OKMFlow: Il Nuovo Motore Nativo di Workflow di OpenKM che Trasforma l’Automazione Documentale

OKMFlow: Il Nuovo Motore Nativo di Workflow di OpenKM che Trasforma l’Automazione Documentale

Scritto da Ana Canteli il 3 aprile 2025

In un contesto in cui la gestione dei processi e l'automazione documentale sono sempre più cruciali per la competitività, OpenKM compie un passo strategico con il lancio del suo motore nativo di workflow: OKMFlow. Questa nuova funzionalità, sviluppata dal team tecnico di OpenKM, consente alle organizzazioni di progettare, gestire e monitorare flussi di lavoro personalizzati completamente integrati nel sistema.

Perché i workflow sono così rilevanti nella gestione documentale?

I flussi di lavoro automatizzati sono la spina dorsale dei processi aziendali in molte organizzazioni. Automatizzare attività come approvazioni di contratti, digitalizzazione di documenti, gestione di casi o fatture consente di:

• Ridurre i tempi di esecuzione dei processi

• Minimizzare gli errori umani

• Garantire la conformità normativa grazie alla tracciabilità

• Ottimizzare la collaborazione tra dipartimenti

• Aumentare la trasparenza operativa

Con OKMFlow, questi processi vengono definiti, eseguiti e monitorati interamente all’interno dell’ambiente OpenKM — senza bisogno di strumenti esterni.

Da motore esterno a soluzione nativa: un salto di qualità

Finora, OpenKM offriva l'integrazione con un motore di terze parti per implementare i workflow. Sebbene funzionale, questo approccio presentava alcune criticità:

• Integrazione parziale con il sistema di gestione documentale

• Maggiore complessità di configurazione

• Dipendenza da tecnologie esterne

• Difficoltà nell’automazione di processi personalizzati

OKMFlow, invece, è stato progettato da zero per funzionare come parte organica del sistema. Non solo migliora l’integrazione, ma riduce anche la curva di apprendimento e potenzia le capacità di personalizzazione.

Cosa offre OKMFlow

Basato su Java 17 e in esecuzione su server Tomcat (con integrazione futura nel server principale), il nuovo motore introduce importanti novità:

• Interfaccia grafica per la progettazione dei workflow: avvio, attività, condizioni, transizioni, moduli, terminazioni...

• Assegnazione dinamica delle attività: per ruolo, selezione manuale, utente inizializzante o condivisa tra più utenti

• Possibilità di modificare l’assegnazione delle attività anche durante l’esecuzione del workflow

• Gestione delle variabili di processo tramite context, agendo come mappa dati condivisa tra i nodi

• Aggiornamento e persistenza delle variabili durante tutto il processo documentale

• Integrazione con firme elettroniche, notifiche via email, modifica dei metadati e log automatici

• Archiviazione dei dati in un database ottimizzato

Tutto ciò permette ai workflow di automatizzare operazioni ricorrenti senza intervento umano — dalla revisione dei moduli a decisioni condizionate basate su dati utente o documento.

Casi d’uso pratici

Grazie alla sua versatilità, OKMFlow si applica in contesti aziendali molto diversi:

• Gestione qualità dei documenti e controllo versioni

• Validazione di documenti legalmente vincolanti tramite firma elettronica

• Flussi di approvazione per preventivi, contratti o processi HR

• Adattamento a settori come distribuzione ERP, industria alimentare o e-commerce

• Ottimizzazione della gestione documentale, in particolare per documenti regolamentati

Tutto ciò consente l’automazione dei processi secondo le migliori pratiche, senza compromettere la flessibilità.

Un ecosistema scalabile

OpenKM assicura la compatibilità tra il motore attuale e quello nuovo per un periodo transitorio. Tuttavia, le nuove funzionalità e gli aggiornamenti futuri saranno dedicati esclusivamente a OKMFlow, già pronto per integrarsi con qualsiasi ecosistema gestionale.

Perché aggiornare ora?

I vantaggi di OKMFlow sono evidenti:

• Autonomia: l’utente può definire i propri workflow dall’interfaccia

• Scalabilità: cresce in complessità e volume senza perdere in prestazioni

• Semplicità: riduce drasticamente tempi e risorse per l’implementazione

• Risparmio di tempo e costi

• Sicurezza delle informazioni migliorata

• Gestione efficiente del ciclo di vita dei documenti: creazione, validazione, archiviazione

OKMFlow rappresenta un'evoluzione strategica per qualsiasi organizzazione che desideri automatizzare i processi documentali in modo efficace, sicuro e conforme alle sfide attuali.

Non è solo uno strumento per workflow. È una leva di trasformazione per le aziende che vogliono ridurre le attività manuali, automatizzare i processi e trasformare il proprio sistema documentale in un vero motore di valore.

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