Integrazione del software di gestione documentale con Teams

Integrazione del software di gestione documentale con Teams

Scritto da Ana Canteli il 3 giugno 2022

Abbiamo molte applicazioni per garantire la collaborazione con clienti, tra utenti, dipendenti e team in una realtà sempre più globalizzata e virtualizzata. Forse inizialmente erano state concepite solo come un ulteriore canale di comunicazione, ma per la loro popolarità o per necessità, sempre più persone le integrano nella propria vita professionale. Uno di questi strumenti collaborativi è Microsoft Teams.

La tendenza al lavoro da remoto non ha fatto altro che aumentare la rilevanza e la presenza di Teams nell’ambito lavorativo, rendendolo l’applicazione scelta da molte organizzazioni per migliorare la collaborazione interna e con agenti esterni, comprese le pubbliche amministrazioni.

Con Teams gli utenti possono migliorare la collaborazione tenendo traccia di chat, email, calendari, progetti, ecc. Tuttavia, presenta alcune limitazioni strutturali che possono essere superate grazie all’integrazione di Microsoft Teams con soluzioni di gestione documentale. La più ovvia è generalmente SharePoint, la piattaforma di gestione documentale offerta da Microsoft. Con SharePoint Online, gli utenti di Teams possono gestire i documenti più comuni come Word, Excel o PowerPoint e creare cartelle per archiviare documenti provenienti dalle altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft, che in ultima analisi vengono salvati in SharePoint Online.

Ma il flusso di lavoro tra MS Teams e SharePoint è interrotto, poiché non esiste un rapporto diretto tra la politica di sicurezza di Microsoft SharePoint e le applicazioni utilizzate dagli utenti. Per risolvere il problema, è necessario integrare le autorizzazioni necessarie per eseguire le attività di gestione documentale.

La maggior parte delle informazioni condivise e archiviate in Teams sono documenti. L’applicazione è suddivisa in numerosi canali di comunicazione, e ciascuno di essi crea una cartella connessa alla libreria documentale in SharePoint. È lì che conduce il pulsante “FileTab” di Teams. L’assenza di un’esperienza di navigazione integrata rende difficile visualizzare un archivio documentale unico e comprendere l’insieme dei documenti con cui un gruppo di utenti deve lavorare, portando a errori come duplicazioni di documenti o perdita di informazioni rilevanti. Infatti, per alcuni specialisti di gestione documentale, il principale difetto di Microsoft Teams è la scarsa esperienza di ricerca e reperimento rapido delle informazioni.

Un altro inconveniente dell’uso combinato di MS Teams e Microsoft SharePoint è che la politica di archiviazione e conservazione è distribuita tra tutte le applicazioni di Microsoft Office 365. Questo significa che per superare i limiti del piano di archiviazione, un’organizzazione necessita di un’integrazione con un’altra applicazione. La sfida principale per l’utente finale è sapere come agire in un ambiente di lavoro sempre più sofisticato: Quando creare un nuovo team? Quando basta un canale di comunicazione in Teams? Deve essere pubblico o privato? Che tipo di documenti si possono archiviare in Teams? Cosa succede ai documenti sensibili?

Il software di gestione documentale OpenKM è stato integrato con Microsoft Teams per risolvere tutti questi inconvenienti.

Il sistema di gestione documentale permette la modifica online di qualsiasi tipo di file, non solo quelli appartenenti al pacchetto Microsoft Office. Grazie al sistema Live Edit di OpenKM, l’estensione del file non è un limite. Il sistema di controllo delle versioni di OpenKM previene la duplicazione e la perdita dei documenti, mentre il servizio di sottoscrizione garantisce il perfetto funzionamento dei canali di comunicazione definiti in OpenKM.

Inoltre, se si desidera utilizzare la modifica simultanea, l’OpenKM Online Editor consente di modificare i file online, anche durante le riunioni organizzate in Teams.

La politica di sicurezza di OpenKM si applica all’intero archivio documentale dell’organizzazione. Molte aziende scelgono OpenKM per centralizzare tutti i contenuti su un’unica piattaforma; in questo modo l’organizzazione può sapere esattamente quali informazioni possiede, dove si trovano, chi vi può accedere e a quali condizioni. Il sistema di gestione documentale OpenKM si integra di default con Active Directory o LDAP. Se l’azienda ha già definito la propria politica di accesso in queste applicazioni, non deve duplicarla nel document manager.

Un altro vantaggio di OpenKM è la possibilità di creare attività automatiche personalizzate. Ad esempio, se un gruppo di utenti avvia una riunione in Teams, in OpenKM possiamo definire il percorso in cui sarà archiviata tutta la documentazione prodotta dal team. La definizione granulare della sicurezza in OpenKM consente di specificare l’esperienza di gestione documentale dell’utente: accesso interno o esterno, sola lettura, diritti di modifica (su cartelle, sottocartelle o file specifici), aggiornamento della sicurezza di nodi (cartella, registro, email, documento), cancellazione, ecc.

Uno dei vantaggi più rilevanti di OpenKM è la potente capacità di ricerca che offre agli utenti. Il motore di ricerca di OpenKM permette di trovare qualsiasi informazione in base a molti fattori: estrazione del testo, parole chiave, categorie, metadati, ecc. Inoltre, fornisce accesso a tutte le informazioni collegate ai contenuti: note, metadati, cronologia, audit e relazioni con altri contenuti; si può persino verificare se il file fa parte di un flusso di lavoro. OpenKM include un motore workflow in grado di gestire anche i flussi di lavoro più complessi che possono essere parte di qualsiasi progetto eseguito in Teams. È possibile facilitare le ricerche creando ricerche salvate per le query più comuni a livello generale o personale. Altre funzionalità come report e agenti di ricerca offrono informazioni utili agli utenti quando si verifica un evento documentale.

Da evidenziare anche il piano di archiviazione che l’azienda può implementare con OpenKM. Il sistema di gestione documentale include un modulo di archiviazione che consente all’organizzazione di definire la politica di archiviazione, scarto o conservazione finale che meglio si adatta alle normative applicabili. Questo piano di archiviazione è un grande aiuto per facilitare la conformità e la governance delle informazioni in tutta l’azienda.

Per informare adeguatamente gli utenti sulle linee guida e sul piano di gestione documentale dell’azienda, OpenKM offre OpenKM Academy, la piattaforma di formazione online che facilita l’uso quotidiano del software di gestione documentale. È fondamentale ricordare che per gli utenti è macchinoso dover aprire applicazione dopo applicazione per trovare le informazioni necessarie. Offrendo loro OpenKM come piattaforma globale di lavoro, forniremo la sicurezza e l’affidabilità di cui hanno bisogno per svolgere la loro attività.