Gestione Documentale Mobile

Gestione Documentale Mobile

Scritto da Ana Canteli il 28 giugno 2024

In un mondo sempre più interconnesso, la gestione documentale mobile è diventata una necessità imprescindibile. Fin dalla sua fondazione nel 2005, OpenKM ha rivoluzionato il campo della gestione elettronica dei documenti e degli archivi. Inizialmente, il software OpenKM era progettato per essere installato sui server del cliente e accessibile principalmente da computer. Oggi, tuttavia, l’accesso multipiattaforma è la norma, e OpenKM ha lavorato intensamente per migliorare l’esperienza mobile, rendendo la gestione dei documenti da dispositivi mobili tanto efficiente quanto quella da altri dispositivi.

Il presente e il futuro della gestione documentale online

La gestione documentale mobile non è solo una tendenza attuale, ma rappresenta anche il futuro della gestione documentale online. Questo progresso consente a imprese e professionisti di accedere, modificare e gestire i propri documenti da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. La mobilità e la flessibilità offerte dalle app mobili sono fondamentali in un ambiente lavorativo che valorizza l’immediatezza e l’efficienza.

L’esperienza mobile con OpenKM

Utilizzare OpenKM da un dispositivo mobile è un’esperienza paragonabile a quella da altri dispositivi. La piattaforma è progettata per essere intuitiva e accessibile, permettendo agli utenti di svolgere una varietà di attività, dall’archiviazione alla modifica dei documenti. Inoltre, OpenKM offre una prova gratuita affinché le aziende possano sperimentare i vantaggi del sistema prima di impegnarsi.

Principali funzionalità di OpenKM

1. Accesso ovunque, in qualsiasi momento

• Mobilità: I dipendenti possono accedere ai documenti aziendali ovunque e in qualsiasi momento, aumentando flessibilità e reattività.
• Lavoro da remoto: Consente di lavorare in modo efficiente anche fuori ufficio, facilitando il lavoro agile e garantendo la continuità operativa.

2. Maggiore produttività

• Risparmio di tempo: Ricerca, visualizzazione e modifica dei documenti rapidi e facili.
• Adattabilità: Agevola il completamento delle attività e decisioni rapide grazie all’accesso immediato alle informazioni necessarie.

3. Collaborazione efficiente

• Condivisione dei documenti: Condivisione istantanea con colleghi e clienti per migliorare la comunicazione.
• Aggiornamenti in tempo reale: Ogni modifica viene registrata istantaneamente, garantendo l’allineamento tra i membri del team.

4. Miglioramento del servizio all’utente

• Risposte rapide: Accesso immediato alle informazioni per rispondere tempestivamente a clienti e amministrazioni.
• Documentazione accessibile: Disponibilità dei documenti chiave anche durante riunioni o visite ai clienti.

5. Sicurezza

• Controllo degli accessi: Sicurezza a livello granulare per garantire l’accesso solo al personale autorizzato.
• Crittografia: Trasmissione sicura delle informazioni, riducendo il rischio di violazioni dei dati.

6. Riduzione dei costi

• Riduzione della carta: Promuove l’ufficio senza carta, tagliando i costi di stampa e archiviazione.
• Ottimizzazione delle risorse: Riduce la necessità di infrastrutture costose grazie all’uso dei dispositivi mobili.

7. Adattabilità e scalabilità

• Scalabilità: OpenKM si adatta alla crescita dell’azienda senza compromettere le prestazioni.

• Aggiornamenti continui: Miglioramenti regolari che rafforzano funzionalità e sicurezza.

Esempio d’uso della versione mobile di OpenKM

Si pensi a un corriere incaricato di ritirare documenti importanti da una filiale e consegnarli alla sede centrale. Deve registrare il ritiro. Con il proprio smartphone, fotografa i documenti, apre l’app OpenKM, seleziona “carica nuovo documento”, allega la foto e inserisce dati come nome del mittente, tipo di documento e data. Una volta caricato nella cartella corretta, il sistema invia una notifica all’ufficio centrale e al mittente, confermando l’operazione. Questo processo garantisce una registrazione immediata, riduce il rischio di smarrimento e migliora la comunicazione.

In sintesi, la gestione documentale mobile è uno strumento imprescindibile per le aziende moderne che vogliono restare competitive. OpenKM eccelle in questo ambito offrendo una soluzione solida, sicura e facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo mobile. Grazie alla sua facilità d’uso e alla sicurezza avanzata, consente alle imprese di gestire in modo efficace e sicuro sia documenti digitali che cartacei. L’automazione dei processi, il controllo delle versioni e l’integrazione con app di terze parti mantengono OpenKM all’avanguardia nella gestione documentale.

Le aziende che non hanno ancora adottato una soluzione moderna rischiano di rimanere indietro. La gestione documentale in cloud e da mobile non è una semplice tendenza, ma una necessità strategica. OpenKM, grazie al suo focus sulla digitalizzazione dei documenti e sulla gestione dei contenuti aziendali, è perfettamente posizionata per guidare questa trasformazione.

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