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Migliora il servizio clienti con un document manager

Ana Canteli

Written by Ana Canteli onScritto da Ana Canteli il 8 Aprile 2022 

La gestione dei documenti è fondamentale, ma per quanto riguarda le informazioni rispetto ai clienti, offre una criticità difficili da superare. Dopotutto, qualsiasi azienda non può permettersi di sopravvivere senza consumatori dei suoi prodotti o servizi. Pertanto, mantenere e persino migliorare la gestione dei documenti dei clienti, è essenziale a livello operativo e strategico. La vecchia scuola potrebbe considerare il lavoro fatto una volta che un vantaggio è diventato reale. Tuttavia, nulla è più lontano dalla realtà; Quando una persona fisica o giuridica ci sceglie, inizia davvero il rapporto come cliente. Ed è nostra responsabilità che tale relazione sia il più positiva, produttiva e soddisfacente possibile.

Vantaggi della gestione dei documenti nella gestione delle relazioni con i clienti

L'utilizzo della giusta piattaforma di gestione per la nostra attività è fondamentale per garantire la migliore relazione con il cliente. Data la quantità e la varietà di informazioni che possono essere gestite nel processo commerciale, di vendita e post-vendita, si consiglia vivamente di disporre di un software di gestione dei documenti che aiuti a massimizzare l'utilità delle informazioni in nostro possesso. In questo modo potremo beneficiare anche dei seguenti vantaggi:

  • Miglioramento dei processi aziendali: l'organizzazione, dalle risorse tecniche alle risorse umane attraverso la strategia che armonizza tutti gli sforzi, è suddivisa in attività o compiti, sempre suscettibili di miglioramento. La facilità per migliorare i processi attraverso l'automazione, la digitalizzazione dei documenti e nuove soluzioni di firma, come firme elettroniche, firme digitali, accesso ai portali dei clienti, ecc., contribuisce a migliorare la gestione dei processi aziendali e quindi a migliorare la relazione con il cliente
  • Risparmiare tempo e denaro: una delle conseguenze del miglioramento dei processi è contribuisce a fare a meno di fasi o eventi prima inevitabili, come trasferte, presenze obbligatorie in ufficio per il servizio clienti, limitazioni di tempo, ecc. Con il software di gestione dei documenti, dipendenti e clienti possono accedere alle informazioni e alla documentazione di cui hanno bisogno, indipendentemente dall'ora o dal luogo. La rapidità con cui entrambi riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno contribuisce anche a migliorare la soddisfazione nel lavoro.
  • Nuovi canali di comunicazione: lavorare con un sistema di gestione documentale permette di allineare tutti i processi produttivi e organizzativi di un'azienda. Ciò significa armonizzare gli sforzi e risolvere nuove sfide come la gestione dei formati elettronici, la gestione dei database e la gestione della conoscenza. Ma presuppone anche la creazione di nuove modalità di scambio di informazioni che facilitino e arricchiscano il rapporto con il cliente.
  • Maggiore sicurezza delle informazioni: grazie ai software di gestione documentale, l'azienda può essere sicura che ogni dipendente o cliente abbia accesso al sistema in base al proprio ruolo e alle proprie esigenze. Gli strumenti e gli accessi al repository sono adattati a ciascun utente e la piattaforma consente un controllo completo di tutto ciò che accade nel sistema.

Vantaggi dei CRM

Un software di gestione documentale offre tutte le funzionalità necessarie per garantire la completa gestione delle informazioni e della documentazione aziendale. Il CRM, acronimo di  customer relationship management, è una soluzione software perfettamente adattata al rapporto commerciale che si integra con il sistema documentale. Sebbene un gestore di documenti possa essere adattato per soddisfare tutte le esigenze del processo commerciale, è sempre interessante valutare i vantaggi di questa tipologia di programma. Possiamo osservare i seguenti punti:

  • L'opinione del cliente: senza discutere se il cliente ha sempre ragione o se il cliente è una priorità, sapere cosa pensano di ciò che facciamo è fondamentale. Ci aiuta a valutare il loro grado di soddisfazione e la loro potenziale fedeltà. Se siamo sulla strada giusta se rilevano qualche errore o potenziale che ci è sfuggito. La maggior parte dei CRM consente di creare record da parte di un cliente, in cui aggiungere questo tipo di informazioni
  • Servizio di supporto o servizio clienti: molti CRM sono preparati per fornire il supporto di cui il cliente ha bisogno, sia che si tratti di registrare incidenti, reclami, suggerimenti o sondaggi sulla soddisfazione. Per il personale commerciale, il CRM aiuta a mantenere la qualità del servizio e facilita il monitoraggio e la preparazione delle campagne commerciali.
  • Promozione di prodotti e servizi: la piattaforma può essere utilizzata per offrire sconti ai clienti in date particolari, inviare contenuti pertinenti, annunciare miglioramenti nei prodotti e servizi dell'azienda, ecc.
  • Portale clienti: i clienti di oggi non si accontentano di effettuare un ordine per posta o telefono e attendere l'arrivo del prodotto o del servizio. Le soluzioni CRM includono l'accesso per i clienti con opzioni di spedizione, monitoraggio, notifiche sullo stato della spedizione, sezione FAQ e informazioni di contatto diretto con il personale del servizio clienti, se necessario.

Perché è importante integrare la gestione dei documenti con la gestione delle relazioni con i clienti?

Abbiamo già visto che i sistemi di gestione dei documenti hanno una portata trasversale all'interno dell'organizzazione, il che offre molteplici vantaggi. Beneficiare dell'ambito della gestione dei documenti e della rilevanza dei CRM rende l'integrazione di entrambe le soluzioni un passo naturale e importante nella trasformazione digitale di qualsiasi azienda.

Per tutti questi motivi, OpenKM e FHS, una società di sviluppo software e partner di Odoo, un provider CRM, stanno lavorando alla creazione di un connettore tra le due piattaforme a vantaggio di tutti gli utenti.

FHS sviluppa il connettore insieme a OpenKM

FHS offre soluzioni informatiche e software per le aziende; congiuntamente con con OpenKM si svilupperanno i connettori di integrazione.

Se desideri maggiori informazioni, non esitare a contattarci.

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