Scritto da Ana Canteli il 21 maggio 2021
La conservazione digitale è un concetto non meno importante perché passa inosservato o addirittura ignorato. Dovrebbe essere parte della gestione documentale di qualsiasi organizzazione. Non sorprende che la conservazione di documenti relativi ad azioni, accordi, transazioni o processi decisionali sia essenziale per garantire la responsabilità nei confronti delle parti interessate. Inoltre, data l'ampiezza della creazione e dell'uso di materiale digitale, è comune trovare questo tipo di contenuto come prova in procedimenti legali o audit.
La conservazione e la conservazione del patrimonio culturale è un insieme di misure, tecniche, processi e risorse per garantire la permanenza delle informazioni digitali. Può essere utilizzato mantenendo le sue caratteristiche fondamentali come integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e funzionalità, indipendentemente da cambiamenti tecnologici o altre cause che possono alterare le informazioni in esse contenute.
La capacità di creare e registrare informazioni è aumentata in modo esponenziale; quasi alla stessa velocità, la durata dei media è diminuita.
Lo scopo dell'archiviazione digitale è garantire la conservazione e l'uso delle informazioni a lungo termine, motivo per cui è così importante affrontarle, non isolatamente ma nel loro insieme, tenendo conto di tutti i compiti che la compongono. Sarebbe di scarsa utilità conservare un file se non può essere utilizzato in seguito. A differenza della conservazione dei documenti fisici, la conservazione digitale prevale sulla protezione delle informazioni sul supporto. Garantire la conservazione a lungo termine è più una sfida che mantenere intatta la stringa di bit.
Il fatto che il materiale digitale sia privo di supporto fisico, insieme alla dipendenza dalla tecnologia per accedervi e decodificarlo, significa che i dati che compongono i diversi fattori possono alterarlo:
Per evitare tutti questi problemi, si consiglia vivamente di creare e attuare un piano di conservazione nell'organizzazione.
È il programma di conservazione di una collezione di oggetti digitali in cui sono definiti i seguenti aspetti:
Quando si affronta un piano di conservazione, è necessario prendere in considerazione una moltitudine di fattori. Tra questi, le caratteristiche dell'ambiente di manutenzione sono fondamentali poiché definiranno la strategia di archiviazione digitale più adatta. Il responsabile della squadra in ordine al piano di conservazione deve conoscere i seguenti aspetti:
L'obiettivo è l'accentramento di tutta la documentazione dell'ente nell'esatta ubicazione per facilitare l'esecuzione e l'applicazione delle misure; poiché alternative come l'archiviazione sui dischi rigidi del computer presentano alcuni svantaggi:
OpenKM offre un sistema di gestione dei documenti software gratuito, che consente di gestire l'intero ciclo di vita delle risorse digitali, inclusa la politica di conservazione digitale che l'organizzazione desidera implementare. Il software è disponibile in una versione locale, installata sul server dell'entità. È possibile installarlo anche in versione ibrida o in modalità Cloud.
Nel caso in cui l'organizzazione sia interessata al cloud storage, si consiglia di effettuare le seguenti valutazioni:
Con OpenKM Cloud, l'organizzazione può adattare le dimensioni del cloud alle proprie esigenze nel tempo. Questa modalità include supporto tecnico, manutenzione dell'hosting e backup incrementali. OpenKM, sia nelle versioni server che cloud, il client mantiene la proprietà delle proprie informazioni in ogni momento. Il sistema include funzionalità di esportazione complete, non solo il repository iniziale, ma tutto il lavoro svolto sul sistema.
Per quanto riguarda il controllo dei file digitali in e delle e-mail, l'organizzazione dovrebbe incorporarli nell'archivio documenti, trasferendoli in formato PDF o XML. A tal proposito, il software di gestione documentale di OpenKM include un modulo di archivio di posta elettronica che li indicizza, facilitandone la ricerca in base a più criteri, applicabili contemporaneamente: intervallo di date, autore, destinatario, se contiene o meno allegati, il percorso all'interno del sistema, eccetera.
Un aspetto fondamentale dell'implementazione di un sistema di gestione dei documenti è determinare quali standard e formati vengono utilizzati. L'uso coerente di misure adeguate è essenziale in quanto forniscono un punto di riferimento per sviluppare il progetto di gestione del patrimonio digitale con garanzie di autenticità e affidabilità. Questi contengono istruzioni per garantire che il sistema dell'organizzazione svolga le sue funzioni in modo affidabile ed efficace.
Per far fronte alle tecnologie in rapida evoluzione e alla pressante necessità di interoperabilità tra i sistemi, l'adozione di standard e formati è essenziale. L'interoperabilità si basa su quegli standard che stabiliscono le caratteristiche richieste dal sistema di gestione documentale affinché diversi programmi possano lavorare insieme o interagire scambiandosi informazioni.
Questa esigenza ha portato allo sviluppo di standard e formati, che mirano a guidare i problemi tecnici che sorgono quando un'organizzazione prende in considerazione l'implementazione di un piano di conservazione dei contenuti digitali. Qui elenchiamo i più importanti
Il software di gestione documentale OpenKM è predisposto per soddisfare tutti i requisiti degli standard che meglio si adattano agli obiettivi dell'azienda.
Per facilitare la conservazione, l'esportazione e la migrazione a lungo termine, si raccomandano standard universali o aperti. Questi formati garantiscono una maggiore efficienza nell'esecuzione dei processi e dei controlli di gestione documentale e un più elevato livello di interoperabilità tra i sistemi.
Negli ambienti elettronici, il formato PDF/A è diventato ampiamente utilizzato come standard per i file digitali da conservare per lunghi periodi. Questo formato viene utilizzato per presentare documenti elettronici, preservandone l'aspetto visivo, indipendentemente dalle applicazioni utilizzate per creare, archiviare o rappresentare file informatici.
Un documento creato in formato PDF/A è un documento:
Pertanto, un file PDF può essere generato da altri formati elettronici o digitalizzando documenti, ma mantiene una struttura logica e consente la conservazione dei metadati.
Con il formato PDF/A non servono le applicazioni normalmente richieste per aprire e visualizzare documenti elettronici; questo ci permette di evitare l'obsolescenza del software e di consentire ricerche per contenuto testuale. Supporta anche l'incorporamento di firme elettroniche sul documento. Tutto questo rende il PDF/A il formato ideale per mantenere inalterati i documenti a lungo termine.
Il software di gestione dei documenti OpenKM include un convertitore PDF e una serie di strumenti PDF che consentono agli utenti di lavorare in modo efficiente con questo tipo di contenuto. Oltre a visualizzare il documento, è possibile dividere, ruotare ed estrarre pagine o addirittura eliminarle quando necessario.
Orario d'ufficio:
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