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Formazione nell'implementazione di un sistema di gestione documentale

 Scritto da Ana Canteli il 26 marzo 2021

In tutti i siti web di soluzioni per la gestione dei documenti (questo incluso) e pubblicazioni specializzate, troverai articoli, brochure e notizie che parlano dei vantaggi, vantaggi e pregi dei software di gestione dei documenti. E non c'è nulla di riprovevole in questo perché è vero. I sistemi di gestione documentale sono vantaggiosi in quanto possono avvantaggiare qualsiasi organizzazione, pubblica amministrazione o enti privati, indipendentemente dal settore in cui operano.

 Ma allo stesso tempo si afferma l'utilizzo di software di gestione documentale. Non è meno preciso che le prestazioni ottenute saranno direttamente proporzionali al grado di conoscenza che l'organizzazione ha in materia. Questo è qualcosa che li aiuterà fin dall'inizio, ad esempio, a determinare se hanno bisogno o meno dell'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti. La mia azienda lavora con un grande volume di documenti? La maggior parte di questi documenti sono in formato cartaceo? I processi di gestione manuale dei documenti rallentano il business? Come gestisco la sicurezza delle informazioni? Porre queste domande mostra che l'organizzazione ha un capitale intellettuale sufficiente per identificare minacce o opportunità di miglioramento e considerare una serie di alternative.

Ma bisogna anche tenere presente che se non si coltiva la conoscenza multidisciplinare, l'azienda prima o poi sarà colpita da situazioni che possono sopraffare la sua capacità di reazione. E per questo, ci sono sempre soluzioni come l'outsourcing. In OpenKM, infatti, siamo abituati ad accompagnare i nostri clienti nei processi di implementazione del sistema di gestione documentale di ogni azienda o pubblica amministrazione perché internamente ogni organizzazione è diversa. Se lo desiderano, possiamo offrire servizi di consulenza per sviluppare e personalizzare le vostre strutture.

Chi conosce un po' la piattaforma OpenKM sa che il nostro sistema di gestione documentale dispone delle risorse necessarie per completare e sviluppare l'installazione in totale autonomia (vedi  https://docs.openkm.com/kcenter/ ). Oltre a godere di altri vantaggi, come la compatibilità con una moltitudine di database e l'integrazione trasparente con gli strumenti informatici già implementati in azienda o nella pubblica amministrazione. Per fornire un'esperienza più solida, da  OpenKM Academy , offriamo corsi di formazione a diversi gruppi di beneficiari. La nostra piattaforma e-learning si completa con il Corso Consulente realizzato in collaborazione con la  Scuola Superiore di Archivi e Gestione Documentale dell'Università Autonoma di Barcellona .

Con questo programma di formazione, le persone incaricate di proporre un sistema di gestione dei documenti avranno le conoscenze e le competenze necessarie per pianificare con successo il progetto di gestione dei documenti.

Per aderire al programma Consultant, non è necessario disporre di conoscenze pregresse nella gestione dei documenti elettronici o nella sicurezza delle informazioni. I beneficiari avranno 12 settimane per completare il programma di formazione, che possono gestire a piacimento durante quel periodo. Potranno consultare e scaricare le lezioni, organizzate per moduli, tutorial, video esplicativi, accesso alla bibliografia e altre risorse di interesse.

Inoltre, avranno il supporto di personale specializzato nella gestione documentale attraverso tutorial.

Dopo aver completato il corso, i beneficiari otterranno il titolo di certificazione OpenKM Consultant dopo aver superato un esame a scelta multipla. A seguito del percorso formativo, i beneficiari potranno accreditare:

  • Conoscere i principi e gli standard della gestione dei documenti.
  • Capacità di progettare un modello di gestione documentale.
  • Conoscenza per rispondere a domande sulle caratteristiche funzionali e tecniche di OpenKM.
  • Effettua in autonomia dimostrazioni di base e avanzate sul sistema di gestione documentale OpenKM.
  • Fornire formazione agli utenti finali del software OpenKM.
  • Supportare l'amministratore e lo sviluppatore nella parametrizzazione del sistema di gestione dei documenti. 

In questo modo, i membri dell'organizzazione come project manager, tecnici nella gestione elettronica dei documenti, sicurezza delle informazioni o personale di vendita, per citare solo alcuni esempi, avranno conoscenze di base e concetti teorici della gestione dei documenti su:

  • La progettazione e l'implementazione di un sistema di gestione documentale
  • Le parti che compongono un sistema di gestione documentale
  • la sua applicazione e gestione in una piattaforma EDRMS, in particolare in OpenKM.

Contattaci e ti offriremo maggiori informazioni sulla nostra offerta formativa.

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