Come sincronizzare i documenti tra OpenKM e SharePoint

Come sincronizzare i documenti tra OpenKM e SharePoint

Scritto da Ana Canteli il 1º ottobre 2024

In questo articolo, ti mostreremo come funziona l'integrazione tra OpenKM e Microsoft SharePoint per gestire e sincronizzare documenti in modo efficiente. Questo processo è ideale per chi desidera utilizzare entrambe le piattaforme per sfruttarne i punti di forza, come la gestione documentale e la collaborazione tra team. Con questa integrazione, potrai trasferire, modificare e controllare i documenti su entrambi i sistemi, ottimizzando il flusso di lavoro e liberando spazio nella memoria locale o nel cloud. Vediamo come funziona!

Introduzione a OpenKM e SharePoint

Cos'è OpenKM?
OpenKM è un sistema open source per la gestione documentale progettato per aiutare le aziende a gestire in modo efficiente i propri file digitali. Questo tipo di software consente di archiviare, organizzare, cercare e gestire grandi volumi di documenti, offrendo funzionalità avanzate come il controllo di versione, l'audit delle modifiche, l'automazione dei processi, i flussi di lavoro e i metadati. OpenKM è flessibile e personalizzabile in base alle esigenze specifiche di ogni organizzazione.

Cos'è Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint, invece, è una piattaforma di collaborazione che consente alle aziende di creare siti intranet, librerie documentali SharePoint e spazi collaborativi dove i dipendenti possono condividere informazioni e file in tempo reale.

Differenze e somiglianze
Entrambi i sistemi sono potenti strumenti per la gestione documentale, ma presentano alcune differenze chiave:

• OpenKM è open source, quindi offre maggiore flessibilità e personalizzazione.

• SharePoint è integrato nell’ecosistema Microsoft 365, ideale per le aziende che già utilizzano la suite Office.

• Entrambi offrono controllo di versione e audit; SharePoint eccelle nella collaborazione, mentre OpenKM si distingue per le funzionalità avanzate di classificazione e gestione documentale.

Vantaggi dell'integrazione tra OpenKM e SharePoint

Perché integrare queste due piattaforme? Combinando OpenKM e SharePoint, le aziende possono sfruttare il meglio di entrambi:

• Migliore collaborazione: SharePoint favorisce il lavoro di squadra, mentre OpenKM assicura un’archiviazione efficiente e ben organizzata dei file.

• Controllo di versione e audit: L’integrazione garantisce che ogni modifica venga tracciata in entrambi i sistemi.

• Automazione: Il trasferimento automatico dei file riduce il lavoro manuale e gli errori.

• Sicurezza: Entrambe le piattaforme offrono sistemi avanzati di controllo degli accessi e audit.

Come sincronizzare i documenti tra OpenKM e SharePoint

Ecco un esempio pratico per illustrare il processo:

1. Preparazione dei sistemi
In OpenKM, abbiamo un sistema documentale configurato per ricevere documenti. In SharePoint, creiamo un sito chiamato "OpenKM" con una libreria documentale dedicata.

2. Caricamento del documento su OpenKM
Carichiamo un documento Word su OpenKM per procedere alla sincronizzazione.

3. Trasferimento del documento su SharePoint

• Aggiungiamo un gruppo di metadati al documento in OpenKM.
• Il documento viene automaticamente caricato su SharePoint Online.
• Riceviamo un ID e un link diretto per accedere al documento in SharePoint.

4. Verifica in SharePoint
Accediamo alla libreria di SharePoint per verificare l’avvenuto caricamento. Il documento è pronto per essere aperto e modificato.

5. Modifica e controllo di versione

• Modifichiamo il documento da SharePoint.
• In OpenKM, il file appare bloccato finché non si completa la modifica.
• Modifichiamo i metadati in OpenKM per sbloccare il file e aggiornarlo con la nuova versione.

6. Notifica e gestione in OpenKM
OpenKM notifica che il documento è stato modificato. Se configurato, il sistema può anche eliminare automaticamente il file da SharePoint dopo la sincronizzazione. Gli utenti possono poi scaricare il file aggiornato o modificarlo direttamente tramite l’editor online di OpenKM o Live Edit.

Conclusione

L’integrazione tra OpenKM e SharePoint rappresenta una soluzione potente per la gestione documentale e la collaborazione aziendale. Unendo i punti di forza di entrambi i sistemi, le aziende migliorano la produttività, il controllo delle versioni e l’efficienza dei flussi di lavoro.

Per le organizzazioni che desiderano ottimizzare la gestione dei file, la combinazione di OpenKM e SharePoint Online è un’opzione eccellente.

Per ulteriori informazioni su questa integrazione o su come scegliere il software di gestione documentale più adatto, contattaci. Sul nostro sito puoi trovare ulteriori dettagli e un video esplicativo sull'integrazione.