La differenza tra gestione documentale e gestione dei record

La differenza tra gestione documentale e gestione dei record

Scritto da Ana Canteli il 14 agosto 2025

Un sistema di gestione documentale si concentra sui documenti, in particolare su quelli attivi: creare, modificare, gestire le versioni, collaborare e integrarsi con il resto della suite software. Un sistema di gestione dei record, invece, si focalizza sui documenti con valore probatorio. Una bozza è un documento, ma non potrà mai essere un record. Per i record, un sistema di gestione specializzato applica la conservazione, la destinazione finale, mantiene la catena di custodia e garantisce la conformità legale e normativa. Così, nella pratica quotidiana, un sistema di gestione documentale incrementa la produttività, mentre un sistema di gestione dei record riduce rischi e sanzioni.

Gestione documentale vs gestione dei record: le 8 differenze chiave

Sebbene la gestione documentale e la gestione dei record si somiglino (in molti casi sono correlate e, in altri, devono essere applicate simultaneamente), esiste una serie di differenze che può aiutarci a identificare correttamente entrambe le opzioni.

• Obiettivo e ambito: mentre il sistema di gestione documentale mira a migliorare la collaborazione, la produttività, la riduzione dei tempi nei cicli documentali e ad evitare la comparsa di documenti orfani tramite la centralizzazione del repository documentale, il sistema di gestione dei record tutela la conformità legale e normativa e la protezione del valore probatorio dei documenti. Assicura che le informazioni obbligatorie siano mantenute per il tempo necessario e che vengano eliminate nelle modalità e nei tempi stabiliti.
• Cicli di vita e governance: in un software di gestione documentale il ciclo è creazione → revisione → approvazione → pubblicazione → archiviazione. In un software di gestione dei record, il ciclo di vita è dichiarazione a record, conservazione basata su eventi (ad esempio: fine contratto), sospensioni (per motivi legali) e destinazione finale o scarto.
• Conformità legale e normativa: in un sistema di gestione documentale le regole di conservazione sono semplici ed esiste un certo grado di discrezionalità. Un software di gestione dei record, invece, richiede calendari di conservazione per tipologia documentale e la definizione della giurisdizione per ciascuna; chi approva e come la destinazione finale, oltre a stabilire protocolli di sospensione comprovati per casi di contenzioso o audit.
• Metadati e tracciabilità: nella gestione documentale i metadati sono utilizzati principalmente per organizzare la documentazione in base a criteri multipli e per migliorare la ricerca. Migliora l’audit operativo. Nel caso della gestione dei record, i metadati hanno un valore eminentemente probatorio. Stabiliscono chi/cosa/quando/perché; raccolgono metadati di firme ed evidenze di autenticità e integrità.
• Controllo delle versioni e copia ufficiale: in un sistema di gestione documentale il controllo versioni è progressivo e spesso frutto del lavoro di più autori (v1, v2, v3…). Nella gestione dei record si stabilisce qual è la versione ufficiale (elevata a stato di record), si controlla cosa si stabilisce, come si evidenzia e cosa si elimina (possono esistere versioni intermedie che non è necessario conservare).
• Sicurezza e controlli di accesso: in un software di gestione documentale la politica di sicurezza è al servizio dei requisiti di team di lavoro, reparti e progetti. In un sistema di gestione dei record, invece, si stabilisce un insieme minimo di privilegi, la segregazione delle funzioni, audit periodici degli accessi e la revisione delle politiche per i dati sensibili.
• Integrazioni e automazione: per un software di gestione documentale ci si aspetta che la piattaforma offra funzionalità di editing, archiviazione della posta elettronica, firme elettroniche, OCR, o che disponga di mezzi per integrarsi con tali soluzioni o con altri software come ERP o CRM. Nel caso dei sistemi di gestione dei record, questi devono essere automatizzati in base al quadro normativo, alle regole archivistiche applicabili, ai calendari di conservazione, ai workflow di destinazione finale o blocco legale, con evidenza automatica, per facilitare audit e ispezioni.
• Costi e ritorno dell’investimento: con un sistema di gestione documentale si punta al risparmio di tempo, alla diminuzione degli errori e a una maggiore valorizzazione delle informazioni create. Con un sistema di gestione dei record, l’obiettivo è la riduzione dei rischi di contenziosi e sanzioni, minori costi di archiviazione e il mantenimento della fiducia delle amministrazioni pubbliche e degli auditor autorizzati.

Gestione documentale o gestione dei record? Dipende dal tuo settore

Come detto in precedenza, la gestione documentale e la gestione dei record sono diverse, ma possono anche essere complementari e perfino obbligatorie. Come saperlo? Principalmente dal tuo settore di attività. Se lavori in un settore regolamentato, oltre alla gestione documentale, è molto probabile che tu debba implementare la gestione dei record. Di seguito menzioniamo alcuni casi.

Legale e settore pubblico

Se lavori per studi di consulenza, studi legali o pubbliche amministrazioni, dovrai rispettare termini di conservazione, requisiti di trasparenza, politiche di sicurezza con accesso ristretto, custodia, audit e blocco legale. In questo caso ti serve un software di gestione dei record elettronici. Puoi integrarlo con la gestione documentale per compilare correttamente il repository documentale.

Sanità e finanza

Entrambi i settori gestiscono grandi volumi di informazioni sensibili che richiedono rigorosi audit. Grazie alla gestione dei record, queste entità possono fissare calendari di scadenza e protocolli di scarto, mentre la gestione documentale fornirà la tracciabilità necessaria, evitando duplicati e preservando la riservatezza.

Logistica e manifattura

Questo tipo di organizzazioni necessita di registri di qualità, tracciabilità in tempo reale e accesso multipiattaforma alla documentazione tecnica. In questi casi, la gestione documentale facilita la collaborazione simultanea e la relazione con terze parti (clienti e fornitori, principalmente) e la gestione dei record facilita l’ottenimento e la conservazione delle certificazioni.

Risorse Umane e back office

Documentazione fiscale, legale e ad uso interno. Iscrizioni alla previdenza sociale, buste paga, permessi, borse di studio, sovvenzioni, ecc. Queste tipologie documentali necessitano della gestione documentale per le pratiche e le attività interne proprie di ogni organizzazione. Ma devono anche rispettare i calendari dell’attività lavorativa per paese, regione, città e gestire altri casi d’uso come la cancellazione dei profili, l’eliminazione dei dati personali, ecc. E per questo la gestione dei record è fondamentale.

OpenKM: Sistema di gestione di documenti e record elettronici

Come puoi vedere, è più facile di quanto pensi lavorare in qualsiasi settore di attività e constatare che la gestione documentale e la gestione dei record non sono un’opzione, ma piuttosto una necessità.

OpenKM è un software di gestione documentale e di record elettronici. Con questa piattaforma puoi implementare la politica di conservazione dei record e l’automazione documentale di cui hai bisogno. Analizzare la traccia di audit per autore, contenuto o evento. Generare report su qualsiasi aspetto d’interesse e persino svolgere attività di eDiscovery, se necessario. Facilita anche la collaborazione tra utenti e l’integrazione con applicazioni di terze parti, inclusi IA, motori OCR, IDP e workflow.

Per sfruttare al massimo un software così potente, OpenKM offre corsi formativi presso la OpenKM Academy, specializzati per profili. Richiedici una demo online personalizzata per analizzare con attenzione il tuo caso.