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Integrazione del sistema di gestione documentale e un ERP

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 29 Aprile 2022

L’integrazione delle applicazioni aziendali sono obiettivi che tutte le organizzazioni prima o poi devono affrontare. La configurazione iniziale della suite di applicazioni utilizzate da un'azienda generalmente avviene in modo intuitivo o casuale. Le applicazioni sono scelte sulla basa di esperienze precedente degli addetti, o derivate da offerte interessanti e promozioni di marketing efficaci.

Poi, nel tempo, il personale e soprattutto i dirigenti e quadri si rendono conto del costo pratico e opportunità del non investire nell'interoperabilità. Gli utenti sono costretti a cambiare spesso applicazioni, raccogliere informazioni da una parte, trasferirle all'altra per continuare il lavoro; con tutti i pericoli che ciò comporta: , solo per citarne alcuni si pensi a negligenza, non conformità, rischio nella gestione della protezione dei dati, perdita di informazioni.

Per tutto questo, non è raro trovare aziende che dispongono di sistemi ERP (acronimo di enterprise resource planning) e di gestione dei documenti nella loro suite di programmi. E sebbene all'inizio possa sembrare che entrambi i software si sovrappongano, dalla loro integrazione è possibile ottenere molti vantaggi.

Vantaggi dell'integrazione tra un software di gestione documentale e un ERP

  • Accesso immediato: grazie all'integrazione, un utente può avviare un processo aziendale da un'applicazione, sapendo che la piattaforma lo aiuterà a svolgere il proprio lavoro in modo semplice e veloce.
  • Ottimizzazione del tempo: grazie ai vantaggi derivanti dal miglioramento dell'interoperabilità, il tempo investito nelle ricerche e nella localizzazione, distribuzione e invio dei file è notevolmente ridotto.
  • Migliore tracciabilità: una suite software integrata migliora il monitoraggio e il controllo della documentazione.
  • Miglioramento di processi sofisticati: alcuni esempi sono i criteri di conservazione o eliminazione dei documenti, rapporti analitici con metriche mirate. Grazie all'integrazione, questi obiettivi possono essere raggiunti a livello globale.

Processo di integrazione

Quando si valuta le possibilità e l'adeguatezza dell'integrazione, è necessario considerare molti fattori.

Per cominciare, l'approccio ideale è che le risorse umane abbiano un certo grado di esperienza, sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista dell’utente finale, per identificare il punto di partenza, gli obiettivi, le tecniche, le risorse umane e la cadenza delle pietre miliari. Possiamo garantire così un'integrazione fattibile, affidabile e armonizzata tra tutte le parti coinvolte.

Un altro elemento da tenere in considerazione è la documentazione di ogni componente. A priori, tutti i software ERP e di gestione dei documenti dovrebbero disporre di strumenti per facilitare l'integrazione con terze parti. Nel caso di OpenKM, un sistema di gestione dei documenti che, attraverso l'OpenKM Knowledge Center, è previsto l'accesso all'insieme delle risorse disponibili per estendere ed espandere le funzionalità e le possibilità del gestore dei documenti. Lo stesso dovrebbe essere disponibile dal provider ERP.

In OpenKM, abbiamo una vasta esperienza nel campo delle integrazioni. Il team tecnico di OpenKM è preparato a guidare progetti di integrazione e svolgere ruoli di accompagnamento nel processo di integrazione.

Diversi clienti hanno espresso il loro interesse nell'integrazione di OpenKM con Salesforce. In questo scenario abbiamo molte possibilità, quindi in questo post affronteremo i casi più critici.

In OpenKM Kcenter, accederemo alla libreria di API completa del sistema di gestione dei documenti. Inoltre, gli SDK in Java, .NET e NodeJS. Nel caso di PHP, sono disponibili esempi dell’utilizzo dei metodi.

Come abbiamo detto sopra, ci sono diversi scenari quando si tratta di integrazioni.

Scenario 1: Cartelle condivise

Consideriamo un ERP per la gestione di fatture, bolle di consegna, ecc. Un'opzione di integrazione è rappresentata dalle cartelle condivise. In una cartella condivisa dell'ERP, depositiamo una serie di file, con un CSV per ogni file. Qui OpenKM, attraverso un processo che si attiva periodicamente, legge i contenuti salvati nella cartella condivisa, per trasferirli al software di gestione documentale.

Scenario 2: UID

Il sistema di gestione dei documenti seleziona un documento in stato di output, stabilendo un identificatore ERP nel CSV. Ciò significa che OpenKM genera un file di scambio, in cui l'identificatore ERP corrisponde all'UUID (Unique Universal Identifier) nel gestore documenti. Nelle integrazioni tra applicazioni (l'ERP in questo esempio) memorizza l'UUID in una tabella o altro mezzo all'interno del suo sistema. Una volta che ciò si verifica, l'accesso al documento salvato in OpenKM dall’ERP è immediato.

Scenario 3: API

Se utilizziamo l'API, il tutto dipenderà dalle opzioni fornite dall'ERP; e il linguaggio di programmazione scelto. Alcuni consentono di utilizzare le librerie OpenKM direttamente in Java, NodeJS e NET. In altri casi, l'integrazione richiede uno sviluppo maggiore.

- L'ERP in questo post rappresenta qualsiasi applicazione che desideri integrare con OpenKM -. Detta applicazione avrebbe un evento che verrebbe attivato per effettuare una chiamata API. Ad esempio, se voglio caricare un documento, lo chiamerei il metodo “carica documento”. Potremmo caricare i metadati del documento e il gestore del documento potrebbe rispondere con l'UUID, essendo l'identificatore acquisito dall'ERP, anche se questa non è l'unica opzione. Può essere che dall'ERP, siamo interessati solo a fare query al gestore documenti in base ai metadati. In questo scenario nell'ERP, non memorizziamo alcun identificatore OpenKM; Lavoriamo solo con i metadati (data, numero di fattura, ecc.). Questi dati, tramite l'API, vengono utilizzati per recuperare le informazioni


Ci sono fattori essenziali come il volume di file al giorno. Ciò determinerà se l'integrazione deve essere eseguita in tempo reale o in batch. Ad esempio, un istituto finanziario che carica 20.000 documenti al giorno. In questo scenario, è improbabile che l'organizzazione debba importare i documenti in tempo reale; Può avvenire al di fuori dell'orario di lavoro. Questo ha anche dei vantaggi poiché è un carico di lavoro che non influirà negativamente sulle prestazioni per gli utenti.

 

Personalizzazione

Anche le personalizzazioni sono un fattore da considerare. L’utente può non usare direttamente l'interfaccia OpenKM ma accedere da un'altra applicazione che utilizza le API, che funge così da intermediario

Le API di OpenKM hanno una struttura atomica. Il metodo che offre il maggior potenziale è quello di caricare un documento.

Tutto il resto, la creazione del percorso e l'inserimento dei metadati, sarà effettuato da OpenKM. Si potranno creare metodi di alto livello: ad esempio un metodo per caricare i documenti; che ha un file binario, i metadati strutturati in modo che il gestore documenti elabori tutto internamente e con processi trasparenti per l'utente. Ciò si ottiene attraverso l'architettura a plugin.


Un esempio pratico potrebbe essere il trattamento dei documenti di identità in una pubblica amministrazione. Se una persona è in possesso di un documento di identità nazionale, verrà seguito il metodo standard. Nel caso in cui una persona non sia in possesso di tale documento, possono essere richiesti dati quali fotografia, nome, cognomi, data e luogo di nascita; Con questi dati il sistema può creare il documento di riconoscimento. Se la persona è in possesso di un documento di identità, il sistema risponde con le informazioni. Possono essere impostati 3 metodi per affrontare le tre possibilità che possono verificarsi nello stesso caso; che l'utente soddisfi la condizione, che l'utente non la completi. ciò che è necessario può essere fatto affinché ciò avvenga.

Troviamo tutte le informazioni necessarie per utilizzare queste opzione nella documentazione. In questo caso, i plugin REST sono i più interessanti poiché viene creata e copiata una classe nel servizio che consente di eseguire le attività desiderate. In questo modo, evitiamo di effettuare 4-5 chiamate all'API, che è un'opzione appropriata per alcune istanze. In caso contrario, si effettuano chiamate a metodi più complessi responsabili dell'esecuzione di attività più sofisticate.


La filosofia alla base è che le API OpenKM ha metodi per, ad esempio, caricare documenti e aggiungere metadati. Ma quando si vuole integrare il gestore documenti con un'applicazione, è più interessante creare un metodo, una chiamata API personalizzata, a cui inviare alcuni input per ottenere gli output desiderati. Se riesci a risparmiare il numero di chiamate, saremo in grado di ottimizzare le prestazioni, soprattutto quando gestisci repository di grandi dimension


Se desideri maggiori informazioni o hai domande sulle possibilità di integrare OpenKM nella tua suite di programmi, non esitare a contattarci.

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