Digitalizzazione e innovazione nelle aziende

Digitalizzazione e innovazione nelle aziende

Scritto da Ana Canteli il 17 giugno 2022

La digitalizzazione consente alle organizzazioni di beneficiare delle nuove tendenze dei consumatori e di salire sul treno dell’innovazione, applicabile da molteplici punti di vista.

L’innovazione tecnologica può contribuire a raggiungere obiettivi ecologici, ridurre il consumo di carta, facilitare la conciliazione lavorativa e trattenere il capitale umano, senza dimenticare i consueti vantaggi della riduzione dei costi, dell’impatto degli errori umani e dell’aumento dell’efficienza.

Cosa si intende per digitalizzazione?

È il risultato dell’uso di nuove tecnologie e formati digitali per perseguire obiettivi specifici: miglioramento della produttività, ingresso in nuovi canali di marketing e conquista di nuovi settori.

La digitalizzazione significa anche convertire i documenti fisici in formato digitale; ad esempio, la scansione di documenti cartacei per convertirli in file PDF.

Cos’è l’innovazione digitale?

È l’uso di nuove tecnologie per risolvere problemi esistenti nell’azienda e migliorare le pratiche aziendali. Spesso rappresenta un cambiamento dirompente nella gestione aziendale, ma allo stesso tempo aiuta a sostenere il business a lungo termine.

Cos’è la trasformazione digitale?

La trasformazione digitale include molteplici attività di digitalizzazione. È un processo lungo e strategico che si traduce in un cambiamento essenziale all’interno delle organizzazioni. L’innovazione digitale avviene su una scala relativamente più piccola rispetto alla trasformazione digitale.

Le nuove tecnologie possono stimolare una crescita più inclusiva e sostenibile, stimolando l’innovazione, generando efficienze e migliorando i servizi. Sono anche uno strumento importante per aiutare la società ad affrontare e riprendersi dalle emergenze sanitarie che hanno colpito organizzazioni di ogni tipo a livello globale.

Per questo motivo, le organizzazioni si stanno muovendo sempre più velocemente verso la digitalizzazione per generare valore e migliorare l’esperienza di clienti e dipendenti. Il processo di digitalizzazione ha un impatto diretto sul modello di business. L’obiettivo è che questo cambiamento strutturale crei valore, generi nuovi ricavi e migliori il flusso di comunicazioni e interazioni. Se fatto correttamente, i benefici saranno percepiti dentro e fuori l’azienda.

Le applicazioni sono al centro della trasformazione digitale e degli sforzi per migliorare l’esperienza dell’utente. In questo senso, i silos informativi continuano a rappresentare una barriera significativa alla creazione di un flusso integrato di informazioni all’interno dell’intera entità, un problema che affligge molte aziende. Inoltre, tutte le organizzazioni cercano di capitalizzare le opportunità offerte dall’economia digitale; per questo la scelta degli strumenti digitali corretti influisce direttamente sul modello di business.

Gestione documentale nel processo di digitalizzazione

Il software di gestione documentale è essenziale per creare un sistema trasversale di gestione documentale in un’organizzazione. Le aziende con una strategia di trasformazione digitale ben definita – anche quelle che innovano solo per necessità – hanno un’eredità tecnologica che deve essere integrata per evitare silos, ammortizzare gli investimenti precedenti e rispettare gli impegni contrattuali.

OpenKM, software di gestione documentale, non presenta alcuna barriera tecnologica per l’integrazione con applicazioni di terze parti. La documentazione allegata al sistema e la sua API completa consentono integrazioni trasparenti e versatili. Il sistema può essere utilizzato come front-end o back-end, a seconda dei casi d’uso.

Tra le risorse incluse nella soluzione di gestione documentale, una serie di applicazioni satellite in continua espansione facilita l’esecuzione dei compiti di gestione documentale. Una di queste è la stazione di scansione OpenKM. Come accennato in precedenza, un esempio fondamentale di digitalizzazione è la scansione dei documenti cartacei per convertirli in file digitali.

OpenKM aiuta l’azienda ad applicare lo standard ISO 32000-1, Document Management – Electronic Document File Format – Prima parte: PDF 1.7.

Questo standard raccomanda la conversione dei formati in PDF, in particolare quelli soggetti all’obsolescenza. L’obiettivo è proteggere le informazioni e garantirne l’accesso a lungo termine. Grazie a questo standard, il formato PDF, pratico e universale, sarà disponibile a tutti gli interessati, sviluppatori e utenti finali.

Un formato durevole è un concetto legale introdotto dall’Unione Europea nel 2007. Richiede che istituzioni finanziarie e organizzazioni di settori strategici come assicurazioni, sanità e telecomunicazioni utilizzino un formato documentale durevole che garantisca registrazioni immodificabili e l’accesso ai documenti anche dopo la cessazione del rapporto con l’istituzione.

Esempi di documenti e dati che possono essere archiviati e messi a disposizione dei clienti garantendone l’immutabilità:

• Contratti per la fornitura di servizi.
• Regolamenti, requisiti legali e listini prezzi.
• Fatture e liquidazioni.
• Documenti contabili e inventari.
• Conferme di transazioni.

La creazione di automatismi, flussi di lavoro e la semplificazione dei processi aziendali sono alcuni dei vantaggi degli sforzi di digitalizzazione e innovazione.

Vantaggi della digitalizzazione e dell’innovazione

• Automazione dei processi aziendali.
• Miglioramento dell’analisi dei dati.
• Maggiore sicurezza informatica.
• Maggiori strumenti per la collaborazione e il miglioramento del coordinamento dei team di lavoro.
• Possibilità di sfruttare nuovi modelli di monetizzazione.

Durante l’intero processo di trasformazione digitale, non dobbiamo perdere di vista il fattore umano. L’innovazione è una parola affascinante, ma può anche intimorire. Per facilitare l’implementazione e l’accettazione di OpenKM come parte della strategia di innovazione aziendale, OpenKM Academy offre servizi di formazione online adattati al profilo di ciascun gruppo di utenti che parteciperà al piano sviluppato dall’organizzazione.