Come collaborare con utenti esterni - gestione documentale estesa

Come collaborare con utenti esterni - gestione documentale estesa

Scritto da Ana Canteli il 12 novembre 2021

L’attuale situazione ha reso la gestione documentale un’esigenza urgente, soprattutto nella sua versione remota. Questo contesto richiede alle aziende, in particolare a quelle piccole e medie, uno sforzo consapevole nelle soluzioni di digitalizzazione dei file. È fondamentale fornire accesso online sia alle informazioni dei clienti che dei dipendenti per poter svolgere le attività quotidiane. Ma la digitalizzazione dei documenti cartacei è solo uno dei progetti che le organizzazioni devono affrontare per implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti coerente all’interno dell’ente.

In questo senso, il software di gestione documentale di OpenKM include un ampio catalogo di applicazioni, che copre tutti i casi d’uso che un’organizzazione può incontrare nella gestione e nell’amministrazione delle proprie informazioni.

In questo articolo parleremo delle funzionalità che facilitano la collaborazione con utenti esterni.

Funzionalità standard

Token di download
Un’altra delle funzionalità di OpenKM che facilitano notevolmente il rapporto degli utenti interni del document manager con terzi, siano essi clienti, fornitori o gruppi di interesse, è la possibilità di condividere contenuti archiviati nel sistema monitorando tutti gli eventi correlati. Se gli utenti esterni non possono accedere al sistema, l’utente di OpenKM genererà un token di download che verrà condiviso con il destinatario. Quest’ultimo potrà scaricare il file, mentre il sistema crea un registro di audit che raccoglie dati come il creatore del link, il file collegato, la data esatta di creazione, se il link è stato utilizzato o meno e la data di scadenza del token, tra gli altri.

Condivisione dell’anteprima
Se non è possibile estrarre contenuti dal software di gestione documentale, condividere l’anteprima del file può essere un’alternativa per facilitare l’accesso sicuro alla documentazione archiviata. Inoltre, qualsiasi soluzione menzionata qui può far parte di approcci più sofisticati, ad esempio l’applicazione di automatismi che implementano automaticamente processi aziendali complessi, includendo l’uso di questi strumenti avanzati di gestione documentale.

Allegare documenti
Grazie all’integrazione di OpenKM con la suite Microsoft Office, gli utenti possono interagire con il software di gestione documentale dall’applicazione ufficiale che utilizzano abitualmente per lavorare, come Outlook. Tramite l’Addin di OpenKM per Outlook, gli utenti possono inviare comunicazioni ai collaboratori e allegare file ospitati nel document manager.

Moduli

I moduli sono il risultato di sviluppi su misura concepiti come soluzioni complete per casi d’uso specifici.

Electronic Document Exchange (EDX)
È un modulo di OpenKM che estende l’utilità del sistema di gestione documentale per facilitare la collaborazione con terze parti, solitamente clienti. È integrato con l’istanza principale, ma gli utenti EDX hanno accesso a spazi di lavoro e funzionalità selezionati e a una parte del repository. Inoltre, la gestione di questi utenti viene effettuata direttamente dal modulo stesso, quindi non influisce sulla licenza dell’istanza principale.

Transmittal
In tutti questi casi nasce l’esigenza di creare un canale di comunicazione sicuro ed efficiente. Il modulo Transmittal è la soluzione ideale sviluppata da OpenKM per garantire la distribuzione controllata dei documenti tra collaboratori, come altre aziende del gruppo od organizzazioni con cui si collabora a un progetto specifico. Grazie al modulo Transmittal possiamo sapere quali contenuti vengono distribuiti, chi sono i destinatari, se li hanno ricevuti, visualizzati e/o scaricati. In altre parole, oltre ad avere uno strumento affidabile per la distribuzione immediata delle informazioni, si dispone di una completa tracciabilità delle operazioni.

Gestione automatica delle fatture
Questo modulo aiuta a velocizzare e controllare il flusso di fatturazione dell’organizzazione. Con il portale di fatturazione, la gestione delle fatture dei fornitori viene risolta rapidamente, facilmente ed efficientemente.

L’applicazione è destinata sia al personale aziendale che ai dipendenti dei fornitori. È personalizzabile al 100% per adattarsi alle esigenze di qualsiasi organizzazione. L’ente registra le aziende fornitrici, crea utenti per ciascuna di esse che saranno indicizzate, catalogate e conseguentemente assegnate al dipartimento, area o dipendente che dovrà gestirle. Durante il caricamento delle fatture, questi utenti inseriranno informazioni utili per la gestione documentale. I fornitori possono anche utilizzare il modulo per cercare e trovare la propria documentazione e verificare lo stato dei propri file.

CRM
È una personalizzazione del sistema di gestione documentale OpenKM adattata alla logica del Customer Relationship Management. Nasce dall’esperienza con CRM commerciali che non si adattavano al modo di lavorare dell’azienda. Con OpenKM CRM è possibile centralizzare le relazioni con clienti e stakeholder, mantenendo una completa tracciabilità degli scambi tra le parti: domande, risposte, riunioni, proposte economiche, fatture, ecc. Si possono persino creare avvisi per contattare nuovamente un cliente in un determinato momento. Il sistema dispone inoltre di un motore di ricerca personalizzato per recuperare qualsiasi dato o documento rilevante. Il CRM è disponibile in molte lingue, permettendo di fornire risposte su misura e tradotte nella lingua del cliente.

Inoltre, la documentazione completa e l’API di OpenKM facilitano, se necessario, l’integrazione del sistema di gestione documentale con applicazioni di terze parti già presenti nella suite software dell’azienda. Grazie agli SDK in Java, PHP e .NET, le organizzazioni possono creare le proprie applicazioni personalizzate. E, d’altro canto, i servizi di personalizzazione e consulenza di OpenKM sono sempre disponibili per qualsiasi organizzazione che necessiti di sviluppare soluzioni ad hoc.