Cosa Cercare in un Sistema di Gestione Documentale (DMS)?

Cosa Cercare in un Sistema di Gestione Documentale (DMS)?

Scritto da Mario Zules il 22 novembre 2019

Poiché le organizzazioni continuano a gestire enormi quantità di dati e le normative evolvono, la necessità di sistemi sicuri di gestione dei record è diventata sempre più imprescindibile. Tuttavia, scegliere un sistema di gestione documentale (DMS) ideale per la propria attività può essere un compito difficile per molti imprenditori e project manager.

In questo articolo esamineremo le caratteristiche essenziali di un buon sistema di gestione documentale. Entriamo nel dettaglio.

Quali sono le caratteristiche di un buon sistema di gestione documentale?

Come ci si potrebbe aspettare, esiste una moltitudine di sistemi di gestione documentale (DMS) sul mercato, ma non sono tutti uguali. Una piattaforma ben progettata dovrebbe soddisfare i seguenti standard:

Consente l’uso di strumenti collaborativi

Un sistema con funzionalità di collaborazione integrate, nella maggior parte dei casi, migliora la produttività. Questi strumenti includono app di messaggistica, promemoria e calendari, tra gli altri.

Accesso cloud

Un sistema di gestione documentale basato su cloud consente alla tua azienda di archiviare le risorse digitali su server remoti. Attualmente, sempre più organizzazioni si stanno orientando verso la documentazione online grazie alla sua flessibilità senza pari, che aumenta la produttività e porta a profitti maggiori.

Integra l’intelligenza artificiale

Un software di gestione documentale che recupera i documenti in modo intelligente fa risparmiare molto tempo a te e al tuo team, aumentando la produttività. Un sistema efficace deve fornire funzionalità di valutazione, tagging e categorizzazione facili, che facilitino il recupero dei file. Inoltre, può potenziare la business intelligence dell’organizzazione consentendo l’analisi dei documenti archiviati per fornire insight.

Interfaccia utente intuitiva

Un’interfaccia utente complessa può essere un vero deterrente. I dipendenti utilizzeranno regolarmente il tuo DMS per interagire con i file digitali, quindi è fondamentale che il software presenti un’interfaccia attraente, semplice e facile da navigare. Più il software è semplice, meglio è.

Motore di ricerca potente

Un accesso lento alle risorse digitali può costituire un ostacolo significativo al successo della tua azienda, riducendo la produttività. È necessario investire in un sistema con una funzione di ricerca solida che consenta di trovare rapidamente i documenti per garantire alte prestazioni.

Controllo delle versioni

Questa funzionalità consente di muoversi rapidamente tra vari documenti archiviati nel sistema, anche se contengono più versioni. Ad esempio, permette di archiviare diversi formati di file come XML, PDF e DOC, consentendoti di tornare alle versioni precedenti e apportare modifiche senza problemi o senza dover scartare l’intero documento.

Inoltre, consente un facile accesso ai contenuti su diversi dispositivi come smartphone, computer e tablet, automatizzando il flusso di lavoro.

Controlli di sicurezza dei documenti

Un software che prevede permessi individuali per l’accesso ai documenti è fondamentale per garantire la sicurezza. Questo può essere ottenuto tramite l’uso di password che permettono l’accesso al sistema in base al livello dell’utente.

I sistemi di gestione documentale ben strutturati consentono ai content manager o agli amministratori di sistema di impostare permessi per ogni dipendente, mantenendo il controllo ed evitando accessi o modifiche non autorizzate ai documenti digitali archiviati.

Supporta tutti i tipi di formati di file

Con l’evoluzione continua della tecnologia, nuovi formati di file emergono costantemente. È quindi necessario un sistema DMS in grado di adattarsi a queste eventualità senza costringerti a ricominciare da zero.

Un buon sistema di gestione documentale consente di archiviare diversi tipi di documenti e di gestire sia file standard che file multimediali complessi senza compromettere le prestazioni.

Accesso da dispositivi mobili

Il tuo DMS non dovrebbe solo permetterti di accedere ai tuoi dati dalla tua postazione di lavoro, ma dovrebbe consentirti di consultare i documenti digitali da qualsiasi parte del mondo con una connessione Internet. Questa flessibilità, nel lungo periodo, aumenta la produttività.

Consente trasferimenti sicuri dei file

Oltre a fornire una facile condivisione dei file, un DMS deve garantire la sicurezza durante il transito. Le soluzioni DMS che utilizzano crittografia software e sistemi di sicurezza avanzati sono la scelta migliore.

OpenKM: una soluzione completa

La buona notizia è che alcuni fornitori hanno riunito tutte le caratteristiche sopra elencate in un’unica soluzione DMS. OpenKM utilizza un approccio di gestione documentale basato su cloud per archiviare e gestire le risorse digitali, ma è disponibile anche in versione on-premise.

Ciò che rende questo DMS straordinario è la sua incredibile flessibilità. Puoi collaborare e lavorare contemporaneamente con il tuo team, condividere facilmente feedback e gestire tutti gli aspetti del workflow.

Non dovrai preoccuparti di formattazione, numerazione o layout. Inoltre, il DMS può integrarsi con altre piattaforme grazie agli SDK per Java, PHP o .NET e alla sua API completa.

Nel complesso, OpenKM si distingue tra i migliori sistemi di gestione documentale grazie alla sua eccellente funzionalità. Richiedi una demo qui.

Conclusione

In questo articolo abbiamo evidenziato cosa cercare in un sistema di gestione documentale. Il miglior DMS per la tua organizzazione significa: maggiore produttività, sicurezza avanzata per le tue risorse digitali, flussi di lavoro più efficienti, sincronizzazione cloud e facile accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo.

Qualunque sia il sistema che sceglierai, assicurati che semplifichi la tua vita, riduca l’ingombro dei documenti e migliori le prestazioni della tua azienda.