Come puoi trarre vantaggio dalla gestione dei documenti

Come puoi trarre vantaggio dalla gestione dei documenti

Scritto da Jane Travis il 7 maggio 2021

Insieme al crescente volume di segnalazioni elettroniche obbligatorie alle autorità di regolamentazione, un numero crescente di file e  documentazione cartacea  acquisisce ogni giorno un modulo elettronico obbligatorio. Ora un numero significativo di controparti desidera scambiare informazioni giuridicamente importanti solo attraverso  flussi di documenti elettronici  . Per rimanere un operatore di mercato competitivo e promettente e non perdere vantaggi critici per uno sviluppo stabile e a lungo termine, un'azienda moderna deve rispondere tempestivamente alle esigenze ambientali.

Pertanto, non sorprende che i report elettronici e la  gestione dei documenti  siano diventati elementi cruciali del business digitale. I flussi documentali interni sono necessari per gestire la rendicontazione e migliorare la qualità della governance; è necessario uno scambio documentale esterno per il tempestivo scambio garantito di informazioni giuridicamente rilevanti con le controparti e la gestione dei documenti normativi  .

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

Il vantaggio principale  è il tempo : un lavoratore dedica meno tempo alla gestione dei report e di più per aumentare l'efficienza, proprio come uno studente può  acquistare un tema  e utilizzare alcune ore su questioni personali. Altri vantaggi includono i seguenti punti:

• Maggiore velocità di calcolo (questo è particolarmente importante in medicina quando si utilizzano dispositivi medici);
• Riduzione del tempo impiegato per l'elaborazione dei file;
• La capacità di preparare rapidamente un pool di file necessari per una verifica fiscale o qualsiasi altro evento;
• Tutte le fatture sono disponibili al momento della loro formazione;
• Archiviazione e recupero convenienti dei file;
• Ridurre i rischi fiscali: l'invio immediato e confermato dei file sugli adempimenti fiscali esclude multe e sanzioni;
• Accelerazione di liquidazioni e pagamenti;
• Miglioramento della disciplina delle prestazioni - fornitura di file cartacei in tempo, approvazione, ecc.;
• Sono escluse perdite di file;
• Nessuna  documentazione stampata;
• Significativa riduzione dei costi di stoccaggio e lavorazione.

Un progetto di successo per il passaggio al software di gestione elettronica dei  documenti  darà all'azienda innegabili vantaggi: un dipendente risparmia fino al 30% del tempo dedicato all'approvazione e alla ricerca di informazioni e file digitali, il costo dei materiali di consumo è tre volte ridotto, la produttività del lavoro è aumentato fino al 25% e il costo di stoccaggio è ridotto fino all'80%.

Il concetto di gestione elettronica dei documenti

Un documento elettronico è un dato presentato in forma elettronica, allo stesso tempo adatto alla percezione umana tramite PC o  software gestionale , per lo scambio tramite canali di telecomunicazione ed elaborazione su dispositivi elettronici. Sono applicabili in vari settori. Ad esempio, esistono  dispositivi medici  per la trasmissione veloce di informazioni.

Un software di gestione elettronica dei  documenti  è un sistema multiutente automatizzato (basato su un programma o servizio) che supporta il processo di gestione dell'organizzazione. Si presume che il processo di gestione sia accompagnato da file leggibili dall'uomo, che sono istruzioni per i dipendenti dell'organizzazione.

Firma elettronica - il requisito di un documento elettronico per proteggerlo da contraffazione e avallo. È possibile utilizzare tutti i tipi di firme:

• Semplice - per lettere e specifiche (sviluppato utilizzando codici e password);
• Non qualificato rinforzato - per file con identificazione del firmatario (sviluppato utilizzando la trasformazione dei dati crittografici mediante una chiave di firma elettronica);
• Abilitato rafforzato da centri di certificazione con accreditamento speciale in strumenti di protezione crittografica (certificato per approvare fatture e segnalare alle autorità di regolamentazione e ai fondi). Questo tipo non è obbligatorio per l'EDM interno, ad esempio per lo scambio di file digitali con filiali, filiali e divisioni strutturali.

Un documento elettronico è equiparato a un file analogico su carta con una firma autografa.

Pro e contro dei sistemi di gestione elettronica dei documenti interaziendali

Per organizzare una circolazione di documenti elettronici esterni, è necessario innanzitutto crearne e avviarne uno interno utilizzando i moderni sistemi di gestione elettronica dei  documenti . Quando ci si prepara a implementarlo, è necessario valutare attentamente tutti i possibili rischi, pro e contro di un progetto.

Il principale svantaggio nell'implementazione del sistema rimane il fattore umano. I dipendenti devono visualizzare i vantaggi dei nuovi sistemi di gestione per evitare sabotaggi interni utilizzando  il software . Inoltre, riceveranno una formazione qualificata per lavorare nel sistema, che può anche causare reazioni avverse.

Lavorare nei  sistemi di gestione dei documenti  richiederà la creazione di un servizio di supporto e manutenzione competente in grado di rispondere prontamente a tutte le domande degli utenti, eliminare rapidamente i problemi nel lavoro con il sistema e mantenere aggiornata la documentazione operativa - regolamenti, istruzioni, promemoria. Ciò significa che l'azienda dovrà effettuare la conversione di file cartacei esistenti in moduli elettronici.

Implementazione di software di gestione elettronica dei documenti all'interno dell'organizzazione

Per mitigare eventuali reazioni avverse sopra descritte. È necessario pianificare adeguatamente l'implementazione, preparare e formare il team di progetto, coinvolgere analisti e metodologi professionisti di sistemi elettronici cartacei e fornire un panorama IT e canali di comunicazione efficienti e resilienti.

Solo un progetto ben pianificato può avere successo. Altrimenti, ci saranno costi irragionevolmente elevati per correggere gli errori commessi,  i sistemi di gestione  non funzioneranno e diventeranno fonte di problemi costanti e conflitti interni.

Vantaggi della documentazione cartacea elettronica delle risorse umane

Il flusso di lavoro delle risorse umane è una parte integrante, molto voluminosa e legalmente regolamentata del flusso di lavoro interno di qualsiasi organizzazione. In questa documentazione cartacea elettronica   o nella loro elaborazione, gli errori possono portare a pesanti multe e sanzioni da parte delle autorità di regolamentazione. Quindi, quali altri  vantaggi della gestione dei documenti  ha un dipartimento delle risorse umane? Il flusso di lavoro elettronico delle risorse umane ridurrà al minimo i principali rischi in quest'area, garantirà il livello di riservatezza richiesto e, allo stesso tempo, la disponibilità delle informazioni necessarie.

Con l'aiuto del flusso di lavoro delle risorse umane, puoi:

• Mantenere le carte personali dei dipendenti;
• Documentare tutti i movimenti del personale;
• Mantenere un archivio dei registri dei dipendenti licenziati;
• Organizzare una riserva di personale;
• Mantenere i moduli della tabella del personale e il libro di riferimento delle posizioni;
• Stampa facilmente qualsiasi modulo di rapporto.

Fasi di creazione di un sistema EDM esterno

La creazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti all'interno di una determinata organizzazione inizia con i cambiamenti nella politica contabile e l'emissione di un ordine corrispondente.

Successivamente, dovresti concludere accordi con ciascuna controparte con cui prevedi di stabilire uno scambio. L'accordo deve contenere le regole per la creazione, il trasferimento e l'archiviazione dei file cartacei e un elenco completo dei file digitali per lo scambio.

Dopo la conclusione dei contratti con le controparti e l'operatore, il sistema è pronto per il lavoro: si forma, si firma e si invia un file tramite canali di comunicazione sicuri, l'operatore trasmette il file (possibilmente in roaming), la controparte lo riceve, verifica e posta il documento.

Bio Jane Travis:  Jane lavora da cinque anni come autrice di contenuti nel reparto marketing di un'azienda IT. All'età di 27 anni, ha conseguito la seconda laurea in giornalismo. Jane scrive spesso su vari argomenti e condivide le sue conoscenze ed esperienze lavorative per formare futuri professionisti in diversi campi.