Digitalizzazione dei Documenti

Digitalizzazione dei Documenti

Scritto da Ana Canteli il 30 agosto 2021

In passato, la digitalizzazione dei documenti era considerata un valore aggiunto nella gestione documentale delle aziende, ma non precisamente un elemento fondamentale. La necessità di fornire accesso remoto ai documenti dell’organizzazione ha reso la digitalizzazione dei documenti cartacei di un’importanza mai vista prima.

Perché digitalizzare?

Convertire i documenti fisici in formato digitale offre numerosi vantaggi e benefici, oltre a quello già citato di facilitare l’accesso alle informazioni, indipendentemente dal numero di persone che desiderano accedervi e dalla distanza tra loro e la sede fisica dell’archivio.

• Migliora la sicurezza dell’organizzazione: Può sembrare irrilevante, ma digitalizzare i documenti protegge le informazioni dell’organizzazione da fenomeni come il deterioramento fisico dovuto sia al trascorrere del tempo che a eventi difficili da prevedere, come i disastri naturali. Come vengono trattati i documenti in caso di alluvione o incendio? La digitalizzazione dei documenti, oltre a facilitare la gestione documentale e i processi aziendali in generale, contribuisce alla creazione di copie di backup per preservare l’ente a lungo termine.
• Migliora la sicurezza delle informazioni: In molti casi, il processo di digitalizzazione implica che gli utenti accedano ai file digitali tramite una soluzione di gestione documentale. Un buon software di gestione documentale offre diverse opzioni per configurare la politica di sicurezza delle informazioni digitalizzate: sistemi di autenticazione, strumenti di accesso, funzionalità di crittografia o strumenti di tracciabilità che consentono di definire chi può accedere ai documenti e in che modo essi possono essere utilizzati.
• Migliora i processi aziendali: Quando un’organizzazione decide di digitalizzare le informazioni, ciò comporta spesso una reingegnerizzazione delle funzioni, che si traduce in un miglioramento sostanziale delle operazioni dell’organizzazione, aumentando così la produttività a livello personale, dipartimentale e aziendale: dall’eliminazione di documenti duplicati all’individuazione di documenti precedentemente smarriti, fino all’aggiornamento della politica di sicurezza e dell’accesso. Inoltre, se i processi aziendali si sviluppano al di là di un unico strumento informatico, il sistema di gestione documentale scelto per affrontare il progetto di digitalizzazione deve offrire capacità di integrazione con applicazioni di terze parti.
• Migliora la collaborazione tra le risorse umane: I gestori documentali permettono di raccogliere tutte le informazioni su un’unica piattaforma che di solito include strumenti di comunicazione per gli utenti. Dall’inserimento di note, all’uso di parole chiave, categorie e metadati: tutti questi attributi rendono la ricerca e il reperimento delle informazioni più facile e veloce rispetto alla necessità di rivolgersi al servizio di custodia dei documenti per richiedere un documento fisico, o doversi recare nello spazio archivistico dell’azienda per cercare tra grandi quantità di documentazione. Molto probabilmente, situazioni come questa scoraggiano il buon processo decisionale, che invece dovrebbe essere supportato da informazioni di qualità: autentiche, affidabili, complete, disponibili e accessibili. Qualsiasi processo di digitalizzazione, oltre a contribuire alla creazione di copie di backup, promuovere l’ufficio senza carta e facilitare il lavoro dei gestori documentali, deve anche diventare uno strumento che supporti la conformità normativa.

Come digitalizzare?

La gestione dei documenti in formato digitale sarà il risultato di una serie di decisioni trasversali e strategiche per l’intera organizzazione. Normalmente si inizia con un progetto pilota in un reparto o in un’area specifica che continuerà a operare sia in formato analogico che digitale. Tuttavia, qualsiasi progetto di digitalizzazione deve rispettare alcune premesse di base:

• Nominare i responsabili del progetto di digitalizzazione e l’impegno della direzione: sembra ovvio, ma nei progetti su larga scala che richiedono la collaborazione di più attori, è essenziale nominare il personale incaricato della gestione del progetto, che a sua volta disporrà dei mezzi e delle risorse necessarie per realizzarlo, con il supporto della direzione dell’organizzazione.

• Stabilire un calendario delle azioni e dei risultati attesi: grazie all’attività dei gestori documentali che analizzeranno le connessioni e le esigenze dell’ente a livello documentale, verrà progettato un calendario realistico di tutte le attività da svolgere, degli attori coinvolti e dei mezzi disponibili per eseguire tali compiti. In questo modo si garantisce la trasparenza nell’accesso alle informazioni e che tutti i membri del progetto siano adeguatamente informati.

• Creare un protocollo di manutenzione e miglioramento: abbiamo già detto che lavorare con file digitali contribuisce al miglioramento dei processi, poiché in ogni processo di digitalizzazione si passa dalla gestione cartacea al flusso documentale digitale. Questo comporta un notevole risparmio di costi, poiché molte attività manuali possono essere automatizzate o addirittura eliminate perché obsolete. Una volta che l’azienda passa alla gestione elettronica dei documenti, questo processo di miglioramento non termina. È necessario stabilire periodicamente un sistema di revisione degli errori, studiare possibili soluzioni e allocare risorse per la loro attuazione.

• Stabilire l’elenco dei tipi di documenti dell’organizzazione: e i loro formati, oltre alla loro classificazione, sia nelle versioni originali che digitalizzate, stabilendo la relazione tra essi a fini storici. Questo può sembrare astratto, ma contribuisce a mantenere la conservazione digitale.

• Definire le modalità di accesso: i documenti digitalizzati offrono più possibilità di accesso e usabilità rispetto alle loro controparti cartacee. Trasferire direttamente la politica di sicurezza dalla documentazione cartacea al formato digitale è un errore, perché può limitare inutilmente l’accesso e l’uso di alcuni utenti da un lato e creare lacune di sicurezza dall’altro.

• Creare calendari di conservazione e scarto dei documenti: uno dei vantaggi più rilevanti della gestione digitale dei documenti è che facilita enormemente il controllo documentale. I responsabili della conservazione dei documenti aziendali possono fidarsi del fatto che il programma di gestione documentale dell’azienda fornisce un accesso globale a tutti i file.

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