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Conservazione digitale

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 21 maggio 2021

La conservazione digitale è un concetto non meno importante perché passa inosservato o addirittura ignorato. Dovrebbe essere parte della gestione documentale di qualsiasi organizzazione. Non sorprende che la conservazione di documenti relativi ad azioni, accordi, transazioni o processi decisionali sia essenziale per garantire la responsabilità nei confronti delle parti interessate. Inoltre, data l'ampiezza della creazione e dell'uso di materiale digitale, è comune trovare questo tipo di contenuto come prova in procedimenti legali o audit.

 La conservazione e la conservazione del patrimonio culturale è un insieme di misure, tecniche, processi e risorse per garantire la permanenza delle informazioni digitali. Può essere utilizzato mantenendo le sue caratteristiche fondamentali come integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e funzionalità, indipendentemente da cambiamenti tecnologici o altre cause che possono alterare le informazioni in esse contenute.

La capacità di creare e registrare informazioni è aumentata in modo esponenziale; quasi alla stessa velocità, la durata dei media è diminuita.

Lo scopo dell'archiviazione digitale è garantire la conservazione e l'uso delle informazioni a lungo termine, motivo per cui è così importante affrontarle, non isolatamente ma nel loro insieme, tenendo conto di tutti i compiti che la compongono. Sarebbe di scarsa utilità conservare un file se non può essere utilizzato in seguito. A differenza della conservazione dei documenti fisici, la conservazione digitale prevale sulla protezione delle informazioni sul supporto. Garantire la conservazione a lungo termine è più una sfida che mantenere intatta la stringa di bit.

Quali problemi risolve la conservazione digitale?

Il fatto che il materiale digitale sia privo di supporto fisico, insieme alla dipendenza dalla tecnologia per accedervi e decodificarlo, significa che i dati che compongono i diversi fattori possono alterarlo:

  • Obsolescenza tecnologica:  l'archiviazione digitale garantisce, attraverso diverse strategie, che le informazioni digitali non siano intrappolate in formati che diventano inaccessibili a causa della scomparsa nel mercato di tutte o alcune delle componenti informatiche (software e hardware) del suo ambiente.
  • Deterioramento del supporto:  Nel tempo, gli elementi materiali in cui sono state registrate le informazioni invecchiano, perdendo le caratteristiche che garantivano l'uso e l'accesso al contenuto. Anche altri fattori, come la temperatura e l'umidità, devono essere considerati quando si garantisce la conservazione a lungo termine delle risorse digitali.
  • Sicurezza:  una moltitudine di fattori può minacciare le condizioni di sicurezza delle informazioni, ma per quanto riguarda la conservazione del materiale digitale, teniamo conto soprattutto dell'impatto di errori umani, come la mancanza di controllo della versione; Tentativi deliberati di alterare o cancellare le informazioni o guasti nei sistemi necessari per accedere o utilizzare i dati
  • Perdita di informazioni:  motivata anche da una moltitudine di ragioni. Dall'applicazione di politiche di cifratura arbitrarie, dall'impossibilità di gestire le autorizzazioni legali, dagli errori nella corretta gestione dei documenti - errata identificazione, descrizione parziale del materiale digitale - alla mancanza di risorse sotto forma di tempo o conoscenza, attraverso l'applicazione incompleta della conservazione dei contenuti digitali .

Per evitare tutti questi problemi, si consiglia vivamente di creare e attuare un piano di conservazione nell'organizzazione.

Che cos'è un piano di conservazione digitale?

È il programma di conservazione di una collezione di oggetti digitali in cui sono definiti i seguenti aspetti:

  • Politiche di conservazione:  ovviamente non tutto può essere preservato, quindi bisognerà definire i criteri che qualificano i contenuti digitali come oggetto di conservazione. Di solito vengono considerati tutti i file che corrono il rischio di obsolescenza tecnologica.
  • Il contesto  consente l'interpretazione e la comprensione delle informazioni digitali a lungo termine. Gli utenti avranno così a disposizione dettagliate informazioni sugli strumenti tecnologici per riprodurre le informazioni che intendono consultare.
  • La strategia di conservazione:  ce ne sono diverse. I più importanti sono: l'uso di metadati descrittivi e di conservazione. Questa strategia aggiunge proprietà di gruppo ai file che forniscono informazioni esplicative, che aiutano nel recupero degli oggetti; e informazioni sulla conservazione che indicano le modalità di accesso ai dati. E migrazione. È la strategia più utilizzata. Significa convertire le risorse digitali in nuovi formati per non perdere le informazioni che contengono.
  • Le funzioni e le responsabilità del piano di conservazione e il suo seguito:  l'ideale per articolare il piano di conservazione è avvalersi della collaborazione del consiglio di amministrazione che collegherà risorse finanziarie e umane all'ideazione, attuazione e mantenimento del progetto entro l'azienda.
  • Piani di conservazione:  determinano i requisiti legali, normativi e aziendali per la conservazione dei documenti. Il sistema di gestione dei documenti OpenKM fornisce un  piano di file  che aiuta a soddisfare questo requisito.

Come fare un piano di conservazione?

 Quando si affronta un piano di conservazione, è necessario prendere in considerazione una moltitudine di fattori. Tra questi, le caratteristiche dell'ambiente di manutenzione sono fondamentali poiché definiranno la strategia di archiviazione digitale più adatta. Il responsabile della squadra in ordine al piano di conservazione deve conoscere i seguenti aspetti:

  • Se l'organizzazione ha i suoi server di documenti e dati e come sono.
  • Usano il cloud storage?
  • Come viene gestito il flusso di documenti di posta elettronica.
  • L'azienda consente di archiviare i contenuti sui dischi rigidi del pc.

L'obiettivo è l'accentramento di tutta la documentazione dell'ente nell'esatta ubicazione per facilitare l'esecuzione e l'applicazione delle misure; poiché alternative come l'archiviazione sui dischi rigidi del computer presentano alcuni svantaggi:

  • problemi di accesso ai documenti;  poiché questi diventano accessibili quando l'utente crea cartelle condivise in cui sono depositati i file, può mettere in discussione la loro autenticità.
  • La duplicazione dei documenti  da parte di ciascun utente e la mancanza di controllo della versione influiscono sull'affidabilità poiché non sono centralizzati.

OpenKM offre un sistema di gestione dei documenti software gratuito, che consente di gestire l'intero ciclo di vita delle risorse digitali, inclusa la politica di conservazione digitale che l'organizzazione desidera implementare. Il software è disponibile in una versione locale, installata sul server dell'entità. È possibile installarlo anche in versione ibrida o in modalità Cloud.

Nel caso in cui l'organizzazione sia interessata al cloud storage, si consiglia di effettuare le seguenti valutazioni:

  • Tenere conto, se possibile, di questo tipo di archiviazione nella progettazione dei protocolli di manutenzione e conservazione digitale.
  • Stabilisci scadenze di manutenzione per le risorse cloud.
  • Conoscere lo spazio contratto e le possibilità di aumentarlo.
  • Politiche di backup.
  • Caratteristiche del processo di slegatura.

Con OpenKM Cloud, l'organizzazione può adattare le dimensioni del cloud alle proprie esigenze nel tempo. Questa modalità include supporto tecnico, manutenzione dell'hosting e backup incrementali. OpenKM, sia nelle versioni server che cloud, il client mantiene la proprietà delle proprie informazioni in ogni momento. Il sistema include funzionalità di esportazione complete, non solo il repository iniziale, ma tutto il lavoro svolto sul sistema.

Per quanto riguarda il controllo dei file digitali in e delle e-mail, l'organizzazione dovrebbe incorporarli nell'archivio documenti, trasferendoli in formato PDF o XML. A tal proposito, il software di gestione documentale di OpenKM include un modulo di archivio di posta elettronica che li indicizza, facilitandone la ricerca in base a più criteri, applicabili contemporaneamente: intervallo di date, autore, destinatario, se contiene o meno allegati, il percorso all'interno del sistema, eccetera.

Standard per un piano di conservazione digitale

Un aspetto fondamentale dell'implementazione di un sistema di gestione dei documenti è determinare quali standard e formati vengono utilizzati. L'uso coerente di misure adeguate è essenziale in quanto forniscono un punto di riferimento per sviluppare il progetto di gestione del patrimonio digitale con garanzie di autenticità e affidabilità. Questi contengono istruzioni per garantire che il sistema dell'organizzazione svolga le sue funzioni in modo affidabile ed efficace.

Per far fronte alle tecnologie in rapida evoluzione e alla pressante necessità di interoperabilità tra i sistemi, l'adozione di standard e formati è essenziale. L'interoperabilità si basa su quegli standard che stabiliscono le caratteristiche richieste dal sistema di gestione documentale affinché diversi programmi possano lavorare insieme o interagire scambiandosi informazioni.

Questa esigenza ha portato allo sviluppo di standard e formati, che mirano a guidare i problemi tecnici che sorgono quando un'organizzazione prende in considerazione l'implementazione di un piano di conservazione dei contenuti digitali. Qui elenchiamo i più importanti

  • MoReq2010 (Requisiti modulari per i sistemi di registrazione):  l'obiettivo di questo standard è fornire un insieme completo di requisiti per applicazioni di gestione dei documenti digitali, adattabili a varie attività, settori e tipi di organizzazione. Cerca di definire un insieme standard di servizi essenziali per diverse applicazioni di gestione dei documenti con una prospettiva modulare. Stabilisce un modello informativo che include tipi di entità (informazioni su gruppi documentari, eventi, ruoli, utenti, ecc.), strutture di dati, metadati di conservazione del sistema e definizione di funzionalità.
  • Lo standard DoD 5015.02-STD (criteri di progettazione standard per applicazioni software per la gestione dei record elettronici):  stabilisce i requisiti funzionali di base per la classificazione di sicurezza, il controllo degli accessi e altri processi. Identifica inoltre le caratteristiche desiderabili per un'applicazione di gestione dei documenti. Include anche gli elementi essenziali per garantire l'interoperabilità tra le applicazioni di gestione dei documenti digitali.
  • Lo standard ISO 16175-2: (Linee guida funzionali, principi e requisiti funzionali per documenti in ambienti di ufficio elettronici. o sistemi che gestiscono documenti elettronici). Stabilisce una serie di requisiti applicativi per i sistemi che contengono file digitali, comunemente noti come sistemi di gestione dei record elettronici (ERMS) o sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECMS). Questi requisiti si applicano ai documenti creati utilizzando e-mail, elaboratori di testi, fogli di calcolo o applicazioni di scansione (documenti di testo e immagini fisse o in movimento) gestiti tramite questi tipi di sistemi.
  • Servizi di interoperabilità per la gestione dei contenuti (CMIS):  definisce un modello concettuale e le associazioni dei servizi Web utilizzati dalle applicazioni per lavorare con uno o più CMS. L'interfaccia CMIS funziona come un livello di servizio che facilita lo scambio di informazioni tra le applicazioni dell'organizzazione e gli archivi di documenti, quindi si propone di definire capacità e servizi generici per migliorare l'interoperabilità tra uno storage e un'altra applicazione e un repository.

Il software di gestione documentale OpenKM è predisposto per soddisfare tutti i requisiti degli standard che meglio si adattano agli obiettivi dell'azienda.

Formati documentari per un piano di conservazione digitale

Per facilitare la conservazione, l'esportazione e la migrazione a lungo termine, si raccomandano standard universali o aperti. Questi formati garantiscono una maggiore efficienza nell'esecuzione dei processi e dei controlli di gestione documentale e un più elevato livello di interoperabilità tra i sistemi.

Negli ambienti elettronici, il formato PDF/A è diventato ampiamente utilizzato come standard per i file digitali da conservare per lunghi periodi. Questo formato viene utilizzato per presentare documenti elettronici, preservandone l'aspetto visivo, indipendentemente dalle applicazioni utilizzate per creare, archiviare o rappresentare file informatici.

Un documento creato in formato PDF/A è un documento:

  • autonomo: contiene tutti gli elementi necessari alla sua rappresentazione,
  • autodocumentante: contiene la tua descrizione
  • indipendente dal dispositivo.

Pertanto, un file PDF può essere generato da altri formati elettronici o digitalizzando documenti, ma mantiene una struttura logica e consente la conservazione dei metadati.

Con il formato PDF/A non servono le applicazioni normalmente richieste per aprire e visualizzare documenti elettronici; questo ci permette di evitare l'obsolescenza del software e di consentire ricerche per contenuto testuale. Supporta anche l'incorporamento di firme elettroniche sul documento. Tutto questo rende il PDF/A il formato ideale per mantenere inalterati i documenti a lungo termine.

Il software di gestione dei documenti OpenKM include un convertitore PDF e una serie di strumenti PDF che consentono agli utenti di lavorare in modo efficiente con questo tipo di contenuto. Oltre a visualizzare il documento, è possibile dividere, ruotare ed estrarre pagine o addirittura eliminarle quando necessario.

 

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