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Gestione automatica delle fatture

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 16 aprile 2021

La gestione delle fatture è un processo necessario, che ogni azienda deve risolvere, ma può essere lungo, noioso e costoso.

 Supponiamo di continuare a farlo in formato cartaceo. In tal caso, abbiamo bisogno di più persone incaricate di elaborarli, aprirli, identificarli, inviarli a reparti per controllarne l'approvazione e l'elaborazione. Inserisci le fatture nel sistema aziendale: il modo più semplice è registrarle in un foglio Excel, mentre il pagamento viene gestito senza dimenticare di archiviare il file cartaceo della fattura. E tutto questo, considerando che non c'è errore.

I reparti di amministrazione, contabilità o finanza possono dedicare molte risorse alla meccanizzazione del processo, all'indicizzazione e all'approvazione di questi documenti così importanti per lo sviluppo dell'azienda. Le finanze di un'azienda sono una parte fondamentale della sua attività, che necessita di un controllo completo ed efficiente.

Non a caso, l'accumulo di fatture non gestite porta ad una perdita di controllo sul processo, dando luogo a diverse problematiche:

  • problemi di pianificazione,
  • Perdere di vista il carico di lavoro effettivo, non sapere come gestirlo.
  • Perdita di benefici a causa del pagamento tempestivo in quanto problemi organizzativi spesso portano a ritardi nelle tasse.
  • Possibili conflitti con i fornitori.
  • Mancanza di conoscenza della situazione reale per quanto riguarda la liquidità disponibile in azienda.

Per non parlare dei rischi legali che l'organizzazione incorrerebbe in caso di ispezione.

Per tutti questi motivi, è comprensibile che qualsiasi azienda sia interessata a guadagnare efficienza con l'  elaborazione automatizzata delle fatture , che ti consentirà di concentrarti su attività più importanti. La trasformazione digitale consente l'implementazione dell'ufficio paperless, aumentando la redditività con i suoi effetti positivi:

  • Una migliore gestione dei pagamenti:  la  fattura automatizzata di lavorazione  sistemi  permettono di conoscere in tempo reale lo stato corrente di conti dell'organizzazione.
  • Risparmiare tempo: l'  automazione delle fatture  offre molti vantaggi, tra cui la liberazione delle risorse umane da compiti routinari, noiosi, con scarso valore aggiunto, consentendo loro di dedicarsi a compiti più produttivi.
  • Riduzione dei costi:  l'aumento della produttività derivante dall'automazione dei  processi  implica una riduzione dei costi di tempo e denaro.
  • Riduzione degli errori:  uno degli effetti positivi più apprezzati della gestione automatizzata delle fatture è che consente la convalida automatica dei dati e la notifica degli scostamenti in caso si verifichino.

Il sistema di gestione documentale OpenKM offre un modulo di ricezione fatture pratico, intuitivo e personalizzabile al 100%. Con esso, l'organizzazione può beneficiare di tutti i vantaggi  dell'elaborazione automatizzata delle fatture  offrendo ai suoi collaboratori altri vantaggi:

  • Fornire al personale informazioni preziose: i  responsabili dei reparti amministrativi prenderanno decisioni sulla base di dati aggiornati e affidabili, raccolti grazie al modulo e archiviati in modo sicuro nel  software di gestione delle fatture .
  •  Semplifica il lavoro: sia il Modulo Ricezione Fatture che il software di gestione documentale di OpenKM possono essere adattati a qualsiasi definizione di  elaborazione automatica delle fatture , attuale e futura. Ad esempio, supponiamo che alcuni fornitori inviino le proprie fatture tramite posta elettronica. In tal caso, l'amministratore può creare un'automazione che utilizza OpenKM Microsoft Addin per Outlook e identifica le e-mail del fornitore contenenti l'allegato e la fattura. Se qualcuno invia una  fattura cartacea , un membro dell'azienda può  trasformare digitalmente  la fattura. Il  software di elaborazione automatica delle fatture  si occupa dell'identificazione, dell'indicizzazione, della categorizzazione, della catalogazione, dell'estrazione dei metadati e del resto dei servizi relativi alla processo di gestione delle fatture . Invia una notifica al responsabile per la sua convalida tramite una firma digitale, avvia un flusso di lavoro di approvazione , ecc.
  • Favorire la collaborazione dei fornitori:  il modulo Ricevuta Fattura non rappresenta solo vantaggi per l'azienda - centralizzazione del repository, miglioramento dei processi, aumento della produttività - come abbiamo detto in precedenza; ma offre anche vantaggi entusiasmanti per i fornitori. Utilizzando il modulo si accorciano i termini di pagamento delle bollette. L'incidenza degli errori umani è ridotta. Possono persino utilizzare il software di gestione delle fatture dei fornitori come strumento di supporto per i loro processi poiché possono inviare promemoria per compilare e inviare le proprie informazioni più facilmente.
  • Supportare la compliance normativa e di sicurezza dell'azienda:  è un altro degli obiettivi fondamentali di qualsiasi organizzazione. Può assicurare che le attività dell'organizzazione si svolgano nel rispetto della legge, dei regolamenti e delle misure di sicurezza applicabili. La flessibilità del sistema di gestione documentale OpenKM e il suo  modulo di fatturazione automatizzato  garantiscono il raggiungimento di questo obiettivo. OpenKM è compatibile con qualsiasi altro sistema presente nell'organizzazione.

Richiedi una demo per vedere come  l'elaborazione automatica delle fatture  semplifica la gestione delle fatture, migliora le relazioni con i fornitori e garantisce la sicurezza aziendale.

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