Fatturazione elettronica (E-invoicing)

Fatturazione elettronica (E-invoicing)

Scritto da Ana Canteli il 12 agosto 2022

La fattura, come documento, non è nulla di nuovo. È uno dei più comuni, in realtà. Così come creare un’azienda, farla funzionare o lavorarci richiede molto impegno – perché non è banale creare qualcosa di sufficientemente interessante per qualcuno da acquistare o assumere – le fatture in sé non hanno alcun mistero. Tutti, anche chi non ha conoscenze di documenti o diritto commerciale, ne hanno avuta una in mano almeno una volta. Un’altra questione è capire cosa vi sia scritto, ma questo è un altro discorso.

Le fatture sono documenti-prova di un evento, solitamente una transazione economica per l’acquisto o la fruizione di prodotti o servizi. Fin qui tutto bene. In passato erano tutte cartacee; da qualche tempo, la fatturazione elettronica sta conquistando sempre più spazio. Chiedetelo ai millennials o alla generazione Z: la maggior parte delle aziende legate a questi gruppi generazionali non invia più le fatture per posta tradizionale. Per loro le fatture sono accessibili tramite il sito web dell’azienda: basta inserire le proprie credenziali per accedervi, insieme ad altri dati.

Anche le pubbliche amministrazioni non sono un’eccezione. Sebbene la fatturazione elettronica sia opzionale in altri ambiti, dal 2015 le aziende che lavorano con la Pubblica Amministrazione sono obbligate a emettere le proprie fatture in formato elettronico.

Questo cambierà da giugno 2023: le aziende con un fatturato superiore a 8 milioni di euro saranno obbligate a emettere fatture elettroniche tra di loro. Le organizzazioni più piccole non devono però adagiarsi. Il 29 novembre dello scorso anno è stata approvata la Legge Crea e Cresci, pensata per facilitare la creazione di imprese, combattere la morosità e promuovere la crescita delle PMI, riducendo ostacoli normativi e finanziari. Inoltre, la Legge 11/2021 del 9 luglio, sulle misure per prevenire e combattere le frodi fiscali, obbligherà le aziende a utilizzare un programma di fatturazione approvato dall’Agenzia delle Entrate per generare un registro di ogni fattura, facilitandone l’invio all’Agenzia stessa se necessario.

Come si vede, lo sviluppo del quadro normativo in questa direzione promuove la trasformazione digitale delle aziende a livello nazionale. La pandemia ha impresso un’accelerazione senza precedenti alla digitalizzazione, e la lotta alla morosità e alla frode fiscale aiuta a mantenere il ritmo. Ma non si tratta solo di obblighi: non dobbiamo dimenticare che la digitalizzazione aiuta a mantenere il posizionamento delle aziende e a migliorarne la competitività, specialmente per le PMI. Perché aziende tecnologiche, organizzazioni imprenditoriali e pubbliche amministrazioni sono consapevoli che l’implementazione della fatturazione elettronica è parte integrante del processo di digitalizzazione. Ignorare la questione non avrebbe senso e sarebbe persino controproducente. Per le altre aziende, che per vari motivi non sono ancora sufficientemente consapevoli, la scadenza è il 2025. Ed è meglio arrivare a quella data già preparati e con un processo di fatturazione conforme ai requisiti legali.

Vantaggi della fatturazione elettronica

L’uso e l’implementazione della fattura in formato elettronico apportano numerosi benefici al settore aziendale:

• Risparmio sui costi: è il vantaggio più evidente. Non dovendo stampare, imbustare, affrancare e inviare le fatture in formato cartaceo tramite posta tradizionale, si risparmia sui costi di cancelleria, stampa e servizi postali.
• Migliore gestione degli spazi: trasformando il sistema di fatturazione in un processo elettronico, tutto lo spazio prima dedicato all’archiviazione delle fatture cartacee può essere destinato ad altri usi.
• Cicli di fatturazione più brevi: grazie alla fatturazione elettronica, l’intero processo è ottimizzato. L’emissione e la ricezione o il pagamento delle fatture sono accelerati poiché l’intervento manuale si riduce.
• Maggiore sicurezza: dalla riduzione dell’uso della carta – soggetta a smarrimento fisico, incendi e allagamenti – alla minimizzazione degli errori umani. La fattura elettronica garantisce che il documento non venga manomesso, poiché include un certificato elettronico che lo protegge da tentativi di frode.

Per beneficiare appieno dei vantaggi della fatturazione elettronica, è opportuno implementare la digitalizzazione che comporta in tutta l’azienda, non in modo parziale.

Come aiuta OpenKM

Per farlo, un software di gestione documentale come OpenKM facilita la trasformazione digitale all’interno dell’azienda.

Con OpenKM qualsiasi organizzazione può gestire l’intero ciclo di fatturazione. Se ancora si gestisce parte del processo in formato cartaceo, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) permette di identificare la fattura ed estrarre i valori chiave come metadati. Questi dati possono essere utilizzati per individuare rapidamente una fattura tramite il motore di ricerca, per classificarla o catalogarla. E naturalmente, queste attività possono essere automatizzate in OpenKM.

Il motore di workflow incluso in OpenKM può essere utilizzato per gestire i flussi di fatturazione. Ad esempio, se riceviamo o emettiamo una fattura con un valore superiore a una certa soglia, OpenKM può inserirla automaticamente in un flusso di approvazione. Inoltre, OpenKM dispone di un audit trail che garantisce la tracciabilità dell’intero sistema di fatturazione.

OpenKM è completamente personalizzabile: l’azienda può utilizzarlo per creare un portale di fatturazione per clienti o fornitori. Inoltre, la suite OpenKM offre un client di firma con certificato digitale e un’applicazione per la firma elettronica manoscritta.

Se vuoi sapere come funziona la fatturazione elettronica, contattaci: ti mostreremo tutto in una demo online personalizzata.