In che modo la gestione dei documenti migliora l'esperienza dei dipendenti?

In che modo la gestione dei documenti migliora l'esperienza dei dipendenti?

Scritto da Rosa Hemming il 9 aprile 2021

Il business delle risorse umane  non è una passeggiata. I team delle risorse umane  controllano la gestione dei processi aziendali delle  loro aziende  e hanno l'obiettivo finale di mantenere le varie aziende senza intoppi. I dipartimenti delle risorse umane  hanno capito che per raggiungere questo obiettivo,   è essenziale migliorare l'esperienza dei dipendenti . Devono bilanciare questo con la garanzia della  produttività e del  coinvolgimento dei dipendenti , soprattutto durante i  corsi di formazione .

Pertanto, l'erogazione dei servizi HR non riguarda solo la  gestione dei record dei dipendenti, la  conservazione  dei file  o  dei record dei dipendenti  e la documentazione generale dei  dipendenti . Implica l'uso di tutto questo per garantire  la continuità operativa  delle loro varie aziende. HR in grado di elaborare i  file dei dipendenti  attraverso  l'elaborazione manuale , muoversi abbondanti  file di carta ,  documenti cartacei, documenti cartacei  e di acquisto enormi  schedari . In alternativa, le risorse umane possono utilizzare il  processo digitalizzato  ed elaborare questi  documenti digitalmente  e trasformarli in file digitali . Questo è il 2021 . I file cartacei  non sono così attraenti come una volta. Il mondo è diventato digitale, quindi è giusto che abbiamo le  risorse umane digitali. L'era del  tempo perso  nella gestione dei documenti è passata.

Questa alternativa digitale sono i  sistemi di gestione dei documenti , precursori della moderna gestione dei contenuti aziendali. Questo  sistema di gestione dei documenti  è fondamentale per consentire alle risorse umane di connettersi ai dipendenti. Lo imparerai in dettaglio, iniziando di seguito.

Che cos'è il sistema di gestione dei documenti (DMS)

Contrariamente al tuo pensiero iniziale, DMS è molto più che mettere i documenti in una  posizione centrale , come il  cloud storage, a  cui puoi  accedere facilmente . È una  soluzione documentale  che prevede l'utilizzo di software di gestione dei  documenti  nella gestione dei record elettronici  . Ciò include l'archiviazione, la gestione e il monitoraggio di questi  file digitali , inclusi i file ottenuti dalla  scansione di documenti . Il DMS è un software utile che le aziende utilizzano per salvare, creare, classificare documenti e qualsiasi altra forma di informazione nella  gestione elettronica dei documenti.  Il DMS si sta, in sintesi,  trasformando digitalmente il metodo manuale di gestione dei  file.

L'utilizzo di DMS offre molti vantaggi. Sono;  

• Rende il tuo documento sicuro e protetto.
• Tempo risparmiato  sull'elaborazione dei documenti
• Ti aiuta a tenere traccia dei contenuti.
• Ti aiuta a tenere traccia e gestire i documenti.
• Facilita il recupero delle informazioni.
• Consente alle risorse umane di connettersi con i dipendenti.
• Automatizzare i flussi di lavoro
• Incoraggia la  collaborazione dei dipendenti
• Migliora la  collaborazione in team  per progetti specializzati.
• Facilità di  raccogliere i feedback dei clienti

Caratteristiche principali del sistema di gestione dei documenti

Nella scelta di un DMS adatto alla tua attività, scegli un DMS che sarà in grado di fornire le seguenti funzionalità senza problemi;

• Un DMS che consentirà la modifica senza interruzioni dei documenti da parte delle risorse umane e dei dipendenti allo stesso tempo.
• Controllo versione  ti consente di prendere nota delle diverse versioni del documento che gestisci.
• Un modo per  accedere, controllare  le versioni precedenti del documento in caso di errore.
• Audit Trail , che permette di conoscere le persone che hanno gestito e cosa hanno fatto ai documenti.

 In che modo la gestione dei documenti migliora l'esperienza dei dipendenti

Gli esperti di  Proessaywriting  raccomandano che le risorse umane non considerino i dipendenti nient'altro che  documenti digitalizzati  per massimizzare i vantaggi del DMS. Il tuo DMS non dovrebbe fungere solo da  file system.  L'essenza del DMS è quella di fungere da efficiente  gestione dei documenti dei dipendenti il  cui obiettivo è collegare le risorse umane ai dipendenti poiché sia ​​le risorse umane che i dipendenti possono elaborare questi documenti. In sostanza, stanno lavorando insieme. Quando i dipendenti non sono visti come droni e non possono sentirsi parte di una parte cruciale dell'azienda, i dipendenti  miglioreranno i  livelli di produttività .

Puoi utilizzare DMS per migliorare l'esperienza dei dipendenti nei seguenti modi.

Lavoro a distanza

I vantaggi di avere un DMS è che avrai a che fare con documenti automatizzati. Pertanto, i dipendenti non devono essere confinati sul posto di lavoro prima di poter fare qualcosa. Hanno bisogno di WiFi, dispositivi appropriati da cui possono accedere alla catalogazione dei prodotti e i tuoi dipendenti sono a posto. Ora, non devi più essere limitato da eventi che impediscono la tipica situazione lavorativa in quanto effettuando la gestione dei documenti e i tuoi dipendenti potrebbero trascorrere più tempo con le loro famiglie. Quindi, prendi quel comando digitale, rendi automatizzato il tuo processo di gestione dei documenti e osserva come i tuoi dipendenti ti ricompenserebbero per aver offerto loro una piacevole esperienza di lavoro. Puoi anche creare un forum di discussionedove i dipendenti possono condividere il loro punto di vista sui problemi, favorendo così la collaborazione dei dipendenti

Automazione del flusso di lavoro

Ci sarebbe l'automazione del flusso di lavoro poiché DMS sarebbe incorporato con app di promemoria che informeranno i dipendenti di scadenze, completamento delle attività, ecc. Il flusso di lavoro non deve più essere interrotto poiché un sistema DMS aiuta a integrare la forza lavoro integrata e unita allo scopo.

Dipendenti concentrati

I tuoi dipendenti non dovranno affrontare le distrazioni che derivano dall'interruzione del lavoro per presentare rapporti e così via. Con un flusso di lavoro automatizzato fornito dal DMS, le informazioni, i dati, inclusi i documenti HR e i documenti dei dipendenti, sono automatizzati. Ciò aiuterà i tuoi dipendenti a dare la priorità ad alcuni lavori per dopo, riducendo le interruzioni.

Biografia dell'autore

Rosa Hemming è una scrittrice di contenuti professionale ed esperta blogger degli Stati Uniti. Rosa trascorre il suo tempo libero in parte consigliando un importante servizio di saggistica o guardando film e serie. Il suo amore per i film ispira i contenuti del suo blog e scrive regolarmente di film in base allo stato d'animo evocato dal film e al genere cinematografico. La puoi trovare su Twitter.