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Come risparmiare sui costi negli uffici

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli  il 8 marzo 2019 

In ogni azienda, vengono utilizzate quotidianamente una moltitudine di risorse che, se non sono sottoposte a controllo esauriente e utilizzate in modo razionale, possono far crescere i costi inutilmente. Risparmiare costi nel tuo ufficio, è il modo migliore per massimizzare il budget e le risorse disponibili per soddisfare gli obiettivi dell'organizzazione.

Ma questo compito può essere travolgente; non invano quando in un'entità si sente il concetto di "risparmi sui costi", automaticamente lo staff dell'azienda pensa che dovranno fare il proprio lavoro con meno risorse. E l'obiettivo non è quello di fare tagli senza altro, se non implementare cambiamenti che risparmino denaro per fare di più con la nuova allocazione di risorse.

Il modo migliore per ridurre i costi nella vostra azienda in modo efficace ed efficiente consiste nell'implementare un sistema di miglioramento continuo in cui più che ridurre i costi significa gestirli. Il metodo Lean è una valida alternativa per raggiungere questo obiettivo. in Giappone negli anni '80 si cercò di rendono la produzione più efficiente possibile, individuamdo le spese inutili come "rifiuti", vale a dire identificare dove si utilizzano più risorse di quelle necessarie per creare lo stesso prodotto o servizio.

Il sistema di gestione documentale di OpenKM può aiutare a individuare le fonti di spesa nella vostra azienda per stabilire il miglior sistema per ridurre i costi. Perché la gestione dei costi dovrebbe sempre essere fatta; non dobbiamo aspettare i tempi di crisi per affrontarlo.

Di seguito sono riportati una serie di passaggi di base o suggerimenti per risparmiare sui costi nel business.

Passa al digitale

Se si sta ancora stampando l'imballaggio, le fatture, fax e altri documenti della vostra azienda, forse si sta dedicando una parte significativa del bilancio, che potrebbe anche dedicarsi a funzioni o attività che consentono di risparmiare denaro. Non è solo il prezzo delle cartucce di inchiostro, se si utilizzano stampati a colori o in bianco e nero; o se semplicemente si conosce come usare i dispositivi correttamente.

Dobbiamo inoltre valutare l'impatto sull'ambiente o il sovraccarico di attività sulle risorse umane; dovranno dedicare del tempo a conservare il file fisico (carta, cartelle, schedari ma anche penne, quaderni, graffette, cucitrici, pennarelli ...). Inoltre, il consumo di spazio può generare cattivi ambienti di lavoro. Mantenere il personale negli uffici dove ci sono problemi nella condivisione dello spazio non contribuisce al mantenimento delle condizioni minime; una situazione che potrebbe porre l'attenzione su problemi di gestione a livello manageriale. Per non parlare del possibile problema dell'immagine, se riceviamo clienti nei nostri uffici o se il pubblico ha accesso alle nostre strutture.

Il sistema di gestione dei contenuti aziendali OpenKM consente di digitalizzare il file fisico, implementando la gestione elettronica dei documenti dell'azienda. È possibile applicare i processi aziendali, la gestione dei costi in azienda e l'amministrazione proprio come si faceva in formato cartaceo. Oppure puoi cogliere l'occasione per analizzarli e migliorarli, tutte le volte che ritieni opportuno o se necessario. Perché a volte le aziende devono adattarsi agli aggiornamenti normativi e legali. In questo scenario, OpenKM garantisce l'implementazione di questi aggiornamenti nel sistema di gestione dei documenti; in questo modo saremo sicuri del rispetto degli standard di qualità, poiché non dipenderemo dalla memoria buona o cattiva degli utenti; Il sistema stesso fungerà da guida e aiuterà a mantenere il livello dei servizi.

D'altra parte, OpenKM può essere utilizzato nella versione Software as a Service (SaaS) o installato sul server dell'azienda; 2 opzioni che si aggiungono alle idee per risparmiare e ridurre i costi. In entrambi i casi il sistema è scalabile; man mano che il deposito cresce o il numero di utenti, può essere adattato e la tecnologia open source consente all'organizzazione, se lo desidera, di espandere e adattare l'installazione per adattarsi all'evoluzione della tua attività. La gestione della politica sulla privacy, l'avviso legale, l'uso dei cookie o la politica sui cookie del sito Web sono ora più facili, sia per le piccole e medie imprese.

Aumentare la sicurezza con le nuove tecnologie

Con OpenKM, l'accesso alla documentazione seguirà le condizioni stabilite dall'organizzazione. Il sistema di gestione di documenti e record elettronici OpenKM stabilisce un sistema di sicurezza su 3 livelli, che garantisce agli utenti l'accesso alla documentazione e alle informazioni di cui hanno bisogno per le loro prestazioni professionali.

Solo gli utenti che consideriamo idonei (lo staff ma anche i tuoi clienti o fornitori) possono accedere al gestore documenti, che identificherà l'utente con un nome utente e una password. Siamo in grado di gestire a livello di gruppo o individuale la comunità degli utenti e i profili di progettazione all'interno del sistema, per adattare il software alle esigenze e ai requisiti di ciascun utente o gruppo di utenti.

Potrebbero esserci utenti che accedono al gestore documenti solo per cercare informazioni o documenti, registrazioni o e-mail. Altri, oltre a trovare i file, dovranno creare nuovi documenti, modificarli. L'amministratore dell'installazione può implementare processi di business tramite automazioni o flussi di lavoro, in modo che lo staff lavori con la documentazione in un modo che suppone un risparmio di costi nel business. E ci saranno anche utenti che hanno bisogno di utilizzare OpenKM per attività di analisi: assicurazione e tasse, investimenti in R + D + I, studio dei costi nella messaggistica, trasporto e logistica, ecc. Per questi il ​​task manager, i report, i servizi di abbonamento o la creazione di agenti di ricerca, possono notevolmente facilitare il compito di individuare le spese.

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La chiusura di uffici sottoutilizzati o di filiali concentrate non è sempre una conseguenza dei tagli del personale. Le spese degli affitti non sono ammortizzate e le prestazioni disattese sono opzioni che riducono i costi nel vostro business e il telelavoro lo rende una soluzione che può anche contribuire a facilitare la riconciliazione.

Il sistema di gestione documentale di OpenKM offre strumenti di comunicazione, che tengono in contatto tutto il personale, sia coloro che lavorano negli uffici sia coloro che lavorano da casa. Attraverso la chat online inclusa nel document manager, possiamo parlare con tutti gli utenti dell'azienda. Quando qualcuno lavora su un file, puoi depositare note, aggiungere parole chiave, categorie o gruppi di metadati. E possiamo inviare notifiche ai nostri colleghi, sulle modifiche apportate o possono essere abbonati ai contenuti; qualcosa che farà sì che OpenKM ti invii notifiche in modo che siano a conoscenza delle novità. Nella scheda Relazioni possiamo vedere i collegamenti che i contenuti mantengono e anche il tipo di relazione che li uniscono. Inoltre, nella sezione Forum, gli utenti che stanno lavorando su un file, Possono condividere opinioni, porre domande o opinioni che altri autori possono vedere. E nella sezione Wiki possiamo evidenziare la bibliografia, le fonti documentarie e le risorse che stiamo usando per il nostro lavoro. Puoi anche usare gli MS-Addin; quindi possono caricare e aggiornare documenti in OpenKM dalle loro solite applicazioni come MSword, Excel, Outlook o Power Point.

Task o riunioni più complessi possono essere gestiti nel Task Manager. Si può convocare una conferenza online che coinvolge sia il personale dell'ufficio, come quelli che lavorano da casa, così come i colleghi che sono spostati nella sede del cliente.

La piattaforma OpenKM offre l'ambiente ideale per implementare non solo l'ufficio senza carta, ma anche il lavoro remoto o l'ufficio virtuale. Grazie alle attività di controllo e alla gestione dei costi implementate in OpenKM, è possibile rilevare attività che consentono di risparmiare sui costi, migrandole nell'ambiente digitale. Con il sistema di gestione dei documenti, l'azienda può creare ambienti personalizzati in cui i suoi clienti e gruppi di interesse possono accedere ai loro prodotti e servizi online, aggiornando facilmente la nota legale e la politica sui cookie, pur mantenendo gli standard di qualità e cura nel servizio clienti.

I social network sono nuovi canali di comunicazione molto dinamici, che continuano a crescere e dove la comunità cerca e si aspetta la nostra presenza. Da OpenKM possiamo creare, modificare e gestire i contenuti da pubblicare sui social network, oltre a gestire la politica sui cookie e le relative note legali. Possiamo utilizzare automazioni o flussi di lavoro per gestire i processi di revisione, approvazione e pubblicazione.

Automatizzare i processi, promuovere una contabilità dei costi sostenuta

Il sistema di gestione documentale può aiutare a rendere qualsiasi area o dipartimento in cui la gestione elettronica dei documenti è implementata più produttiva ed efficiente, ma diventerà anche un elemento fondamentale per rilevare costi imprevisti, spese superflue o non necessarie, o punti di miglioramento nella gestione dei costi.

Con OpenKM possiamo automatizzare il tracciamento di voci di spesa come:

  • Materiali di consumo: carta della stampante di toner, ma anche l'approvvigionamento alimentare e delle bevande ... Questa sezione è consigliabile per essere il più possibili i rivenditori, se non lo facciamo questo gioco può essere il più consistente e la mancanza di informazioni rendono difficili da gestire correttamente.
  • Portafoglio di clienti: ci aiuterà a identificare quei clienti meno redditizi, ma anche quelli a cui possiamo offrire più prodotti o servizi. In questo modo miglioriamo anche il servizio clienti e la qualità percepita del servizio.
  • Portafoglio di prodotti / servizi: lo stesso vale per i prodotti e i servizi che offriamo. Come abbiamo visto, con OpenKM possiamo applicare metodi di controllo molto avanzati che ci permettono di dedicarci a ciò che sappiamo fare meglio, migliorando la produttività e l'efficienza.
  • Spese correnti: acqua, elettricità, riscaldamento, affitto, ecc. Con OpenKM possiamo fare un controllo continuo e fare paragoni per prendere la decisione giusta. Può essere rinegoziare l'affitto, cambiare la tariffa forfettaria, sostituire il dispositivo di condizionamento dell'aria, il fornitore, etc.
  • Logistica: costi di corriere, trasporto, inventario. I costi nascosti possono accumularsi in questo articolo. Ad esempio, quando viene restituito un pacco, chi ne assume i costi? Il cliente li assume? La compagnia li assume? La stessa procedura è seguita con tutti i prodotti e servizi? O c'è un prezzo minimo? È necessario inviare le fatture per posta o possiamo optare per la fattura elettronica? Con OpenKM possiamo creare un portale di fatturazione, che evita il costo della messaggistica, i ritardi dovuti a perdite o perdite e accelera il ciclo di incassi e pagamenti. E con il modulo di lettura dei codici a barre di OpenKM, l'inventario può essere gestito meglio, ad esempio riducendo il livello di archiviazione.

Software, applicazioni e servizi web : abbonamenti, servizio di supporto, rinnovi di licenze. Dovrebbero essere presi in considerazione anche tutti gli aspetti relativi alla suite di programmi aziendali; in questo modo eviteremo i rinnovi automatici che non desideriamo e svolgiamo una gestione pianificata della manutenzione e del rinnovo dei programmi dell'azienda.

Come puoi vedere, il sistema di gestione documentale di OpenKM mette a tua disposizione l'implementazione di tutte le misure che la tua azienda ha bisogno per ridurre i costi del tuo ufficio.

 

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