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Implementare un DMS nelle nuove condizioni di pandemia

Scritto da Igor Grgur , membro dello staff di OpenKM Serbia  il 12 marzo  2021

La necessità di implementare un sistema di gestione documentale nelle nuove condizioni di pandemia e lavorare da casa

Non è facile trovare un settore o una squadra in un'azienda di qualsiasi tipo o dimensione, che non ha bisogno di fare affidamento su documenti durante le operazioni quotidiane. La società regolamentata ha regolamentato la gestione dei documenti in diversi aspetti come la sistematizzazione dei documenti, i diritti di accesso, la sicurezza, la disponibilità e il ripristino di emergenza, il controllo dell'audit e l'adempimento dei regolamenti interni o esterni, per citare solo alcuni aspetti di un'organizzazione regolamentata. Tutti questi aspetti sono ugualmente cruciali per il successo e la crescita aziendale. Tuttavia, la situazione attuale è che molte aziende hanno trascurato alcuni di questi aspetti e non li hanno implementati completamente o non hanno ancora adottato alcuna soluzione seria per la gestione dei documenti.

Nell'odierna era della trasformazione digitale del business, che abbonda di contenuti multimediali, documenti e altri contenuti, la quantità e l'utilizzo da parte della maggior parte dei dipendenti tendono ad aumentare. Di conseguenza, i presupposti per il successo e la crescita dell'azienda sono significativamente influenzati dalla disposizione strategica dei repository e dalla gestione dei contenuti e delle risorse digitali e dai processi aziendali competitivi. Per ricordare, queste risorse digitali sono più spesso:

  • documenti Word,
  • documenti PDF scansionati,
  • Fogli di calcolo Excel e simili,
  • e-mail,
  • presentazioni e materiale pubblicitario,
  • fotografie e disegni, risorse AutoCAD 3D o simili,
  • materiali video, materiali multimediali da webinar e conferenze, file audio.

Lavorare fuori dai locali del datore di lavoro, o più comunemente lavorare da casa, è diventato un luogo comune per molte aziende.

Il personale, seguendo le disposizioni in materia di orari di lavoro consentiti, stato di emergenza, coprifuoco, condizioni di lavoro rigorosamente definite e mantenimento della salute dei dipendenti, contratti collettivi, prove di perdite in milioni e miliardi di dollari per azienda, ci fornisce solo un esempio di quanto drasticamente le condizioni possono cambiare, essere impegnative e imprevedibili.

L'approccio corretto a tali principi aziendali dialettici è quello di migliorare il sistema aziendale da molteplici aspetti in modo proattivo. Uno di questi è l'introduzione di tecnologie informatiche nella gestione di documenti e altri contenuti e l'intensificazione dell'uso e dell'elaborazione delle informazioni.

Un approccio comune all'introduzione di soluzioni di gestione dei documenti nelle grandi aziende è che molti degli aspetti di cui sopra non vengono introdotti nell'intera azienda. Il motivo è che alcuni reparti o team si affidano ad altre soluzioni parziali, secondo la logica della modalità "abbastanza buono", ad esempio l'utilizzo di Google Drive, One Drive o alcuni servizi simili. L'azienda diventa esposta a rischi per la sicurezza e all'assenza di audit e controlli efficienti, misurabilità di chi ha avuto accesso a quale documento. La facilità e la completezza della revisione dei documenti e della relativa revisione dei documenti in tali condizioni non sono nemmeno vicine a ciò che dovrebbero o potrebbero essere con un severo sistema di gestione dei documenti implementato in tutta l'azienda.

D'altra parte, le aziende più piccole spesso trovano soluzioni "abbastanza buone" come quella principale, come il Google citato sopra Drive o One Drive, che consente loro di scambiare e lavorare in team virtuali su alcuni documenti in settori specifici, ma lo fanno ancora non migliorare il loro business. Praticamente fanno con questo approccio perché si stanno dirigendo verso un crescente disordine e incoerenza, limitando il loro potenziale di crescita con processi aziendali obsoleti e organizzazione errata del lavoro, silos di informazioni, lentezza e confusione nel lavoro. Tali condizioni di lavoro frustrano dipendenti, collaboratori e clienti, aggravando la giusta attenzione allo sviluppo della loro organizzazione e dei processi aziendali. Le conseguenze di tale lavoro sono costi più elevati, produttività inferiore e competitività più debole,

Per il concetto di lavoratori remoti, l'azienda dovrebbe fornire una collaborazione tempestiva su documenti facili e veloci e la migliore sicurezza, controllo su chi accede ai documenti, quando e come utilizzano i documenti e concludere informazioni preziose? La creazione di nuovi documenti da diversi settori o team dovrebbe essere modificabile, sistematizzata e immediatamente visibile ad altri team e dipendenti con approvazione dell'accesso.

La soluzione di gestione dei documenti OpenKM garantisce l'adempimento di tutti gli aspetti moderni della progettazione del sistema documentale. È facile implementare ogni elemento separatamente e nella misura in cui l'azienda è pronta per l'esecuzione in un dato momento. Il sistema OpenKM è molto resiliente con una gamma di flessibilità e funzionalità dettagliate durante l'implementazione, che si tratti di metadati, processi di flusso di lavoro o approvazione dell'accesso ai documenti. È un sistema facilmente aggiornabile con regole, personalizzazioni o applicazioni esterne. L'azienda può optare per l'opzione server OpenKM Cloud o OpenKm Professional per supportare i team di servizio OpenKM esperti. Le aziende con budget ridotti possono scegliere di installare la versione Community del sistema OpenKm e affidarsi ai partner OpenKM. Naturalmente, un sistema di gestione dei documenti è uno strumento essenziale per il buon funzionamento di qualsiasi azienda.

L'intera implementazione e accettazione delle soluzioni OpenKM da parte di utenti e collaboratori è facilitata e un'interfaccia utente intuitiva e facile, molto simile a File Explorer. Ogni utente di PC è molto esperto. Lavorare nell'applicazione OpenKm non è diverso dal lavoro quotidiano quotidiano sul tuo computer, tablet o smartphone.

I dipendenti che lavorano da casa e sul campo hanno spesso bisogno di creare nuovi documenti e di allegarli al sistema in modo facile e veloce. "E-document sul palmo della tua mano" è un'applicazione che può servire come esempio di estensione del sistema OpenKm e consente ai dipendenti di svolgere tali attività con tablet e telefoni con grande facilità e flessibilità. Per svolgere tali compiti, i processi di formazione sono ridotti al minimo o addirittura inutili perché i dipendenti li eseguono in pochi clic oltre al classico utilizzo della propria fotocamera o del file system.

Dalle suddette complessità e limitazioni affrontate dagli utenti di soluzioni "abbastanza buone", possiamo concludere che l'introduzione di soluzioni di gestione dei documenti di qualità come OpenKM non è solo una scelta brillante e prioritaria per molte aziende, ma è anche molto nota per la sua facilità di implementazione, semplicità di utilizzo, grado di accettazione da parte di dipendenti e stakeholder, nonché il ROI specifico. Il lavoro da casa e il lavoro al di fuori dei locali del datore di lavoro, che molte aziende hanno adottato a causa delle nuove condizioni di pandemia, sta diventando con OpenKM molto produttivo, competitivo e con una buona qualità del servizio ai collaboratori interni, ai collaboratori esterni e ai clienti. I team di OpenKM sono sempre pronti a discutere i tuoi casi particolari e le sfide aziendali.

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