Ridurre i costi di elaborazione delle fatture è una priorità fondamentale per i reparti contabilità fornitori moderni, che mirano a ridurre le spese di manodopera, minimizzare i pagamenti duplicati e migliorare l’efficienza operativa. I processi basati sulla carta restano costosi: ogni fattura può richiedere fino a due settimane per essere elaborata e costare tra i 12 e i 30 dollari per fattura.
Analizzare i Costi di Elaborazione delle Fatture
I costi di elaborazione includono diversi fattori:
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Inserimento manuale dei dati e gestione cartacea
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Costi materiali come stampa e archiviazione
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Perdita di sconti per pagamento anticipato e penalità per ritardi
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Errori che portano a pagamenti duplicati
Secondo gli standard del settore, i sistemi automatizzati possono ridurre i costi di elaborazione da $12–30 a soli $3–5 per fattura, offrendo un risparmio significativo e una gestione delle spese più efficiente.
Automazione e Ottimizzazione dei Processi
a) Acquisizione Dati e OCR
Le soluzioni moderne utilizzano OCR e intelligenza artificiale per estrarre automaticamente i dati dalle fatture, eliminando le attività ripetitive e riducendo gli errori.
b) Confronto delle Fatture
Il confronto tra fatture, ordini di acquisto e bolle di consegna migliora l’accuratezza ed evita i pagamenti duplicati.
c) Flussi di Lavoro Automatizzati
L’eliminazione dell’inserimento manuale riduce i tempi di elaborazione, semplifica i flussi di lavoro della contabilità fornitori e garantisce la conformità alle policy aziendali.
d) Fatturazione Elettronica
L’uso di formati digitali come XML consente uno scambio di documenti più veloce, affidabile e controllato.
OpenKM come Soluzione Ideale
OpenKM è una potente piattaforma di gestione documentale che ottimizza l’elaborazione delle fatture e genera risparmi concreti grazie a:
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Gestione automatica delle fatture – Riconoscimento, indicizzazione e instradamento automatico per ridurre tempi e costi di manodopera.
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OCR avanzato e IA – Acquisizione dati precisa, classificazione in batch ed efficienza nei flussi di elaborazione.
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Fatturazione elettronica – Supporto nativo per XML, firma digitale, tracciabilità e conformità normativa per evitare sanzioni e sfruttare gli sconti.
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Workflow personalizzati – Catene di approvazione configurabili, regole automatiche e notifiche, grazie a OKMFlow, il motore di workflow nativo di OpenKM.
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Integrazione ERP e sedi globali – Compatibilità con CMIS, REST API ed estensioni Microsoft per una gestione unificata delle fatture.
Vantaggi Chiave di OpenKM:
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Trasformazione dei processi cartacei in flussi di lavoro digitali
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Riduzione dei costi e dei tempi di elaborazione delle fatture
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Tracciabilità completa dei costi
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Conformità agli standard di settore
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Maggiore efficienza operativa e valorizzazione delle risorse umane
Best Practice con OpenKM
Per massimizzare i benefici di OpenKM:
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Sviluppa una roadmap per l’automazione dei processi
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Forma i team finanziari e contabili
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Monitora metriche chiave come costi, tempi e penalità
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Coinvolgi il travel manager o altri reparti collegati alla gestione delle spese
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Conduci audit regolari per migliorare i processi di contabilità fornitori
OpenKM offre una soluzione completa per ridurre drasticamente i costi di elaborazione delle fatture e aumentare il controllo e la trasparenza finanziaria.
