Come può l’Indicizzazione dei Documenti Migliorare l’Efficienza Aziendale

Come può l’Indicizzazione dei Documenti Migliorare l’Efficienza Aziendale

Scritto da Mario Zules il 25 ottobre 2019

Uno dei principali colli di bottiglia quando si parla di produttività in molte organizzazioni è lo spostamento continuo di documenti cartacei o la ricerca di documenti archiviati in sistemi manuali. I sistemi elettronici di gestione documentale o i software di indicizzazione dei documenti possono fare molto per aumentare l’efficienza e fornire un ambiente di lavoro migliore. In questo articolo esploreremo come l’indicizzazione dei documenti può migliorare l’efficienza della tua azienda.

Ma partiamo dalle basi!

Cos’è l’indicizzazione dei documenti?

L’indicizzazione dei documenti consiste nell’assegnare etichette o associazioni ai documenti per facilitarne la ricerca. I termini di indicizzazione standard includono numero di fattura, numero d’ordine di acquisto, nome del fornitore e nomi degli articoli. In altre parole, l’indicizzazione crea un percorso verso i documenti in base al modo in cui vengono eseguiti i processi aziendali e a come lavora il personale.

L’indicizzazione è resa possibile utilizzando le proprietà dei metadati. I tre principali tipi di indici che è probabile incontrare sono: basati su campi, full-text e un ibrido di questi due. Indipendentemente dalla natura dell’indice utilizzato, il tempo necessario per trovare un determinato documento si riduce notevolmente.

Come può l’indicizzazione dei documenti aumentare l’efficienza aziendale?

Ricerca semplificata

Una delle maggiori perdite di tempo per qualsiasi azienda è la gestione degli archivi. Può essere complicato trovare un file e talvolta esistono più versioni dello stesso documento. Questo significa perdere tempo nel capire quale sia l’ultima versione.

L’indicizzazione dei documenti semplifica enormemente questo processo, rendendo l’azienda più efficiente e riducendo o eliminando i problemi di gestione delle versioni dei file.

Gestione di grandi volumi di dati

Le aziende moderne elaborano enormi quantità di dati, e questo può essere un grande ostacolo. L’inserimento manuale di grandi volumi di dati non è solo monotono, ma richiede anche molto tempo, risorse ed energie. Inoltre, i processi manuali sono soggetti a errori umani che possono causare incoerenze e rendere i dati inutilizzabili.

I software di gestione documentale (DMS) offrono strumenti avanzati di scansione e indicizzazione dei documenti che possono aiutare a gestire grandi volumi di dati. Inoltre, questi strumenti consentono di acquisire informazioni accurate e di alta qualità, indispensabili per prendere decisioni aziendali importanti.

Input per il software ERP

Non è un segreto che la maggior parte delle aziende faccia affidamento su sistemi software come gli ERP (Enterprise Resource Planning) per gestire le informazioni aziendali e generare report.

Gli strumenti digitali di scansione e indicizzazione dei documenti forniscono input in un formato adatto e accettato dall’ERP. Input e output accurati dall’ERP ti danno un vantaggio quando prendi decisioni aziendali critiche basate su dati concreti.

Processi aziendali automatizzati

Un altro vantaggio dell’indicizzazione digitale dei documenti è l’automazione dei processi. L’indicizzazione aiuta ad automatizzare attività come acquisti, conferme d’ordine, ordini di magazzino e riordini, elaborazione dei dati per i salari, pagamenti ai fornitori e consolidamento dei pagamenti.

Queste attività possono essere integrate rapidamente nei sistemi aziendali grazie alle informazioni ottenute con l’indicizzazione digitale. L’automazione dei flussi di lavoro aumenta l’efficienza, accelera le attività e incrementa il fatturato.

Ricerca rapida e semplice dei documenti

L’obiettivo principale dell’indicizzazione dei documenti è consentire di estrarre le informazioni necessarie il più rapidamente possibile. I documenti fisici vengono digitalizzati tramite OCR e altre tecnologie di scansione dei caratteri.

I documenti digitali sono molto più facili da cercare e recuperare ogni volta che sono necessari. Bastano pochi clic. Il tempo e lo sforzo dedicati alla ricerca dei documenti cartacei si riducono notevolmente, aumentando l’efficienza aziendale.

Quando il recupero dei documenti è più efficiente, anche i costi associati diminuiscono, poiché servono meno risorse umane per svolgere queste attività.

Miglior orientamento per il nuovo personale

Quando un’azienda assume nuovi membri nel team, è necessario familiarizzarli con i sistemi di archiviazione e altri aspetti dell’azienda.

Con un software di indicizzazione dei documenti, un nuovo dipendente può imparare rapidamente come cercare i file nell’organizzazione. Al contrario, con un sistema manuale è necessario spiegare l’intero sistema di archiviazione affinché il nuovo arrivato capisca come trovare i documenti.

Miglior sicurezza dei documenti

Con il software di indicizzazione dei documenti, i tag possono essere utilizzati per aumentare i livelli di sicurezza del sistema documentale. In questo modo un’organizzazione può limitare l’accesso ai documenti con tag specifici, proteggendo così le informazioni riservate.

Maggiore produttività

Le attività amministrative manuali e monotone riducono la produttività di un’azienda. Un indice elettronico o digitale può migliorare drasticamente la produttività.

Ad esempio, se vuoi archiviare rapporti di audit per diversi tipi di documenti come contratti, domande o moduli di valutazione, puoi farlo in pochi secondi. È anche facile generare report e liste, come dipendenti contrattualizzati, candidati ai colloqui o fatture in sospeso di un fornitore.

Conclusione

L’inserimento manuale dei dati e il recupero dei documenti non sono solo scomodi, ma anche costosi e soggetti a errori. Digitalizzare e indicizzare i documenti riduce notevolmente gli errori umani, semplifica il lavoro e migliora l’efficienza aziendale nel complesso.

Se la tua azienda desidera implementare un sistema sicuro di indicizzazione dei documenti o hai domande, contatta il nostro team. È ora di dire addio alla carta.