Dove si trovano i tuoi documenti in Office 365? Riprendi il controllo con OpenKM

 Scritto da Ana Canteli l'8 agosto 2025

Ogni giorno generiamo una moltitudine di documenti Office con Microsoft Word, fogli di calcolo con Excel o presentazioni con PowerPoint.
La suite di produttività Microsoft 365 aumenta l’efficienza e facilita la collaborazione tra gli utenti. Per impostazione predefinita, tutti i contenuti vengono salvati nel cloud di Microsoft, consentendo di accedervi da qualsiasi luogo. Tuttavia, insieme a questi vantaggi, sorgono domande senza risposta: dove si trovano esattamente i miei documenti all’interno del cloud Microsoft? Qual è il quadro legale e normativo applicabile? Chi detiene il controllo del cloud e quindi dei tuoi contenuti?

La maggior parte della documentazione mondiale è ospitata in soluzioni tecnologiche statunitensi; ciò significa che gran parte dei contenuti aziendali risiede fisicamente al di fuori del paese d’origine delle organizzazioni che li creano, li modificano e ne traggono profitto.

Questa è una condizione che qualsiasi organizzazione responsabile della sicurezza delle proprie informazioni, della governance dei dati e, in definitiva, della sovranità delle proprie informazioni, non può permettersi. Di fronte ai rischi di perdita di dati e di perdita di controllo delle informazioni, OpenKM si posiziona come l’alternativa per recuperare il controllo della tua documentazione, garantendo allo stesso tempo il rispetto degli standard di sicurezza e produttività.

Documenti in Office 365: dove sono archiviati e chi li controlla?

Se utilizzi Microsoft 365, la maggior parte dei tuoi file viene archiviata in OneDrive, il servizio di archiviazione cloud di Microsoft. SharePoint Online funge invece da repository cloud a livello di team o intranet aziendale. Ad esempio, le chat di Teams vengono salvate automaticamente in SharePoint o OneDrive.

Quando i tuoi documenti sono archiviati in Microsoft 365, la suite consente generalmente di scegliere una regione principale per l’archiviazione dei dati, ad esempio l’Europa. Tuttavia, non sempre esistono garanzie assolute di sovranità locale. Nel Regno Unito, Microsoft è stata costretta ad ammettere di non poter garantire che i dati rimangano nel territorio britannico, a causa di possibili problemi di continuità dei servizi cloud. L’azienda ha riconosciuto che, per risolvere tali problemi, potrebbe trasferire dati dei clienti al di fuori del Regno Unito, esponendo così informazioni sensibili a giurisdizioni straniere.

Questa situazione ha suscitato una forte reazione da parte del governo britannico, a causa della violazione del quadro legale applicabile e dei rischi per la sicurezza nazionale.

Le implicazioni per le aziende sono evidenti. Utilizzando servizi cloud come OneDrive, SharePoint, Microsoft 365 o simili, parte dei tuoi dati potrebbe essere replicata o trasferita in altre giurisdizioni, senza il tuo controllo diretto. Questa operatività incide sulla conformità legale e normativa, sulla sicurezza delle informazioni, sulla privacy dei dati personali, tra le altre cose. Inoltre, solleva dubbi sui protocolli di ripristino in caso di disastro, poiché si dipende totalmente da un fornitore esterno.

Molti clienti Microsoft 365 non sanno che il cloud non include backup automatici o piani di ripristino per proteggere l’integrità dei file. Molte organizzazioni presumono erroneamente che il cloud offra copie di sicurezza preconfigurate. In caso di errore umano o minacce come attacchi malware o phishing, il cliente deve configurare autonomamente backup e piani di disaster recovery. La piattaforma include alcuni strumenti di protezione configurabili, ma gli esperti sottolineano che non sono sufficienti contro minacce avanzate. La stessa Microsoft raccomanda di effettuare backup periodici su un altro cloud per garantire il ripristino in caso di emergenza.

In altre parole, utilizzare i prodotti Microsoft significa confidare che rispettino leggi e regolamenti locali, nazionali e regionali e che proteggano i tuoi dati da accessi esterni (compresi governi stranieri), un aspetto che preoccupa molte organizzazioni e amministrazioni pubbliche.

OpenKM: controlla dove e come vengono archiviati i tuoi documenti

In questo contesto, OpenKM si presenta come un’alternativa per la protezione e la sovranità dei dati. OpenKM è una piattaforma di gestione documentale che le organizzazioni possono implementare nei propri locali o in cloud. A differenza di Microsoft, OpenKM ti consente di decidere esattamente dove vengono archiviati i documenti, sia nel tuo data center che in un cloud privato sotto il tuo controllo. Questo significa recuperare il controllo sulla posizione fisica e giuridica delle tue informazioni.

OpenKM si distingue per le funzionalità avanzate nella gestione documentale e nella sicurezza dei dati: classificazione per categorie, parole chiave, metadati e cartelle con sicurezza granulare. Strumenti essenziali per rispettare i piani di archiviazione e le scadenze di conservazione. Il software include il controllo di versione, permettendo di annullare modifiche errate o recuperare versioni precedenti, e un potente motore di ricerca per trovare rapidamente qualsiasi documento autorizzato, rispettando la politica di sicurezza aziendale.

OpenKM è anche una piattaforma collaborativa completa: gestore di attività, servizio di abbonamento, notifiche automatiche, motore di workflow nativo e documentazione API per l’integrazione con applicazioni di terze parti.

Un punto forte è la gestione granulare dei permessi, che garantisce l’accesso solo agli utenti autorizzati, a livello di gruppo o individuale, con possibilità di definire diritti specifici (lettura, modifica, cancellazione, download, ecc.). È possibile integrarlo con Active Directory o LDAP e implementare crittografia end-to-end, autenticazione a due fattori e politiche personalizzate di prevenzione perdita dati.

Grazie ai componenti aggiuntivi per Microsoft Office, è possibile continuare a lavorare con le applicazioni abituali, salvando però i file in OpenKM invece che in OneDrive, mantenendo così i vantaggi di Office ma con un archivio privato e sicuro.

Un investimento conveniente

Dal punto di vista economico, OpenKM è una scelta strategica. È disponibile in versione SaaS o on-premise e in entrambi i casi è scalabile. Mentre Office 365 richiede pagamenti ricorrenti, OpenKM offre licenze perpetue. OpenKM propone inoltre servizi di consulenza e formazione (tramite OpenKM Academy) e webinar gratuiti per accelerare l’adozione della piattaforma.

OpenKM vs Microsoft 365: confronto

• Sovranità e localizzazione dei dati: con Office 365 i documenti sono archiviati in data center controllati da Microsoft; OpenKM ti consente di decidere dove conservarli.

• Controllo e sicurezza: con OpenKM il controllo è totale, fino ai permessi granulari, backup personalizzati e nessun accesso possibile nemmeno da parte del produttore.

• Funzionalità collaborative: Office 365 è una suite di produttività, OpenKM è un sistema di gestione documentale che centralizza l’archivio aziendale e si integra con altri strumenti.

• Disponibilità e mobilità: entrambi offrono accesso remoto, ma OpenKM garantisce disponibilità anche in assenza di connessione internet, ad esempio via VPN.

• Licenze e costi: Office 365 implica un costo per utente e piani premium per funzioni avanzate; OpenKM offre tutte le funzioni nella licenza base, senza costi aggiuntivi per utente.

Oggi i dati sono il nuovo oro. Se Office 365 ha rivoluzionato la produttività, comporta anche la cessione di parte della sovranità dei dati al cloud di Microsoft. Per le aziende di settori regolamentati o attente alla riservatezza, OpenKM consente di riprendere il controllo senza sacrificare l’efficienza.

Nell’era dei dati, investire nella sovranità e nel controllo significa investire nel futuro della propria azienda.