Cos'è OpenKM e perché hai bisogno di un sistema di gestione documentale

Cos'è OpenKM e perché hai bisogno di un sistema di gestione documentale

Scritto da Leonardo Nunez, OpenKM USA – 22 settembre 2023

Nell’attuale contesto aziendale frenetico, gestire i documenti in modo efficiente è più importante che mai. I tempi dei sistemi di archiviazione cartacei sono ormai superati: oggi viviamo in un’era digitale in cui enormi quantità di dati vengono conservate elettronicamente. È qui che entra in gioco OpenKM, un potente sistema di gestione documentale (DMS), ricco di funzionalità e proposto a un prezzo conveniente. Ma cos’è esattamente OpenKM e perché dovresti aver bisogno di un DMS? Scopriamolo insieme.

Introduzione a OpenKM

OpenKM è un sistema di gestione documentale all’avanguardia progettato per semplificare il compito spesso complesso di organizzare, trovare e modificare diversi tipi di file in un contesto aziendale. Sviluppato con tecnologie open source come Java, Tomcat, Lucene, Hibernate e Spring, OpenKM offre sia una Community Edition gratuita e libera, sia una Enterprise Edition proprietaria. Questa flessibilità lo rende adatto sia a piccole imprese che a grandi organizzazioni.

Caratteristiche di OpenKM

OpenKM include numerose funzionalità progettate per rendere fluida la gestione documentale:

• Indicizzazione Lucene: consente di localizzare rapidamente i documenti attraverso un motore di ricerca potente.

• Workflow jBPM: con Java Business Process Management puoi automatizzare molti processi documentali, aumentando l’efficienza operativa.

• Content Repository: un sistema strutturato per archiviare tutti i file in modo ordinato e accessibile.

• Controllo avanzato degli accessi: definisci chi può accedere a cosa nel tuo archivio, garantendo la sicurezza delle informazioni.

Perché hai bisogno di un sistema di gestione documentale?

I sistemi di gestione documentale non sono più un lusso, ma una necessità per aziende di ogni settore. Ecco perché:

• Sovraccarico di dati
  Le aziende generano più dati che mai. Senza un DMS, questi dati rischiano di diventare ingestibili, causando inefficienze.

• Conformità normativa
  Che si tratti del GDPR, dell’HIPAA o di altri regolamenti, è fondamentale rispettare determinati obblighi nella conservazione e nel recupero dei dati. Un DMS come OpenKM ti aiuta a mantenerti conforme.

• Lavoro da remoto
  Con sempre più persone che lavorano da casa, è essenziale accedere ai documenti da luoghi diversi. OpenKM consente un accesso remoto sicuro, favorendo una collaborazione fluida.

• Convenienza economica
  La ricerca di documenti smarriti è una perdita di tempo e denaro. Un DMS organizza tutti i tuoi file in un unico luogo centrale, risparmiando tempo e risorse.

Il vantaggio di OpenKM

• Tecnologia Open Source
  Grazie all’uso di tecnologie aperte, OpenKM è altamente flessibile e personalizzabile in base alle esigenze specifiche.

• Prezzi vantaggiosi
  Con la promozione festiva in corso, OpenKM rappresenta una soluzione economica e ad alto valore.

• Edizioni complete
  Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, OpenKM ha l’edizione giusta per te: dalla Community Edition alla Enterprise Edition con funzionalità avanzate.

Conclusione

Nell’era digitale, una gestione documentale efficace è cruciale per il successo di qualsiasi organizzazione. OpenKM rappresenta una soluzione solida, accessibile ed efficiente. Con funzionalità come l’indicizzazione Lucene, il workflow jBPM e il controllo avanzato degli accessi, è progettato per semplificarti la vita e rendere più produttiva la tua azienda.

Se non hai ancora implementato un sistema di gestione documentale, questo è il momento giusto. Approfitta dello sconto festivo e accedi a una gestione dei documenti ordinata, accessibile e sicura.

Che tu gestisca una startup o una grande azienda, la necessità di un sistema DMS affidabile è universale. OpenKM offre una soluzione versatile e ricca di funzionalità, capace di adattarsi alle sfide specifiche della tua organizzazione. Non restare indietro: abbraccia il futuro con OpenKM.

Contattaci per maggiori informazioni.