Il sistema di gestione documentale fornisce archiviazione, registrazione, ricerca rapida, sicurezza e accesso immediato ai documenti aziendali. La gestione documentale può includere contratti, informazioni personali, corrispondenza, contenuti multimediali, basi di conoscenza, social media e archivi.
A cosa serve?
Il volume di informazioni di qualsiasi azienda può contare decine o centinaia di migliaia di file. Prima o poi, ogni azienda deve affrontare la sfida di organizzare e automatizzare il flusso documentale. E il sistema di gestione documentale si occupa di tutto questo. Ciò può essere dovuto alla crescita aziendale, a cambiamenti nella struttura, o alla necessità di aggiornare le pratiche di gestione e i metodi di lavoro che ostacolano la competitività.
Il sistema di gestione documentale (EDMS), introdotto tempestivamente in azienda, aiuterà a superare tali problemi e diventerà uno strumento per analizzare lo stato di molti processi aziendali. Questo consente di riconoscere i colli di bottiglia e di regolare le strategie e le pratiche di gestione dei documenti per migliorare l'efficienza dell'impresa.
Quali sono le differenze e i vantaggi?
La differenza tra un sistema di gestione documentale e una semplice corrispondenza e-mail è che permette di lavorare in modo più formale. Se hai diversi dipendenti, puoi inviare loro compiti via mail e attendere una risposta, ma questo non è molto pratico. Inoltre, i server di posta non sempre garantiscono la consegna dei messaggi e non inviano sempre le conferme di lettura.
I sistemi EDMS utilizzano il concetto di workflow, una sequenza di punti intermedi paralleli o sequenziali. Ogni punto può contenere compiti, scadenze e campi per i rapporti.
Un buon EDMS registra anche la cronologia delle interazioni con il documento, ad esempio l'orario in cui l'utente ha aperto il compito o inviato un report. Gli EDMS aziendali sono inoltre più protetti da malware e virus, con la possibilità di crittografare tutti i file.
Un altro grande vantaggio è la possibilità di lavorare con dati strutturati. Ad esempio, puoi creare un modulo di fattura (scheda documento) senza conoscenze di programmazione.
Caratteristiche principali di un sistema di gestione documentale
L'organizzazione del sistema di gestione elettronica dei documenti assicura un aumento della produttività grazie a:
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Inserimento rapido delle informazioni nel sistema
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Ricerca dati semplice e immediata
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Confronto automatico tra supporti cartacei e digitali
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Archiviazione sicura delle informazioni riservate
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Mantenimento della rilevanza dei dati
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Prevenzione della perdita o danneggiamento dei documenti
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Semplificazione dello scambio di corrispondenza elettronica con filiali e partner
Le caratteristiche di sicurezza di un EDMS possono essere suddivise in cinque blocchi principali:
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Metadata: aggiunta di identificatori utente, date e altre informazioni per facilitare ricerca e selezione automatica.
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Integrazione: può essere un sistema autonomo o parte di una piattaforma software più ampia.
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Digitalizzazione: conversione dei documenti cartacei in formato digitale con riconoscimento del testo.
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Indicizzazione: classificazione basata su metadati e indici per rendere la ricerca più rapida.
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Archiviazione: archiviazione sicura e centralizzata con diritti di accesso configurabili, backup e tracciamento dei dati.
Organizzazione del flusso documentale
L'organizzazione del workflow è un elemento chiave nella gestione aziendale. L'uso dell'EDMS riduce il tempo di elaborazione dei documenti grazie a template e percorsi personalizzati.
Tipologie di processi includono:
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Registrazione di corrispondenza in entrata e in uscita
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Scansione dei documenti
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Creazione tramite modelli
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Approvazione, firma e registrazione
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Distribuzione e archiviazione elettronica
I prodotti software sono conformi agli standard internazionali ISO 9001 e al modello CMMI 3.
Accesso remoto ai documenti
Oggi quasi tutti i sistemi cloud di gestione documentale offrono accesso remoto ai documenti e controllo dei processi. Non è necessario che un'app mobile riproduca tutte le funzioni del sistema: è sufficiente poter visualizzare compiti e documenti e restare connessi al lavoro.
Ad esempio, è possibile:
Le aziende che forniscono soluzioni EDMS si occupano dello sviluppo, implementazione e manutenzione del sistema. Ogni cliente riceve un approccio personalizzato, supporto tecnico e formazione.
Come trasferire i processi aziendali in remoto?
La pandemia di coronavirus è stata una sfida, ma anche un'opportunità per rendere le aziende più efficienti. La gestione documentale era già importante prima e oggi è un passo fondamentale per le aziende che adottano il telelavoro.
È essenziale dotarsi delle giuste conoscenze e degli strumenti IT adeguati per implementare con successo un sistema di gestione documentale moderno.
