Come Scegliere il Giusto Sistema di Gestione Documentale per la Tua Azienda

Come Scegliere il Giusto Sistema di Gestione Documentale per la Tua Azienda

Scritto da Ashley Halsey il 14 febbraio 2020

Gestione Documentale. Quanto bene la tua azienda la gestisce?

All'interno della tua impresa, probabilmente cerchi di essere il più efficiente ed efficace possibile nei tuoi processi e nelle operazioni quotidiane. Prenditi un momento per considerare quanti documenti e quanto contenuto gestisci regolarmente e quanto siano accessibili questi contenuti. Ecco perché un sistema di gestione documentale, o software di gestione documentale, è così importante per la tua azienda.

Questo diventa ancora più essenziale se consideri tutti i contenuti dei blog, i post sui social media, i silos di contenuti e le ricerche SEO che probabilmente accumuli, oltre ai registri dei dipendenti, immagini, documenti finanziari, processi di workflow e molto altro. Un content manager è essenziale per aiutarti a scegliere il documento giusto.

Questa è solo la punta dell'iceberg di ciò che potresti avere, ma il fatto rimane: essere organizzati è fondamentale. Ecco perché nella guida di oggi alla gestione documentale esploreremo come puoi scegliere il miglior sistema di gestione documentale per te.

Raffinare la tua lista

Cerca "document management system" su Google e otterrai moltissimi risultati, quindi la prima cosa che vorrai fare è scorrere i risultati e creare un elenco delle migliori applicazioni che si adattano al tuo spazio di archiviazione, tipo di connessione internet e processi aziendali.

Dopo aver creato questo elenco, dovrai concentrarti sui dettagli dei fornitori e degli sviluppatori. Fatti domande come: da quanto tempo i fornitori sviluppano questa applicazione? E quanto è ben supportato il software fino ad oggi?

"Se il supporto dell'app è molto recente e il programma è attivo da diversi anni, saprai subito che si tratta di un'app affidabile. Assicurati anche di controllare le recensioni dei clienti per selezionare i migliori tra i migliori" afferma Natalie Dobrik, giornalista di tecnologia digitale per Writinity e Last Minute Writing.

Dopo aver seguito questi passaggi, dovresti avere un elenco dei migliori software di gestione documentale e content manager pronto per la valutazione.

Supporto ai formati di file

I sistemi di gestione documentale devono essere in grado di supportare i file e i formati con cui lavora la tua azienda. Ricorda che i formati possono cambiare costantemente e ciò che è rilevante e popolare oggi potrebbe non esserlo tra qualche anno.

Tenendo conto di ciò, dovrai cercare un DMS che utilizzi un formato di file aperto e compatibile, come il TIFF, rinomato a livello mondiale per essere un formato di archivio digitale ottimizzato e altamente compatibile.

Anche se la maggior parte dei tuoi contenuti è moderna e ampiamente supportata come i documenti Microsoft Office, anche i contenuti più vecchi saranno leggibili se disponibili in formato TIFF o in formato di testo ASCII.

I diversi tipi di software di gestione documentale

Poiché viviamo in un’epoca moderna e il software di gestione documentale esiste da tempo, è importante notare che ci sono diverse varianti che ti consentono di individuare esattamente il tipo che funziona meglio per te e la tua azienda.

Software di gestione documentale basato su cloud

Come suggerisce il titolo, le informazioni e i documenti che archivi sono conservati su Internet. È ottimo se non hai molto spazio di archiviazione sui tuoi server o computer o se desideri accedere ai tuoi documenti da qualsiasi parte del mondo. Tuttavia, richiede una connessione Internet stabile e continua.

Software di gestione documentale basato sul web

Simile al precedente, il software web-based tende a essere altamente compatibile con applicazioni popolari come la suite Microsoft Office. È accessibile tramite il browser e permette di accedere ai documenti da ovunque.

Molti di questi software sono open-source, quindi possono essere personalizzati per soddisfare le tue esigenze e i tuoi processi aziendali.

Software di gestione documentale basato su server

Se desideri un sistema che puoi eseguire direttamente nei tuoi locali aziendali, questa è l’opzione migliore. È ideale per mantenere la sicurezza dei documenti e dei contenuti senza dipendere da Internet. Questi sistemi sono generalmente più rapidi nel caricamento dei contenuti ma richiedono lo stesso spazio di archiviazione degli altri.

Controlla il tuo budget

Naturalmente, come azienda devi assicurarti che il software scelto rientri nel tuo budget. È importante verificare i costi a lungo termine e se puoi trovare piani mensili o annuali che soddisfino le tue esigenze.

"È fondamentale capire quanto tempo e denaro un buon sistema di gestione documentale può farti risparmiare e quanto possa essere un vero investimento per il futuro della tua azienda" afferma Hayley Glass, scrittrice aziendale per Lucky Assignments e Gum Essays.

Il risparmio maggiore è il tempo e la possibilità per le persone all’interno della tua azienda di accedere rapidamente ai documenti necessari, aumentando la produttività.

Scegli un sistema di gestione documentale che soddisfi tutte le tue esigenze: forza della connessione Internet, budget, dimensioni dell’azienda e tipi di documenti supportati (come i documenti della suite Microsoft Office o formati più rari). Assicurati che il sistema scelto sia compatibile con il tuo spazio di archiviazione esistente e con i canali social che utilizzi.

Un buon software di gestione documentale migliorerà l’efficienza dei tuoi processi di lavoro e aumenterà i profitti per molti anni a venire.

Sull'autrice: Ashley Halsey è una scrittrice professionista per Luckyassignments.com e Gumessays.com e aiuta le aziende a sfruttare al meglio la tecnologia. Madre di due bambini, ama viaggiare, sperimentare nuovi gadget e partecipare a corsi innovativi di formazione aziendale.