Nel mondo delle Piccole e Medie Imprese (PMI) e dei liberi professionisti, una gestione documentale efficiente rappresenta un pilastro fondamentale per ottimizzare le operazioni e migliorare la collaborazione. OpenKM si presenta come una soluzione robusta, pensata per supportare queste realtà attraverso una piattaforma di gestione documentale solida e flessibile.
Uno dei principali punti di forza di OpenKM risiede nella sua straordinaria versatilità, che lo rende la scelta ideale per PMI e professionisti alla ricerca di una soluzione completa per la gestione dei documenti. OpenKM è progettato per integrarsi perfettamente con numerose applicazioni di terze parti, compresi i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). Questa integrazione consente alle aziende di sincronizzare i propri processi di gestione delle fatture, permettendo a OpenKM di acquisire direttamente le fatture dagli ERP.
Per le aziende che utilizzano gli ERP nelle loro attività quotidiane, questa integrazione rappresenta un’opportunità senza precedenti. OpenKM può recuperare facilmente le fatture generate dagli ERP e archiviarle in un repository centralizzato, creando un archivio digitale ordinato e facilmente accessibile. Questo approccio migliora l’efficienza e fornisce un punto unico per la gestione e il recupero delle fatture.
La flessibilità di OpenKM non si limita all’integrazione. Funziona anche come hub in cui le fatture possono essere organizzate, classificate e rese accessibili ai diversi stakeholder. Che si tratti di clienti, fornitori o amministrazioni pubbliche, OpenKM assicura che le persone giuste possano accedere in modo rapido e sicuro alle informazioni rilevanti.
L’obiettivo è controllare la fatturazione in tempo reale, con vantaggi molteplici:
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Maggiore efficienza e rapidità: la fatturazione elettronica elimina la necessità di processi manuali, come la stampa e l’invio fisico dei documenti. Ne risulta una maggiore velocità nel ciclo di emissione e ricezione.
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Riduzione degli errori: l’automazione della fatturazione riduce gli errori legati all’inserimento manuale dei dati, migliorando l’accuratezza contabile.
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Conformità normativa internazionale: molti Paesi hanno adottato la fatturazione elettronica per garantire trasparenza e ridurre l’evasione fiscale. I sistemi digitali aiutano a rispettare la normativa fiscale ed evitare sanzioni.
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Maggiore controllo e visibilità: i dati disponibili in tempo reale permettono un monitoraggio costante delle operazioni finanziarie.
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Riduzione dei costi: eliminando spese legate a stampa, spedizione e archiviazione fisica, le aziende possono risparmiare notevolmente nel lungo termine.
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Miglioramento della gestione finanziaria e delle scorte: le informazioni aggiornate aiutano a prendere decisioni informate sulla pianificazione finanziaria e la gestione dei magazzini.
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Facilitazione di controlli e revisioni: i dati digitali agevolano gli audit interni ed esterni e semplificano l’interazione con le autorità fiscali.
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Relazioni commerciali più solide: la trasparenza e l’efficienza delle transazioni migliorano la reputazione aziendale e rafforzano le relazioni con partner e clienti.
Per tutti questi motivi, è consigliabile anticipare l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica. In tal senso, il software di gestione documentale OpenKM rappresenta la soluzione ideale per la gestione quotidiana delle fatture, contribuendo al controllo finanziario, alla trasparenza nelle transazioni, alla conformità normativa e alla comunicazione con clienti, fornitori e PA.
Clienti:
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Comunicazione facilitata: un archivio ordinato delle fatture consente una comunicazione chiara ed efficace, fornendo accesso a dettagli su prodotti, scadenze e importi.
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Gestione dei pagamenti: consente di monitorare pagamenti ricevuti e in sospeso, mantenendo la salute finanziaria e rispondendo prontamente alle richieste dei clienti.
Fornitori:
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Controllo delle spese: la verifica della ricezione dei beni o servizi prima del pagamento evita errori e controversie.
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Negoziazioni agevolate: l’accesso immediato a termini contrattuali, condizioni di pagamento e accordi facilita le trattative.
Pubblica amministrazione:
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Conformità normativa: garantisce la prontezza nella presentazione di documenti fiscali e contabili durante controlli o ispezioni.
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Semplificazione burocratica: la gestione documentale strutturata riduce tempi e costi nella gestione di pratiche amministrative.
La versatilità del software OpenKM consente di integrarsi senza difficoltà con altri applicativi, inclusi ERP con moduli per la fatturazione elettronica.
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