Gestione documentale nel settore sanitario

Gestione documentale nel settore sanitario

Scritto da Ana Canteli il 3 settembre 2021

La documentazione è come i libri di testo nell’industria sanitaria: due concetti indissolubili che andranno sempre di pari passo. L’assistenza ai pazienti ha sempre generato una grande quantità di informazioni che devono essere raccolte e gestite correttamente: cartelle cliniche, moduli, esami medici, prescrizioni. In breve, tutti i documenti sanitari che fanno parte della storia clinica dei pazienti, oltre a quelli dei centri sanitari: gestione dei ricoveri, assegnazione dei letti, dimissioni, ecc., sia che si tratti di ospedali pubblici sia di cliniche private.

La gestione della documentazione medica è essenziale nel settore sanitario poiché influisce direttamente sulla fiducia e sull’affidabilità dei pazienti e delle loro famiglie. Ma è altrettanto importante nell’amministrazione delle organizzazioni sanitarie stesse. Questo vale sia per i pazienti che per la gestione interna: il settore sanitario genera un elevato volume di documenti che, se non gestiti con rigore, possono essere fonte di numerosi problemi.

Benefici della gestione documentale nel settore sanitario

Ecco perché i sistemi di gestione documentale nei centri sanitari stanno diventando un elemento comune, su cui contare per affrontare le sfide e le minacce che le organizzazioni sanitarie devono affrontare quotidianamente.

• Risparmio di tempo: la spinta alla produttività ha raggiunto anche il settore sanitario. E per non mettere a rischio la qualità del servizio, è necessario disporre di un valido sistema di gestione documentale che consenta ai professionisti di accedere alla documentazione quando ne hanno bisogno e non in ritardo. La gestione dei processi documentali, la digitalizzazione della documentazione e le altre funzionalità che un buon sistema di gestione documentale sanitario deve offrire sono elementi fondamentali in questo senso.
• Riduzione dei costi: direttamente correlata al punto precedente. Maggiore è la produttività, maggiore sarà la riduzione delle spese sostenute nell’attività di cura. Seguendo l’esempio citato, la digitalizzazione della documentazione comporta un notevole risparmio nella gestione degli spazi fisici dedicati alla custodia dei documenti.
• Sicurezza delle informazioni: raramente troviamo una quantità così elevata di documenti sensibili. Garantire la riservatezza dei dati è uno dei pilastri fondamentali delle organizzazioni sanitarie. I sistemi di gestione documentale devono garantire che gli utenti che accedono ai documenti sanitari siano autorizzati a farlo e secondo le modalità previste, offrendo un servizio sicuro e di qualità.
• Miglioramento dei processi documentali: i sistemi di gestione documentale forniscono gli strumenti necessari per migliorare la gestione delle informazioni in tutto ciò che riguarda il flusso documentale, implementando misure per migliorare la gestione della qualità (a livello amministrativo, operativo, gestionale, nei rapporti con terzi, ecc.). I programmi di digitalizzazione documentale velocizzano l’accesso alla documentazione clinica e aiutano a mantenerla aggiornata, influenzando la gestione quotidiana, ad esempio con le soluzioni di firma digitale. Si possono raggiungere anche obiettivi più strategici, come la gestione della conoscenza all’interno degli ospedali, permettendo di portare avanti progetti di ricerca scientifica.
• Riduzione degli errori: la generazione di duplicati, i problemi di versionamento dei documenti che fanno parte delle cartelle cliniche, la perdita o la distruzione non autorizzata di documenti. Sbagliare è umano, e i sistemi di gestione documentale sanitario aiutano a mitigare l’impatto che questi errori potrebbero avere a livello organizzativo o persino legale.
• Conformità normativa: la sanità è uno dei settori più controllati e regolamentati. Assicurarsi che tutte le attività svolte in una struttura ospedaliera rispettino le normative e le leggi del settore è una fonte di sicurezza e garanzia per potersi concentrare sull’obiettivo principale del settore: fornire la migliore assistenza possibile al paziente. I sistemi di gestione dei documenti devono offrire strumenti di controllo a diversi livelli: dai servizi di notifica, che avvisano gli utenti iscritti ai contenuti di eventuali modifiche ai documenti, alla possibilità di ottenere report con informazioni dettagliate sugli aspetti rilevanti o tracce di audit per ispezionare documenti, eventi o attività di un utente, se necessario. L’implementazione di automazioni o workflow aiuta inoltre a garantire la conformità normativa alleggerendo le risorse umane da compiti a basso valore aggiunto.

Il software di gestione documentale di OpenKM dispone di tutti gli strumenti e le funzionalità necessarie per implementare un sistema di gestione documentale sicuro, flessibile e affidabile in ospedali e cliniche, sia pubblici che privati.

Sicuro perché il programma rispetta i più alti standard nella gestione documentale. Flessibile perché, come sappiamo, i metodi di lavoro cambiano ed evolvono, e il centro sanitario che sceglie OpenKM ha la garanzia di poter aggiornare i propri processi senza che ciò costituisca un problema né per gli utenti del sistema né per i pazienti. E affidabile perché, in caso di incidente, il software di gestione documentale sanitario salva tutte le informazioni relative a qualsiasi evento nel sistema.

La licenza del sistema di gestione documentale include strumenti di integrazione insieme a un’API completa affinché, se necessario, il DMS possa essere collegato ad altre applicazioni presenti nel centro medico. Se l’organizzazione ha le capacità tecniche, potrà sviluppare le integrazioni in totale autonomia. In caso contrario, potrà contare sulla nostra collaborazione attraverso servizi di personalizzazione e consulenza.

Il software di gestione documentale è disponibile in versione on-premise, installata sul server di proprietà del cliente, o in versione cloud. Può anche essere installato in versione ibrida. Se l’organizzazione dispone di sedi diverse, il modulo multi-tenant può risultare particolarmente interessante: la stessa installazione viene ammortizzata mentre la documentazione rimane compartimentata, accessibile esclusivamente a ciascun ufficio o centro sanitario.

Non dimentichiamo che l’accettazione e l’uso coerente della piattaforma di gestione documentale è un elemento fondamentale per il successo di qualsiasi sistema di gestione documentale. Per questo motivo, in OpenKM offriamo programmi di formazione adattati a diversi profili che facilitano la gestione del programma per tutti gli utenti.

Se desideri maggiori informazioni sui vantaggi e benefici che OpenKM può offrirti, non esitare a contattarci.