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Miglioramento dell'esperienza del servizio clienti con la gestione dei record

Written by Alma Causey il 17 aprile 2019

L'esperienza del cliente (CX - Customer Experience) sta diventando una priorità importante per le aziende, e sì, esiste una cosa come CX. La ricerca dimostra che i clienti sono fedeli a quelle aziende che offrono la migliore esperienza. Il prodotto più economico non è più una garanzia di successo. L'86% degli acquirenti è disposto a pagare di più per un'esperienza migliore; Quindi, se le aziende vogliono rimanere in attività, dovranno soddisfare le richieste.

Un modo per far credere ai consumatori le capacità della propria azienda e il valore dei propri prodotti è migliorare l'esperienza del servizio clienti. Sebbene ci siano molti modi per ottenere ciò, una delle tecniche più dirette è attraverso la gestione delle registrazioni.

Cos'è la gestione dei record?

Record e documenti sono usati in modo intercambiabile. Ciò che li differenzia è che un record è una prova legale che qualcosa o qualche relazione esiste o esiste in un dato momento. Includono contratti, documenti fiscali, note legali, ecc.

La gestione dei record comporta la creazione, la manutenzione, l'uso e l'eliminazione procedurale delle informazioni preziose necessarie per l'esecuzione delle operazioni all'interno dell'azienda. Aiuta ad organizzare e accedere a vari documenti in formato cartaceo ed elettronico. Non solo è importante promuovere l'efficienza complessiva dell'azienda, ma anche proteggere e archiviare i dati in modo appropriato , assicurandosi che nulla venga perso o trascurato.

In che modo la gestione dei record può migliorare il servizio clienti?

Devi trovare il modo migliore per servire i tuoi clienti, o rischiare di perderli alla concorrenza. La gestione dei record ha il potenziale per migliorare l'esperienza del cliente. Garantisce che i dipendenti dell'azienda abbiano accesso a informazioni accurate in modo tempestivo ed economico. Qui troverai alcuni dei vantaggi del creare un buon programma di gestione dei record:

1. Migliora i tempi di risposta

Chiedi a qualcuno, a cui piace essere lasciato in attesa? La maggior parte dei chiamanti riaggancia dopo 1 minuto e 55 secondi di attesa; Il 34% non restituisce la chiamata. Più lunga è l'attesa, peggiore è l'esperienza. Avere informazioni a portata di mano ti aiuta a gestire le richieste dei clienti più rapidamente. E questo è possibile solo se tutti i record sono in ordine e aggiornati.

2. Accesso ai dati rilevanti

Non solo i dipendenti devono rispondere rapidamente alle richieste dei clienti, ma hanno anche bisogno di informazioni accurate e aggiornate. Una migliore capacità di risposta consente ai rappresentanti dell'azienda di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi. Più sai, più veloce sarà il servizio e migliore sarà l'esperienza del servizio clienti. Con tutti i dati rilevanti disponibili per i membri del personale di vendita e dell'assistenza clienti, le decisioni possono essere prese al momento.

3. Facilita il processo decisionale migliore

Le aziende hanno bisogno di accedere a dati rilevanti per prendere rapidamente le decisioni giuste. È uno degli aspetti chiave per stare al passo con la concorrenza. Ma molte volte ci sono molte informazioni. Le funzionalità di indicizzazione e recupero promuovono funzioni come la ricerca e l'individuazione dei file in modo tempestivo. I dipendenti possono trascorrere più tempo con i clienti in modo proattivo per risolvere o tracciare qualsiasi problema complesso.

4. Varie opzioni di integrazione

La tecnologia di gestione dei record può essere facilmente incorporata in altre applicazioni esistenti per rafforzare il business. L'integrazione può facilitare l'accesso alle informazioni o rispondere immediatamente alle domande. Molte volte, è vantaggioso avere strumenti di CRM (Customer Relationship Management) o Contact Management Software di Salesmate per acquisire tutti i dettagli su clienti, contatti e clienti.

5. Recupero efficace e tenuta dei registri

Non solo ci vuole tempo per cercare un record fuori posto, ma è anche uno spreco di ore lavorative. I dipendenti potrebbero concentrare i loro sforzi sul lavoro produttivo. Le aziende potrebbero finire per perdere clienti preziosi a causa della cattiva gestione. Un sistema di gestione dei record ben progettato consente una conservazione efficiente dei record e l'eliminazione.

6. Riduce al minimo il costo della gestione dei record

La gestione dei record è un modo economico per archiviare le informazioni. Con l'assenza di registri ridondanti, si risparmia tempo, si migliora l'efficienza e si riducono i costi operativi. E ti consente di potenziare il tuo marchio attraverso un migliore servizio clienti.
7. Migliora l'ambiente di lavoro

La cattiva gestione delle registrazioni e dei sistemi di archiviazione non organizzati spesso comporta la perdita di dati essenziali. I dipendenti sono molto colpiti dal loro lavoro in un ambiente di lavoro cattivo e riducono i livelli di motivazione. Un buon sistema di gestione dei record riduce il fabbisogno di manodopera aiutando nell'organizzazione, nel recupero e nella distribuzione dei record. Un flusso di lavoro automatizzato mantiene il personale motivato.

8. Risparmia tempo, denaro e impegno

Mantenere un sistema organizzato di record non è facile. Occorrono tempo, sforzi e denaro per stampare, archiviare, archiviare e organizzare i record, per non parlare dell'assunzione di personale aggiuntivo per gestire queste responsabilità. Con l'implementazione degli strumenti giusti, l'efficienza dei dipendenti può raggiungere il massimo e una notevole quantità di costi operativi può essere ridotta. E nel caso di un disastro, furto o altra perdita, le informazioni vitali possono essere ricostruite senza sforzo.

9. Ridurre i documenti

Una quantità significativa di lavoro è già stata trasferita sul supporto elettronico. Tuttavia, c'è ancora un bel pò di carta in circolazione. Con l'implementazione di un sistema di gestione dei record, il numero di copie duplicate può essere notevolmente ridotto. Solo quelli che sono essenziali possono essere mantenuti fino a quando non sono più necessari. Ciò svolge un ruolo importante nel controllo del volume dei record e, ovviamente, lo spazio necessario per archiviarli.

10. Conserva informazioni importanti

I registri di un'azienda sono una parte fondamentale del loro futuro. Documenta tutte le attività all'interno dell'organizzazione, fornendo le basi su cui è possibile prendere decisioni e piani aggiuntivi. Allo stesso tempo, le informazioni sono classificate in registri pubblici e privati. La gestione dei record aiuta a proteggere i dati privati ​​e riservati concedendo l'accesso solo agli utenti autorizzati.

11. Documentazione completa

Una società deve seguire le regole e i regolamenti in ogni momento. La tecnologia di gestione dei record garantisce che i record siano gestiti e mantenuti correttamente e minimizzi i rischi di contenzioso. In caso di documenti mancanti, possono essere imposte multe severe.

Come iniziare

Per migliorare notevolmente l'esperienza del cliente, un'azienda deve sviluppare un processo di gestione dei record efficiente e funzionale. Il primo passo è convertire i dati in formato digitale per promuovere l'uniformità. All'inizio potrebbe essere necessario assumere i servizi di una società di conversione di documenti professionale per eseguire la scansione dei record. La tecnologia di aggiornamento (software e hardware) è la seguente. Investire in un sistema di gestione dei documenti e uno scanner. Le registrazioni digitali devono essere organizzate, quelle ridondanti eliminate; tutti i record possono essere cercati e, soprattutto, consentire l'accesso ai record da qualsiasi luogo attraverso il cloud. Le attività di semplificazione consentono di comunicare con i clienti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ricordate.

Circa l'autore

Alma Causey è una scrittrice indipendente di giorno e appassionata di sport notturni. Scrive di educazione tecnologica e problemi relativi alla salute; vivere con semplicità, dare generosamente, vedere il calcio ed è amante della tecnologia.

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