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Cos'è la gestione della conoscenza

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli  il 15 febraio 2019

La gestione della conoscenza ha molte definizioni, quasi altrettanti esperti che hanno discusso la questione o le persone che l'hanno affrontata.

Sembra che ci sia una definizione unica e valida per tutti, perché anche se sembra un concetto che è stato intorno per sempre, in realtà nel mondo degli affari e nel contesto delle organizzazioni è relativamente nuovo.

Le prime definizioni del settore sono emerse nel campo della consulenza nel fine degli anni '80, dopo l'avvento dei progressi tecnologici come Internet - la sua applicazione in ambienti chiusi come Intranet - la creazione di basi di dati relazionali o extranet . Queste aziende hanno capito che con questi nuovi strumenti era possibile trasmettere le informazioni in modo più efficace in ambienti sempre più complessi; poiché le grandi società, in cui l'informazione era dispersa, erano confinate in silos o persino facilmente perse. Come possiamo immaginare, un nuovo prodotto che offre vantaggi competitivi merita un nuovo nome; da qui il termine gestione della conoscenza organizzativa, che significa la creazione di un sistema che consente e promuove la creazione e la replica di informazioni di alto valore, significative e accessibili in tutta l'azienda.

Cos'è la conoscenza?

Per capire cosa è la gestione della conoscenza organizzativa, è necessario essere chiari che cosa significa sapere nelle aziende per noi.

Per cominciare, è meglio analizzare le componenti del concetto all'interno della teoria della conoscenza. Le conoscenze per esistere hanno bisogno di informazioni e le informazioni si basano sui dati . Un dato è l'unità minima di informazioni su fatti o elementi concreti, suscettibili di studio o analisi. Una successione di dati forma informazioni, che è un'interpretazione dei dati, soggetta alle condizioni in cui si verifica e al tempo a cui si riferisce. Le informazioni sono create dalla relazione dei dati tra loro, dal significato loro assegnato e dai modelli di riferimento.

Così, si può considerare la conoscenza come l'applicare le informazioni attraverso l'esperienza assimilata, integrato in un contesto più ampio, assieme alle competenze o abilità interpersonali.

Nel campo degli affari, la gestione delle conoscenze organizzative cerca di trasferire le conoscenze e le esperienze dei dipendenti , in modo che possano essere utilizzate come risorse disponibili, all'interno dell'organizzazione, per ottenere vantaggi competitivi. Da questo punto di vista, le risorse umane diventano la risorsa principale.

In effetti, nella società post-industriale in cui viviamo, la maggior parte della forza lavoro di una società interagisce con la gestione delle informazioni. Quindi possiamo dire che nella società dell'informazione, la competitività delle imprese si basa sulla capacità di creare l'ambiente giusto in cui condividere informazioni, esperienze e conoscenze esistenti, individualmente e collettivamente. Non dimenticare che sì, che le informazioni, le conoscenze o le competenze non risiedono esclusivamente all'interno dell'organizzazione, ma che possono essere o essere create all'esterno. Ed è che la maggioranza identifica la gestione della conoscenza come un nuovo metodo di gestione aziendale, associato alla gestione della conoscenza interna dell'organizzazione (business intelligence). E questa è una vera affermazione, ma anche limitata. È necessario tenere conto del fatto che le conoscenze esterne all'azienda sono molto più grandi di quelle in essa contenute e che l'utilizzo e la gestione delle conoscenze esterne devono essere affrontati in una determinata fase del processo di gestione.

Cos'è la gestione della conoscenza?

Avevamo iniziato dicendo che non esiste ancora una definizione universalmente accettata del concetto di gestione della conoscenza. Ma sì, ciascuna delle definizioni più accettate contiene elementi comuni.

Gestione della conoscenza - gestione della conoscenza - è un processo sistematico di ricerca, identificazione, organizzazione, filtraggio e presentazione di informazioni ai membri dell'organizzazione, con l'obiettivo di migliorare in uno scopo specifico.

Possiamo anche comprendere la gestione della conoscenza come trattamento delle informazioni dalla sua creazione per catturarle e inviarle, dove è necessario per il loro uso, sviluppo, valutazione e assimilazione.

I pilastri fondamentali su cui si basa un sistema di gestione della conoscenza - gestione della conoscenza - sono:

  • le persone
  • l'informazione
  • l'insieme di programmi in cui sono archiviate queste informazioni

Gli elementi che compongono questo ecosistema possono essere classificati in conoscenza tangibile e intangibile ; conoscenza esplicita e conoscenza tacita.

L'elemento immateriale più importante è il capitale intellettuale, composto da :

  • Capitale umano: l'insieme delle conoscenze individuali che fanno parte del personale dell'organizzazione e che possono produrre valore per l'entità.
  • Capitale strutturale: questa è la conoscenza che l'azienda riesce a spiegare, sistematizzare e interiorizzare: dall'organigramma, attraverso la suite software o la cultura aziendale.
  • Capitale relazionale: i collegamenti che l'organizzazione è riuscita a stabilire con clienti, fornitori, istituzioni pubbliche e gruppi di interesse e il valore che queste relazioni apportano.

Gli elementi tangibili sono quelli che possono essere misurati, toccati, manipolati o sentiti. Non è necessario che un elemento soddisfi tutte queste caratteristiche per essere tangibile, specialmente nel soggetto che ci riguarda. La conoscenza tangibile è quell'informazione, catturata nell'organizzazione che fa parte di un processo, un database o semplicemente una lista. Si tratta di informazioni che possono essere utilizzate quando necessario e che non devono essere ricreate. La conoscenza tangibile è anche conoscenza esplicita, poiché può essere articolata, codificata, memorizzata in un mezzo e trasmessa immediatamente.

Infine, la conoscenza tacita è l'informazione che è difficile o impossibile comunicare verbalmente o visivamente, sistematicamente o usando mezzi tradizionali. Sono le idee, le esperienze, i costumi, i valori, la storia o le convinzioni esistenti che sono condivisi tra i partecipanti al contesto aziendale.

Elementi di un buon sistema di gestione della conoscenza

In generale, esiste un equivoco che presume che l'implementazione di un sistema di gestione della conoscenza sia risolta con l'acquisizione di un programma per computer. E questo è falso. La suite software aiuta, ma non è la cosa più importante. L'intera organizzazione è coinvolta nella costruzione di un sistema di gestione della conoscenza.

Analisi e audit

Se vogliamo implementare un sistema di gestione della conoscenza è fondamentale comprendere l'organizzazione. Non puoi raggiungere un'azienda e dire "stiamo implementando questo processo di gestione della conoscenza, e questo va così, qua e là, perché la cosa più probabile è che il progetto vada sprecato". Quello che dobbiamo fare prima è osservare , guarda cosa succede in azienda, come si relaziona con il suo ambiente, osserva quali sono i flussi di conoscenza e da questa osservazione e interpretazione, facilita le cose all'organizzazione.

Infatti, la gestione della conoscenza potrebbe essere sintetizzata nelle informazioni binomiali + gestione delle risorse umane.

Gestione delle risorse umane

Nel contesto della gestione della conoscenza, la gestione delle risorse umane significa lo sviluppo di strategie di gestione partecipativa, in cui viene stimolato l'impegno e la motivazione dei dipendenti, in modo che la corresponsabilità dei lavoratori sia naturalmente stimolata. L'ambiente creato, insieme alle tecnologie dell'informazione, crea condizioni favorevoli per il progresso della cultura aziendale verso un nuovo orizzonte, in cui la conoscenza generata, condivisa e mantenuta all'interno dell'azienda diventa produttività; più prospettive umane e migliori processi organizzativi. Perché i dipendenti che lavorano in aziende che hanno a cuore la gestione della conoscenza, riescono a lavorare molto meglio al crescere con l'azienda.

L'obiettivo della gestione della conoscenza non è solo sui risultati e sulla crescita finanziaria, ma sui risultati e sulla crescita personale. Sono strategie di gestione complementari che generano benefici per l'azienda, nel suo complesso.

Innovazione permanente

Sebbene la conoscenza sia uno dei pochi beni che vengono rivalutati nel tempo, dobbiamo anche tenere a mente che il ciclo di vita si sta facendo sempre più breve. I prodotti e i servizi sono sempre più sofisticati e implicitamente hanno una conoscenza preziosa in termini di qualità e quantità, ma devono evolversi nel tempo. Ecco perché le organizzazioni che sfruttano le conoscenze accumulate - frutto di esperienza, formazione, talento umano, tra le altre risorse - quando innovano o affrontano la soluzione dei problemi, diventeranno i leader del mercato. Un'organizzazione che impara (dai suoi risultati e anche dai suoi errori) è un'organizzazione esperta nel creare e acquisire conoscenze per modificare il suo comportamento come riflesso di nuove conoscenze, interpretazioni e condizioni.

Migliori pratiche e lezioni apprese

Per i dipendenti, l'implementazione di un nuovo sistema di gestione della conoscenza può comportare un improvviso cambiamento nel trattamento delle informazioni. Possono vederlo come una minaccia privandoli del loro valore strategico, perché quando la società dispone del suo know-how, non dipenderà da loro nel caso in cui non lo siano. E 'a questo punto in cui il gestore della conoscenza deve sentirsi ed essere sostenuta dalla direttiva, in quanto Egli deve sviluppare una serie di azioni che forniscono la sicurezza e gli incentivi ai propri dipendenti, che vedono un aumento e non ridotto le loro possibilità e aumentare il loro impegno. Pertanto, la conoscenza sarà incorporata nei prodotti e nei servizi, i dipendenti vogliono sapere di più su ciò che l'organizzazione è interessata e che sfrutta meglio la conoscenza dei propri dipendenti. Il leader del progetto dovrebbe concentrare i suoi sforzi sullo sfruttamento delle capacità manageriali, sulla base di cambiamenti e valori. Fare in modo che i destinatari dei cambiamenti si sentano parte del processo di trasformazione è essenziale per garantire l'accettazione. Quando possibile, i manager dovrebbero consultare la propria squadra per la propria opinione; capire quali pratiche devono essere migliorate e come farlo per ottimizzare esperienze e processi organizzativi.

Le organizzazioni sono fatte di persone, spazi fisici, i processi, gli strumenti e la cultura dell'organizzazione (pensieri, convinzioni e le sfide). La gestione della conoscenza cerca di lavorare tutti questi aspetti contemporaneamente.

Come OpenKM porta alla gestione della conoscenza

Il sistema di gestione documentale OpenKM consente la creazione e il mantenimento del capitale intellettuale dell'azienda; ciò che viene creato in azienda, rimane all'interno dell'organizzazione a beneficio dell'entità. D'altra parte, le conoscenze acquisite devono essere archiviate, in modo che possano essere riutilizzate e organizzate e strutturate nel modo più conveniente.

Inoltre, è molto importante abbattere le barriere che impediscono la condivisione delle informazioni. Gli strumenti di comunicazione di OpenKM consentono agli utenti di essere sempre interconnessi, in modo che quando un membro del team acquisisca nuove informazioni o abbia qualche domanda, gli altri utenti possano essere informati sull'evento in tempo reale. Funzionalità come note , relazioni , forum o wiki , aiutano a mantenere aggiornate le comunicazioni tra gli utenti che lavorano sullo stesso contenuto, dipartimento o progetto.

Il task manager di OpenKM consente agli utenti di incontrarsi per discutere questioni rilevanti per i loro interessi. Oltre a convocare l'incontro (fisico o virtuale), possono inviare inviti individuali o di gruppo e allegare i contenuti su cui si concentrerà la riunione. D'altra parte, possono gestire il calendario della riunione (data e ora esatta dell'evento, ma anche ripeterlo se necessario ogni giorno, settimana, mese, etc.).

Il sistema di gestione documentale OpenKM può svolgere il ruolo fondamentale della conoscenza dell'azienda. Per questo è necessario che lo staff sappia di avere l'architettura software dell'azienda come piattaforma, per sostenere l'organizzazione dei processi e delle procedure aziendali, che con l'individuazione di nuovi dati e conoscenze, sarà più facile analizzarli e incorporarli nel know-how dell'organizzazione.Questo è uno dei sintomi più notevoli della forza dell'entità. La gestione della conoscenza dell'azienda aiuterà a rafforzare la posizione dell'entità di fronte alle aggressioni esterne, ai periodi di instabilità o incertezza; poiché l'organizzazione sarà in grado di adattarsi meglio ai cambiamenti e persino di sviluppare strategie più accurate a seconda del contesto.

La creazione di capitale intellettuale è un ingrediente chiave per la gestione della conoscenza, ma per essere utile è essenziale che sia accompagnato dalla cultura aziendale appropriata. Il personale dovrà essere supportato dalla suite di programmi di gestione dell'organizzazione. In questo senso OpenKM consente l'integrazione trasparente del gestore documenti, nella suite di programmi dell'azienda, grazie agli SDK, poiché l'integrazione della struttura IT è un elemento fondamentale nella gestione della conoscenza. Inoltre, OpenKM Development tools può essere utilizzata per creare nuove applicazioni, basate sulla tecnologia open source di OpenKM. E l'intera piattaforma deve essere progettata per incoraggiare il comportamento collaborativo e di sostegno reciproco dei membri della società.

Il sistema di gestione della conoscenza contribuisce a creare una rete di lavoro di gruppo in cui gli utenti che lavorano sullo stesso contenuto o appartenenti al medesimo gruppo o reparto, sono garantiti con un facile accesso a tutte le risorse di cui hanno bisogno, grazie a la gestione granulare della sicurezza. Con esso puoi gestire in autonomia il gruppo o l'accesso individuale ai contenuti e i diritti che hanno su di loro: leggere, scrivere, cancellare, scaricare, etc.

Attraverso il task manager, è possibile promuovere l' analisi multidisciplinare degli eventi che si sono verificati con le informazioni e la documentazione dell'azienda. Ad esempio: l'utente X che lavora nel servizio clienti, ha capacità di negoziazione e parla anche inglese e francese. Abbiamo un nuovo cliente che genererà un nuovo progetto in francese. Il nostro staff tecnico non parla francese; possiamo identificare questo dipendente come candidato per il project manager. Forse le persone più attive nel Forum, la wiki, annotano, stabiliscono collegamenti tra i contenuti, convocano riunioni, richiedono nuovi report; sono le persone giuste per condurre nuovi progetti, affrontare nuovi obiettivi e quindi trarre vantaggio dai vantaggi competitivi che lo sfruttamento del know-how ha messo in evidenza.

OpenKM presenta componenti di Machine Learning che facilitano l'acquisizione di conoscenze tacite . Quando il nuovo contenuto viene introdotto in OpenKM, il gestore documenti estrae le parole chiave attraverso l'elaborazione del linguaggio naturale, tramite KEA (in inglese Automatic Keyphrases Extraction). Serve per estrarre informazioni strutturate da fonti non strutturate. L'estrazione di frasi e termini pertinenti che offrono una descrizione concisa del contenuto è utile per l'indicizzazione, la ricerca, il riepilogo e la categorizzazione delle informazioni o la concettualizzazione della gestione della conoscenza di domini specifici. L'apprendimento automatico è un'applicazione di intelligenza artificiale; un'applicazione in grado di eseguire compiti più o meno complessi.

Con OpenKM è possibile definire e aggiornare gli obiettivi dell'organizzazione in base al tipo di obiettivi o risultati, alla natura dell'attività o al livello all'interno dell'entità.

L'utilizzo di tutte le funzionalità del gestore documenti e anche l'implementazione del software all'interno della suite IT dell'azienda, deve essere concepito per:

  • facilitare il raggiungimento degli obiettivi
  • pianificare l'ggiornamento della piattaforma secondo necessità
  • stabilire la collaborazione tra lo staff
  • garantire l'eliminazione delle barriere tra i membri della società, quando si presentano.

Lo staff tecnico con un profilo sviluppatore sarà in grado di creare nuove applicazioni basate su OpenKM e connesse al gestore documenti. Inoltre, le automazioni, il motore del flusso di lavoro e l' OCR zonale consentono di creare processi aziendali nuovi, più efficienti ed efficienti che ammortizzano il capitale intellettuale dell'organizzazione.

Il pannello di amministrazione di OpenKM consente al reparto. Il tecnico adatta facilmente la piattaforma alle esigenze dell'organizzazione.

Il servizio di abbonamento di OpenKM può essere un valido strumento per eliminare le barriere informatiche. Quando ci iscriviamo ai contenuti, ogni volta che viene apportata una modifica, riceveremo una notifica. Inoltre, in OpenKM possiamo creare agenti di ricerca . Non sarà necessario cercare qualcosa attivamente in OpenKM. Il sistema ci avviserà della comparsa di eventi correlati ai nostri interessi.

Il servizio di abbonamento, i report , gli automatismi, il flusso di lavoro, OMR e OCR, sono funzionalità che possono avvisarci ogni volta che viene generata una nuova informazione, che contribuisce alla creazione di processi organizzativi.

Gestione dei profili e gestione della sicurezza a livello granulare significa che gli utenti a livello di gruppo o individuale hanno accesso alle stesse funzionalità e informazioni, relative alle conoscenze o ai contenuti di cui hanno bisogno per funzionare; contribuendo così alla prevenzione delle barriere di comunicazione. Identificare responsabilità e competenze è essenziale quando si progettano profili utente e gestione della sicurezza a livello granulare. Possono essere creati da singoli o da un gruppo di utenti. Qualsiasi utente che abbia un login e una password può accedere al sistema. Inoltre, se l'organizzazione utilizza KCenter, può creare una piattaforma di accesso libero, in cui gli utenti non contano nel sistema di licenze. Ad esempio, una base di conoscenza; in cui l'utente, in base a una serie di selezioni, accede alle informazioni più pertinenti. È una domanda tecnica? Sei un cliente? Sei un utente della versione gratuita? A seconda della risposta, ti aiuteremo in base al processo aziendale A o B.

Attraverso i modelli è possibile creare un canale per la gestione delle richieste al reparto. tecnico o tramite il task manager, organizza incontri periodici tra i responsabili di reparto - che raccoglieranno le richieste e i suggerimenti del proprio personale - e lo staff tecnico.

OpenKM, oltre ad essere un gestore di documenti, è anche un gestore di record . Le nuove conoscenze acquisite possono essere gestite come record o file. Anche moduli OpenKM può essere utilizzata per identificare, classificare, categorizzare o codificare conoscenza. Il modulo codice a barre può essere utilizzato per assegnare un codice a ciascun file; In questo modo l'informazione viene identificata e archiviata più facilmente.

Una volta che una nuova informazione viene identificata e confermata, può essere trasmessa allo staff; tramite e-mail, notifiche automatiche, promozione dell'abbonamento ...

Esempio dell'uso di OpenKM come sistema di gestione della conoscenza

OpenKM è stato installato in un'organizzazione didattica che utilizza il gestore documenti come elemento di spicco del proprio sistema di gestione delle conoscenze.

Materiale didattico (libri, mappe, modelli, gli esercizi, le assegnazioni, video, audio, test, test ...) sono state migliorate tramite una società di consulenza di analisi, si è creato mappe di conoscenza e una classificazione dei tipi di documenti con cui lavora l'organizzazione, che ha portato alla generazione di serie di documentari. Identificare la serie di documentari è stata una chiave per automatizzare la gestione dei documenti della fase di scuola, l'attuazione del sistema di ufficio senza carta e l'attuazione di gestione della conoscenza.

Il sistema di gestione documentale OpenKM è stato integrato con il sistema CRM del centro, che ha un centralino che funge da punto di contatto centrale; si rivolgono al pubblico tramite online e telefonicamente e si occupano anche della ricezione della documentazione cartacea.

OpenKM includeva modelli OCR di documenti cartacei, che sono introdotti nel sistema attraverso lo scanner. Il gestore documenti controlla il documento in arrivo con i modelli. Quando il documento corrisponde a un tipo di file, lo identifica, lo indicizza, lo cataloga, estrae i valori chiave come metadati e li memorizza nel percorso appropriato all'interno della directory. A seconda del tipo di documento, si può inviare una notifica via e-mail, avviare un processo automatico, un flusso di lavoro o trasferire il documento a una terza applicazione. Ad esempio, il personale docente se desidera richiedere alcuni giorni liberi o un permesso per un appuntamento medico, registra la richiesta attraverso un modello di applicazione disponibile in OpenKM. La richiesta non è gestita in OpenKM, ma inviata all'applicazione SAP tramite una interfaccia personalizzata; è una decisione presa all'interno dell'organizzazione.

Il materiale didattico è catalogato per argomento, laurea e anno; viene analizzato in relazione al progetto dell'ultimo anno + alle pratiche svolte dagli studenti in un ambiente professionale.

Gli studenti dopo aver presentato i loro progetti e svolto le loro pratiche, compilano alcuni moduli che vengono trattati da OpenKM per estrarre i contenuti chiave sotto forma di metadati; allo stesso tempo svolgere report che evidenziano i contenuti e le materie più significative o apprezzate dagli studenti.

Questo aiuta il centro educativo a migliorare i piani di formazione e a diffondere internamente documenti informativi, per aiutare gli insegnanti a migliorare il materiale didattico per il prossimo corso e a proporre miglioramenti nell'approccio all'insegnamento. E per il dipartimento del marketing e dei social network questo materiale significa nuovi contenuti, con cui attrarre nuovi studenti: neolaureati, persone in cerca di nuove opportunità professionali, aziende in cerca di soluzioni di riciclaggio della formazione, etc.

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