati e condivisi con i destinatari, all’assegnazione di moduli di contatto ai dipendenti. Tutte le informazioni pertinenti, come quando è stata eseguita l’attività o quando il dipendente ha risposto al cliente, possono essere incluse.

Come recuperare le email archiviate?

Dall’altra parte, il motore di ricerca di OpenKM è adattato per cercare le email archiviate in Outlook. In modalità avanzata, l’utente può scegliere di cercare tra documenti, cartelle, record o email. Se selezioni questa opzione, il motore di ricerca mostrerà i criteri di ricerca applicabili a questo contenuto. Possiamo cercare un’email in base a:

• mittente

• destinatario

• oggetto

O seguendo qualsiasi altra regola applicabile: contenuto (il corpo dell’email), note, metadati, categorie, relazioni, allegati, intervallo di date, ecc.

Nel sistema di gestione documentale, l’utente può visualizzare tutti gli indicatori della propria attività evidenziati: email ricevute, inviate, con allegati, archivio di Outlook, ecc.

Periodi di conservazione e smaltimento finale

Le organizzazioni devono conoscere il quadro giuridico che le riguarda per gestire le comunicazioni elettroniche come stabilito dalla legge.

Negli Stati Uniti, le aziende possono essere soggette a una moltitudine di disposizioni legali a seconda del tipo di informazioni condivise via email o dello stato in cui operano. Nel 2006 il governo federale ha ampliato la definizione di “documento” includendo tutte le informazioni archiviate elettronicamente.

Questo articolo non intende essere una trattazione esaustiva sulle condizioni legali da seguire, poiché ogni settore presenta caratteristiche proprie in termini di protezione dei dati. Ad esempio, se fai parte di un’organizzazione sanitaria, sai che devi rispettare le normative HIPAA.

Il sistema di archiviazione email di OpenKM aiuta le organizzazioni a memorizzare le email in maniera integra (compresi gli allegati), soddisfacendo i requisiti di conservazione, localizzazione, consultazione e sicurezza. Inoltre, la gestione granulare della sicurezza di OpenKM consente di amministrare le email in base al livello di sicurezza richiesto (basso, medio o alto). Grazie al piano di archiviazione del document manager, l’organizzazione può gestire lo smaltimento finale delle email in conformità alla legge e senza saltare alcuna scadenza.

Se l’azienda utilizza le email per condividere documentazione contabile, come ordini, bolle di consegna o fatture, deve considerare le leggi vigenti, come il Civil Rights Act del 1964, insieme all’Americans with Disabilities Act e all’Age Discrimination in Employment Act, che prevedono specifici periodi di conservazione.

Lo stesso può accadere se l’azienda utilizza le email per scambiare documentazione lavorativa o contrattuale (qualsiasi documento che attesti un accordo tra almeno due parti è considerato un documento contrattuale).

Conclusione

L’email fa parte dei processi aziendali; è una prova documentale che attesta le attività dell’organizzazione. A volte iniziamo un processo aziendale al telefono e lo continuiamo tramite email. Possono essere fondamentali in caso di contenzioso (un giudice le ammetterà), poiché le email consentono di stabilire sia il contenuto che il momento (quando l’email è stata inviata o ricevuta) e facilitano la tracciabilità di mittente e destinatario tramite le intestazioni.

La firma elettronica è un’altra funzionalità applicabile alle email, che permette di aggiungere una garanzia che dimostra la ricezione e l’accettazione del contenuto e che l’email non è stata modificata dopo la firma.

Come puoi vedere, l’email è presente in una moltitudine di scenari, quindi è essenziale disporre di un software che consenta all’organizzazione di salvare le email in condizioni di sicurezza e di garantire l’accesso a tali contenuti quando necessario.