Digitalizzazione delle Fatture: Best Practice e Sfide Comuni

Digitalizzazione delle Fatture: Best Practice e Sfide Comuni

Scritto da Ana Canteli il 23 dicembre 2024

La digitalizzazione delle fatture è diventata la soluzione ideale per garantire efficienza, sicurezza e un controllo accurato degli archivi documentali. In questo articolo esploreremo le migliori pratiche e le sfide comuni che le organizzazioni affrontano durante la digitalizzazione delle fatture, e come strumenti come OpenKM possono ottimizzare questi processi.

Cos’è la Digitalizzazione delle Fatture?

La digitalizzazione delle fatture consiste nella conversione delle fatture cartacee in formato digitale. Questo processo va oltre la semplice scansione: implica anche la strutturazione delle informazioni contenute per facilitarne la gestione, la consultazione e l’analisi.

Con soluzioni avanzate come OpenKM, la digitalizzazione non si limita allo stoccaggio digitale. OpenKM permette di classificare, indicizzare e automatizzare i processi associati alle fatture, offrendo una soluzione completa per le esigenze di qualsiasi azienda.

Best Practice per la Digitalizzazione delle Fatture

Automazione della Scansione
OpenKM consente di caricare lotti di fatture in uno scanner e lasciare che il software gestisca il resto: identifica il tipo di documento, estrae i dati chiave come metadati e classifica automaticamente ogni fattura.

Integrazione dei Metadati
I metadati sono fondamentali per l’organizzazione e la ricerca delle fatture. OpenKM consente di associare dati come numero di fattura, data, importo, nome del fornitore o cliente, permettendo ricerche avanzate nell’archivio documentale.

Utilizzo del Cloud per una Sicurezza Maggiore
La versione cloud di OpenKM protegge i documenti da disastri fisici come incendi o alluvioni. Inoltre, le sue politiche di sicurezza granulari garantiscono l’accesso solo al personale autorizzato.

Creazione di Workflow Personalizzati
OpenKM consente di progettare flussi di lavoro personalizzati per revisione, approvazione e trattamento delle fatture, garantendo efficienza e conformità normativa.

Gestione di Avvisi e Notifiche
OpenKM include un sistema di sottoscrizione che invia notifiche ogni volta che si verifica un evento rilevante, migliorando la comunicazione tra clienti, fornitori e team interni.

Sfide Comuni nella Digitalizzazione delle Fatture

Resistenza al Cambiamento
L’implementazione di un sistema digitale può incontrare resistenze da parte del personale abituato a metodi tradizionali. OpenKM Academy offre corsi di formazione adatti a diversi profili per facilitare questa transizione.

Gestione di Grandi Volumi di Dati
Gestire un archivio documentale ampio può sembrare scoraggiante. OpenKM lo affronta automatizzando la classificazione dei documenti e offrendo ricerche rapide e precise.

Conformità Normativa
Le aziende devono rispettare normative fiscali e legali nella gestione delle fatture. OpenKM aiuta a garantire la conformità organizzando e tracciando i documenti.

Integrazione con Altri Strumenti
Molte aziende utilizzano già software di contabilità. OpenKM facilita l’integrazione grazie alla sua API completa e alle app satelliti incluse nella documentazione.

Vantaggi della Digitalizzazione delle Fatture

• Riduzione dei Costi: eliminando l’archiviazione fisica, si risparmiano spazio e risorse.

• Accesso Rapido e Sicuro: ogni fattura è immediatamente rintracciabile tramite i dati associati.

• Collaborazione e Comunicazione Migliorate: grazie al gestore di attività e all’archivio email.

• Report Personalizzati: OpenKM permette di generare report su aspetti chiave come fatture ricevute da un fornitore o analisi dei costi.

• Automazione dei Processi: dalla scansione all’indicizzazione, riducendo il lavoro manuale.

Come OpenKM Rivoluziona la Gestione delle Fatture

• OCR Avanzato: OpenKM utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri per estrarre automaticamente i dati delle fatture, riducendo errori e migliorando la precisione.

• Gestione del Ciclo di Vita della Fattura: dalla ricezione all’archiviazione.

• Relazioni tra Documenti: collega fatture a bolle di consegna, contratti o email.

• Conformità agli Standard ISO e Sostenibilità: supporta le politiche green e riduce l’impatto ambientale.

Casi d’Uso Pratici

• Fatturazione Elettronica: scopri come gestire il workflow nel nostro blog.

• Estrazione Automatica dei Dati: vedi come automatizzare la cattura delle informazioni 

• Ottimizzazione con OCR e AI: dettagli sull’uso delle tecnologie avanzate

Conclusione

La digitalizzazione delle fatture è un passo fondamentale verso la modernizzazione aziendale. I vantaggi spaziano dalla riduzione dei costi al miglioramento della sicurezza e dell’efficienza. Con strumenti come OpenKM, le aziende non solo digitalizzano, ma trasformano la gestione documentale in un vantaggio competitivo.

Vuoi sapere come OpenKM può ottimizzare la gestione delle fatture? Contattaci per una demo gratuita: saremo felici di mostrarti come soddisfare tutte le tue esigenze documentali.