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Come i sistemi di gestione dei documenti riducono i costi

Scritto da Alex García il 6 febbraio 2019

Se la tua azienda lavora ancora con processi manuali e cartacei, probabilmente stai spendendo una fortuna con semplici costi operativi. Oltre al prezzo della carta, che è salito alle stelle nel corso degli anni, i costi di stampa e archiviazione possono facilmente raggiungere importi consistenti, anche per le aziende più piccole.

In questa pubblicazione, esamineremo come la gestione dei documenti o il software di gestione elettronica dei documenti può aiutarti a ridurre i costi operativi, a migliorare la trasformazione digitale e a migliorare la produttività dei tuoi processi aziendali.

Allora, che cos'è un sistema di gestione dei documenti?

Il software di gestione dei documenti è un sistema o un programma per computer, progettato per archiviare, gestire e tenere traccia dei documenti. Può anche essere indicato come software di gestione dei contenuti aziendali. Un esempio è la soluzione OpenKM .

Una volta scelto il tuo gestore documenti, puoi decidere di ospitarlo sul web / cloud o sul tuo server. Diversamente dalla versione server, le soluzioni di gestione documentale basate su cloud, come OpenKM Cloud , consentono di gestire, accedere e condividere documenti da qualsiasi luogo senza la necessità di investire in hardware e personale tecnico, preoccuparsi delle politiche sulla privacy o dei cookie.

Qual è il gestore di documenti più appropriato per te?

Prima di approfondire il modo in cui un sistema di gestione dei documenti può aiutare la tua azienda a ridurre i costi, è necessario valutare le soluzioni che possono soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda, nel quadro della trasformazione digitale. Il miglior software di gestione dei documenti dovrebbe contenere principalmente le seguenti caratteristiche:

  • Supporto del sistema : deve essere compatibile con i formati desktop e web. Inoltre, dovrebbe essere compatibile con le applicazioni mobili Android, Windows e iOS.
  • Caratteristiche del riconoscimento ottico di caratteri e segni (OCR e OMR) : aiutano nella scansione di fotografie, l'analisi e la traduzione del testo scansionato e dell'immagine, carattere per carattere.
  • Crittografia dei file : consente la crittografia dei file per proteggere i documenti, contro le minacce alla sicurezza e l'accesso non autorizzato.
  • Utenti e gruppi : i buoni gestori di documentari hanno la possibilità di classificare gli utenti in gruppi diversi.
  • Integrazioni : un buon sistema di gestione dei documenti dovrebbe essere in grado di integrarsi rapidamente con applicazioni di terze parti, come Microsoft Office, Google Drive o qualsiasi altra applicazione sul mercato attraverso le API OpenKM .
  • Follow-up : un sistema gi gestione documentale di qualità deve fornire una prova scritta delle attività coinvolte in una particolare operazione. Questo crea un audit trail completo e configurabile.

In che modo i sistemi di gestione dei documenti riducono i costi?

Come potete vedere nelle funzionalità, il software di gestione dei documenti fa molto per rendere più semplici, veloci ed efficienti le attività legate all'amministrazione della documentazione nel quadro della trasformazione digitale. Inoltre, può offrire risparmi elevati consentendo di ridurre i costi nei seguenti modi:

  • Fornire metodi più convenienti di recupero dei documenti.
  • Migliora il flusso di lavoro dell'azienda.
  • Evitare i costi di non conformità (politica sulla privacy, politica dei cookie, tra gli altri).
  • Evitare violazioni della sicurezza dei dati.
  • Elimina la necessità di presentazione fisica.
  • Consentire l'accesso remoto ai documenti.
  • Migliora la gestione delle relazioni con i clienti.

Per far luce, scaviamo più a fondo ed esploriamo ogni punto in dettaglio.

Ridurre lo spreco di risorse

Secondo  l'Environmental Protection Agency (EPA) degli Stati Uniti , il lavoratore medio negli Stati Uniti utilizza 10.000 fogli di carta ogni anno. Questo è equivalente a 4 milioni di tonnellate di carta usate in un anno. Chiaramente, non è possibile a questo aggiungere l'uso della carta nei processi manuali dell'ufficio del 21 ° secolo.

Fornire un adeguato recupero dei documenti

Con i documenti archiviati nel cloud, è più facile ripristinare i documenti in caso di disastri. Pertanto, un sistema di gestione dei documenti consente di ridurre i costi dei documenti archiviati e persi. Secondo Connected Technology , costa un'azienda tra $ 120 e $ 250 per cercare un documento o ricreare un documento perso.

Migliora il flusso di lavoro aziendale

Spesso si rimane coinvolti da processi manuali, come camminare alla stampante, cercare tra fax e armadi a discapito del lavoro necessario per fare ciò che conta davvero. Con un sistema di gestione documentale come OpenKM, tutti i documenti aziendali sono memorizzati elettronicamente e organizzati in un modo da avere un senso per il flusso di lavoro dell'azienda.

Evitare i costi di non conformità

Si prevede che  i regolamenti federali costeranno alle società statunitensi più di 1,9 trilioni di dollari l'anno in costi diretti, perdita di produttività e prezzi più alti. Inoltre, quando un'organizzazione non rispetta le normative governative, è probabile che subisca i seguenti costi relativi alla non conformità:

  • Multe del governo
  • Spese legali
  • Costo dell'esecuzione della risposta alla non conformità.
  • Impatto reputazionale.
  • Incertezza delle scorte

Il sistema di gestione documentale di OpenKM è stato sviluppato tenendo conto di tutti i requisiti pertinenti, tra cui la conformità alla politica sulla privacy o la politica sui cookie.

Evitare violazioni alla sicurezza dei documenti

Un recente sondaggio stima che il costo medio di una violazione dei dati per documento ufficiale impegnato sia di $ 148. Lo stesso studio si avvicina al costo medio di una violazione dei dati, a 3,86 milioni di dollari. L'uso del software di gestione dei documenti sul posto di lavoro aumenta la sicurezza dei documenti riservati, attraverso diversi livelli di controllo degli accessi.

Elimina la necessità di presentazione fisica

Per un'azienda standard, il volume dei documenti cartacei raddoppia ogni 3 anni, il che equivale a un aumento della carta del 22% all'anno. Ciò rende la gestione dei documenti su carta una delle attività più costose della tua attività. Un sistema di gestione elettronica dei documenti elimina la necessità di file fisici.

Consentire l'accesso remoto ai documenti

Dalla comunicazione con i clienti alla collaborazione all'interno dell'ufficio, le aziende richiedono un'interazione sicura e il loro stile di lavoro deve essere conforme alle tecniche attuali. Nell'era digitale, dove la maggior parte delle persone opera online con documenti elettronici, un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud o accessibile attraverso Internet, può essere considerato un valido ed efficiente strumento di collaborazione.

Promuovere la migliore gestione delle relazioni con i clienti

Il cliente del 21 ° secolo è un cliente curioso. Prima di acquistare, cercherà di capire il tuo prodotto o servizio. Dopo aver effettuato l'acquisto, continueranno a fare chiamate per cercare assistenza. Quando chiamano, si aspettano risposte immediate alle loro domande. Il costo di non affrontare adeguatamente i problemi del cliente è perderlo. La gestione efficace e in tempo reale del rapporto con il cliente sarà possibile solo attraverso un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Conclusione

Tutte le aziende che cercano di migliorare il ritorno sull'investimento (ROI) non dovrebbero solo cercare di ridurre i documenti, ma dovrebbero anche aumentare l'accesso ai loro documenti importanti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Niente di meglio del software di gestione elettronica dei documenti. 
Mettiti in contatto con noi oggi. Sarà un piacere aiutarti a trovare il giusto sistema di gestione dei documenti, che ti consentirà di ridurre le spese della tua azienda, di risparmiare il tuo budget e migliorare il tuo flusso di lavoro.

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