Prima di acquistare il software di gestione documentale (Document Management Software, DMS) più adatto per la tua azienda, dovresti sapere come funziona. Essenzialmente, un DMS inizia a lavorare per te una volta che hai digitalizzato tutti i file della tua impresa e hai stabilito un archivio completo di tutti i tuoi documenti digitali.
Successivamente, imposterai la connessione tra le diverse aree dell’azienda e i clienti, come la gestione delle fatture, la definizione delle funzioni dei dipendenti e gli accessi all'interno del software. Ad esempio, per associare fatture e ticket con data e ora, stabilire chi può gestire quali documenti e chi ha accesso per modificarli, e così via. Questa gestione dei processi ti consente di progettare e automatizzare tutti i processi aziendali tipici, focalizzandoti sui flussi di lavoro specifici della tua azienda e creando un solido archivio per una rapida ricerca e recupero delle informazioni.
I sistemi di gestione documentale consentono di sfruttare al massimo il potenziale umano.
Le risorse umane sono estremamente preziose e sono la chiave per tradurre la tua creatività in un prodotto o servizio completo. L'obiettivo di tutti i sistemi di gestione documentale è fornire le informazioni e gli strumenti organizzativi corretti a ciascun dipendente, stabilendo e automatizzando i processi giusti all'interno della tua azienda.
Ma come puoi assicurarti di ottenere un flusso di lavoro documentale più pulito per migliorare le prestazioni complessive?
I sistemi DMS di fascia alta offrono impostazioni personalizzate specifiche per te, ma tutto può essere riassunto in quattro funzionalità generali.
1. Acquisizione completa
L’idea principale dell’acquisizione dei documenti è salvarli in modo da poterli trovare in seguito, ma solo i migliori DMS offrono servizi completi di acquisizione documentale da qualsiasi fonte.
Questo include l’acquisizione di e-mail, la scansione di documenti cartacei, l’acquisizione audio e video e persino l’acquisizione di documenti da altre applicazioni.
Questo processo include anche l’indicizzazione dei documenti. Un robusto sistema di gestione documentale può prendere i documenti direttamente dallo scanner e aggiungere automaticamente metadati ai file, come il numero dell'ordine o il numero del cliente, e quindi spostare i file in cartelle specifiche in modo che possano essere facilmente recuperati in seguito.
Per eseguire questo processo nel modo più efficiente possibile, alcuni DMS offrono funzionalità avanzate come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) o il riconoscimento dei codici a barre.
L’acquisizione dei documenti garantisce che tu possa trovare qualsiasi documento istantaneamente in qualsiasi momento della vita della tua azienda, che si tratti di e-mail, file digitali, documenti cartacei o report di sistema.
2. Archiviazione sicura e accessibilità
I DMS devono disporre di impostazioni di sicurezza documentale che consentano permessi specifici, in modo da poter controllare l’accesso a ciascun documento senza compromettere l’archivio documentale centrale.
La maggior parte delle violazioni della sicurezza, delle fughe di informazioni e degli altri scenari di perdita di dati sono il risultato di una scarsa gestione interna delle informazioni. I DMS offrono permessi utente basati sui ruoli per affrontare questo problema. Fatture, ordini di acquisto, moduli con informazioni personali dei clienti, e-mail, database dei dipendenti e informazioni sui salari possono richiedere tutti diversi livelli di sicurezza.
Questo è cruciale per gestire e conservare i documenti in modo sicuro, senza la necessità di archiviarli in posizioni diverse per ogni livello di accesso. Significa che puoi specificare chi può accedere a quali documenti in qualsiasi momento del loro ciclo di vita e determinare i diritti degli utenti per creare, modificare, visualizzare, instradare o eliminare ciascun documento.
Oltre a questo, i DMS forniscono funzionalità aggiuntive come la crittografia dei file, controlli antivirus automatizzati, controllo delle versioni dei documenti e tracciamento completo di ciascun documento per garantire che tutti i tuoi file digitali siano sempre facilmente accessibili e sicuri.
3. Recupero rapido
I DMS devono includere la possibilità di recuperare e condividere documenti in modo efficiente. Questo ti farà risparmiare notevoli quantità di denaro e tempo grazie all’uso di diversi sistemi di etichettatura e collegamento.
Tutto questo viene fatto attraverso un potente sistema di indicizzazione. Significa che, digitando solo un codice cliente o una parola chiave specifica, il tuo addetto al servizio clienti può recuperare un elenco completo delle interazioni di un cliente con la tua azienda e rispondere alle domande in pochi secondi. Inoltre, consente loro di inviare e contrassegnare qualsiasi documento o catena di documenti ai clienti o ad altri dipendenti, aumentando la produttività della tua impresa.
4. Automazione del flusso di lavoro
I DMS ti danno la possibilità di creare processi e flussi di lavoro automatizzati in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Questo può essere utile in molti modi.
Ad esempio, puoi stabilire un processo per approvare le fatture, rivedendole e abbinarle all'interno di un sistema di contabilità fornitori e notificare la persona giusta se c'è una discrepanza. Puoi anche aggiungere firme digitali a documenti specifici e inviare automaticamente copie a un server di backup ogni volta che viene eseguito un controllo specifico, e così via.
Le automazioni del flusso di lavoro documentale possono portare innumerevoli vantaggi alla tua organizzazione e consentire ai tuoi dipendenti di dedicare più tempo a ciò che conta davvero.
Conclusione
I sistemi di gestione documentale sono progettati per migliorare la tua azienda aiutandoti a ottenere il massimo dai tuoi beni fisici e dalle risorse umane. Il tempo è estremamente prezioso, e può essere frustrante quando tu o uno dei tuoi dipendenti non riuscite a trovare o abbinare un documento quando necessario. Il risultato è un calo di morale quando si ha la sensazione di sprecare tempo o di svolgere un compito inutile. Un DMS risolve questo problema e previene ulteriori responsabilità che potresti incontrare.
Indipendentemente dal fornitore che scegli, un DMS dovrebbe garantirti:
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Tempo
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Sicurezza
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Ordine
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Scalabilità
Un sistema di gestione documentale si occupa delle attività banali e le svolge in un modo che nessun essere umano potrebbe mai fare. Se la tua organizzazione non sta utilizzando un sistema di gestione documentale, potresti trovarti in un enorme svantaggio, riducendo il ritorno su ciascun articolo o servizio che produci e vendi.
