Metodologia di implementazione del sistema di gestione dei documenti

Metodologia di implementazione del sistema di gestione dei documenti

Scritto da Ana Canteli il 18 marzo 2022

L'implementazione di un sistema di gestione documentale è di grande importanza; significa che l'azienda è in una fase di crescita generando più informazioni e documentazione. Inoltre, l'installazione del software di gestione documentale aiuta a trasformare l'azienda in un'organizzazione più efficace ed efficiente, meglio preparata ai cambiamenti e alle sfide.

 Passare dalla gestione dei documenti cartacei all'implementazione dell'ufficio senza carta può sembrare una sfida, soprattutto se non si ha familiarità con gli strumenti di gestione dei documenti. Se hai già esperienza, questo sarà un vantaggio che ti aiuterà a ottenere di più dalla soluzione software scelta. In caso negativo, anche questo non è un ostacolo insormontabile. Qualsiasi azienda può vedere un significativo ritorno sull'investimento semplicemente utilizzando un valido sistema di gestione documentale. Naturalmente, va riconosciuto che applicando le esperienze che hanno prodotto risultati eccellenti e avvalendosi di una solida strategia di implementazione, l'azienda otterrà un rapido ritorno dell'investimento e un uso estensivo di tutte le funzionalità del software. 

Studio preliminare

Indipendentemente dalla soluzione di gestione documentale scelta, bisogna  considerare il fine dell’utilizzo e il piano di introduzione. Questa decisione aiuterà a determinare quali problemi stiamo cercando di risolvere e quali funzionalità del software verranno utilizzate. In questo senso, un fornitore di soluzioni per la gestione documentale di solito presenta il proprio software in base alle esigenze o ai requisiti richiesti dal cliente.

Verranno chieste inoltre maggiori informazioni a livello tecnico, come il numero di utenti, la dimensione iniziale del repository, il numero di documenti creati per ora, giorno, settimana, mese, anno, se possibile. Questi dati aiuteranno a determinare il tipo e la dimensione dell'installazione. Le soluzioni cloud sono generalmente appropriate per le piccole aziende non avendo necessità di un team tecnico o di server proprietari. Consentono l'utilizzo del sistema di gestione documentale, affittando l'applicazione insieme allo spazio necessario, usufruendo del servizio tecnico, delle copie di backup e della manutenzione dell'hosting, il tutto incluso nella tariffa del noleggio.

Le aziende di medie o grandi dimensioni, con un numero apprezzabile di utenti, un repository medio in espansione, preferiscono acquistare il software. In genere queste aziende dispongono di personale tecnico, server proprietari per ospitare il software e il relativo archivio documentale e, tra gli altri vantaggi, decidono autonomamente la politica di backup.

C'è anche la possibilità di implementare installazioni ibride. È stato progettato principalmente per le organizzazioni che lavorano contemporaneamente in un contesto cloud e server. A seconda dell'esperienza del team tecnico del fornitore del sistema documentale, verrà offerta l'opzione più adatta alle esigenze, che può persino accompagnare i progetti in corso di sviluppo. Si può iniziare con un'installazione cloud e poi migrare alla versione server quando necessita l'integrazione con applicazioni di terze parti, ad esempio.

Nella scelta del sistema di gestione documentale è fondamentale conoscere i prodotti e i servizi inclusi nell'offerta finale.

In questo post, mostreremo a grandi linee il processo di implementazione di OpenKM. Ogni installazione è da considerarsi unica poiché ogni organizzazione ha le sue particolari esigenze e caratteristiche.

Installazione

I servizi professionali di installazione sono sempre compresi nell'offerta economica fornita ai clienti. Non necessita che il personale tecnico debba essere coinvolto in questa fase. Può comunque essere presente durante il processo di installazione. Nella versione Professional, installata sul server di proprietà del cliente, l’installazione prevede quanto segue:

Set up:

• Document Manager Software configurato come service.
• Document preview.
• Help in configuring backups.
• email functionality as a service
• Email notification and subscription service.
• OCR (Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Antovirus.
• Integrazione con Active Directory ( LDAP ).
• Personalizzazione dell’applicazione con il logo aziendale.

Supporto tecnico:

• Analisi delle performances:
• Repository integrity.
• User interface performance.
• Search engine performance.
• Free hard drive space and backups.
• Backup logs.
• Incluso anche: contatto diretto con il personale di sviluppo del sistema. Tempi di risposta garantiti per qualsiasi incidente e pieno accesso alla documentazione di OpenKM.

L'installazione non è necessaria se un cliente opta per la versione Cloud. Questa opzione include anche una serie di servizi:

Setting:

• MySQL database.
• Own subdomain.
• Backups (incremental).
• Email service.
• Document preview.
• OCR (Cuneiform or Tesseract).
• SSL (secure extranet).
• Antivirus.
• Personalizzazione con il logo aziendale
• Supporto tecnico standard

 Le caratteristiche dell’hosting sono le seguenti:

• 440 GB of bandwidth.
• Redundant network.
• Juniper routing-Technology.
• 100% switching network, no collision domains.
• High-speed access to all Internet Uplinks.
• 24/7 Monitoring.
• Network Availability min. 99%.

La fase di installazione si distingue per la sua rapidità. In termini generali, in 2 ore, il sistema di gestione documentale è installato e pronto per l'uso.

A completamento dell’installazione, viene consegnato il rapporto di installazione.

Corsi e formazione

In questa fase vengono presentate in modo descrittivo le funzionalità del sistema di gestione documentale, lo scopo e il modo con cui vengono utilizzate.

Per facilitare l'avvio, il monitoraggio, il raggiungimento degli obiettivi e il completamento della formazione, la OpenKM Academy fornisce l'offerta formativa specializzata in base al profilo del destinatario:

• Utente finale
• Amministratore di sistema
• Consulente
• Realizzazione di Workflow

Tuttavia, c'è sempre la possibilità di programmare una formazione personalizzata.

A seguito della fase di formazione, i beneficiari otterranno il manuale e il titolo che attesta di aver completato e superato con successo il percorso formativo.

Assunzione dei requisiti

Dopo l'installazione e dopo aver ricevuto la formazione adeguata, il cliente può configurare il software di gestione documentale per soddisfare le sue aspettative. A volte, soprattutto quando si lavora per la prima volta con un gestore di documenti elettronico, la definizione del contesto documentale dell'azienda e della strategia da implementare può essere poco definito. OpenKM, attraverso i servizi di consulenza e parametrizzazione, mira ad installare una versione personalizzata, in tutto o in parte, del sistema di gestione documentale. Questa personalizzazione è qualcosa che può essere fatto in qualsiasi momento. Si può lavorare con il software per un po' di tempo con una configurazione di base e poi richiedere il supporto per sviluppi aggiuntivi o più avanzati. Tra le attività di personalizzazione e configurazione possiamo citare:

• Registrazione utenti
• Definizione dei ruoli
• Impostazione della tassonomia: folder, records, emails, documenti (series e sottogruppi documentali)
• Definizione delle politiche di sicurezza: privilegi di lettura, scrittura, cancellazione, downloading, etc., molto granulari a livello individuale e o ruolo.
• Definizione delle categorie o classi documentali
• Templates o modelli per documenti, folder, record
• Importazione massiva di dati aziendali (se presenti)
• Personalizzazione degli automatismi
• Studio e programmazione di workflows
• Archiviazione massiva di email
• Reportistica

Tali aree funzionali saranno implementate attraverso incontri con il cliente, al quale sarà consegnato un documento di sintesi del progetto per l'approvazione che conterrà requisiti, programma e budget. Si terranno anche incontri di verifica con il cliente.

Supporto tecnico

In OpenKM, il contratto di assistenza tecnica è una scelta, sebbene altamente raccomandato. I clienti che sceglieranno il servizio potranno aprire un ticket per incidente, classificato in base alla gravità. Ciò garantisce i termini di presa in carico del problema e della risoluzione, come previsti dal contratto.

Il team tecnico di OpenKM comprende anche i progettisti del software, che garantisce una conoscenza profonda del sistema ed azioni esaustive.

Inoltre, come evidenziato in precedenza, la sottoscrizione al servizio di assistenza tecnica prevede l'accesso illimitato alla documentazione e il contatto diretto con gli sviluppatori della piattaforma.