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Intelligent Information Management

Ana Canteli

Scritto da Ana Canteli il 1 Aprile 2022

Per Intelligent Information  Management si intende l'insieme di strategie, metodologie, processi e soluzioni tecnologiche utilizzate per gestire le informazioni, in particolare i contenuti e i dati. Non bisogna dimenticare che le aziende raccolgono informazioni strutturate e non strutturate, che provengono da diverse fonti e richiedono diversi tipi di trattamento e diversi livelli di sicurezza.

 Inoltre, le aziende accumulano nel tempo soluzioni informatiche che portano alla creazione di isole tecnologiche. In questi casi, nessuno sa quali informazioni abbiamo o dove si trovano. Ciò rende molto difficile prendere decisioni basate sui dati, con tutto il caos e i rischi che ne derivano.

D'altra parte, non dobbiamo dimenticare che tutte le aziende sviluppano il loro percorso di trasformazione digitale. Lungo questo percorso, si riesce a comprendere, anticipare e ridefinire le esperienze degli operatori e dei clienti. Naturalmente, questo sforzo di trasformazione dipende dall'agilità dell'azienda o del settore, dall'innovazione, dalla capacità operativa, dal grado di automazione e dalla conformità normativa nella governance delle informazioni che l'azienda applica.

 L'obiettivo di tutto questo è l'informazione, il carburante che muove e finanzia la trasformazione digitale dell'azienda. Perché, come abbiamo detto nel post della scorsa settimana, il volume, la velocità e la varietà delle informazioni a volte superano la capacità dell'azienda di gestire le informazioni.

Perché è importante la gestione intelligente delle informazioni?

Le aziende non possono più limitarsi di creare, acquisire, automatizzare e fornire informazioni per i propri prodotti o servizi.

  • Devono assimilare e comprendere il prima possibile le tipologie di informazioni che creano e ricevono. I processi aziendali devono essere aggiornati senza perdere velocità e qualità. Gestire il volume delle informazione con la necessaria rapidità sono sfide che possono essere affrontate solo attraverso l'apprendimento automatico e l’ausilio dell'intelligenza artificiale.
  • Devono ridurre il numero di risorse umane dedicate ai compiti relativi alla governance dell'informazione. Per questo, convertire tutti i formati in una versione digitale può essere una soluzione, facilitando l'introduzione di soluzioni automatizzate.
  • Hanno bisogno della capacità operativa per adattare la struttura hardware ai nuovi requisiti ed essere flessibili per beneficiare delle combinazioni del mercato: installazioni on-premise, cloud storage, approccio ibrido, ecc.

Componenti di un sistema di gestione intelligente

Le sfide che le aziende devono affrontare oggi costringono a implementare nuove metodologie di gestione delle informazioni in un viaggio che deve includere:

  • Servizi di contenuto: un approccio modulare e flessibile che consente di utilizzare contenuti e informazioni, ovunque ci troviamo e in qualsiasi circostanza.
  • La capacità di processo può essere avviata con la semplicità di un'app nel rispetto della struttura aziendale.
  • Capacità analitiche per preparare informazioni strutturate e non strutturate permettendo così l'elaborazione automatica.

Le aziende devono mantenere dinamicamente questi servizi con la capacità per rispondere ai continui cambiamenti del mercato nel rispetto dei requisiti del ciclo di vita delle informazioni. Ecco perché le risorse tecniche e umane integrano la gestione intelligente delle informazioni.

Come abbiamo visto, la trasformazione digitale delle informazioni e la gestione intelligente delle informazioni vanno di pari passo. Entrambi gli approcci mirano a fornire una migliore esperienza nell’utilizzo delle tecnologie e un ambiente di lavoro migliore, che funge da opportunità per nuovi talenti e fedeltà di coloro che sono già occupati.

Vantaggi della gestione intelligente delle informazioni

La gestione intelligente delle informazioni facilita l'organizzazione e l'accesso ai contenuti e ai dati dell'azienda. Ovviamente, qualsiasi entità che si rispetti deve disporre di un sistema di gestione dei contenuti. OpenKM, generalmente presentato come software di gestione dei documenti, è un sistema informatico di gestione dei documenti e dei record. Il nostro approccio documentale di gestione dei contenuti corredato da record e Knowledge Management consente di superate agilmente qualsiasi barriera.

OpenKM ha logiche di indicizzazione e archiviazione tali per trovare ciò che si sta cercando, più in base a ciò che è, che in base a dove è archiviato. OpenKM si integra facilmente anche con altri strumenti, contribuendo a definire un flusso di lavoro omogeneo. Il sistema di gestione dei documenti offre anche funzionalità di monitoraggio e analisi, come servizi di abbonamento e reportistica. E’ importante sapere quali dati vengono utilizzati e dove.

Con OpenKM, l'azienda può concentrare i propri sforzi verso una maggior comprensione dei propri contenuti e dati presenti in tutta l'organizzazione. Con l'acquisizione di nuove conoscenze, si possono utilizzare e ottimizzare i contenuti risparmiando così tempo prezioso. Il software di gestione dei contenuti aziendali di OpenKM è stato concepito per crescere con l'azienda e far fronte alle crescenti sfide e opportunità che la gestione delle informazioni e dei dati comporta. Si concentra anche sulla facilità d'uso e sulla garanzia che gli utilizzatori lo trovino facile ed intuitivo. Per questo, in OpenKM Academy, troverai tutte le risorse formative e informative a portata di mano.

Il sistema di gestione dei documenti OpenKM offre le seguenti funzionalità:

  • Gestione dei contenuti on-premise o in cloud.
  • Una piattaforma di collaborazione interna ed esterna.
  • Piattaforma di sviluppo open e self-service.
  • Strumenti di integrazione e migrazione dei contenuti.
  • Digitalizzazione dei processi organizzativi.
  • Automazione del processo.
  • Gestione dei processi aziendali (BPM).
  • Acquisizione intelligente multicanale.
  • Ottimizzazione dei processi.
  • Gestione archivi e conservazione digitale.
  • eDiscovery e documentazione legale.
  • Funzionalità di analisi e apprendimento automatico.
  • Analisi dei contenuti e semantica.
  • Riconoscimento, estrazione e standardizzazione dei dati.
  • Gestione dei metadati e tassonomia.
  • Classificazione dei documenti.

Se vuoi saperne di più su come OpenKM può aiutarti a implementare un sistema di gestione intelligente nella tua azienda, non esitare a contattarci.

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