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Ottimizza l'efficienza del lavoro con OpenKM e CmisSync

Scritto da Ricardo Álvarez, membro dello staff di OpenKM USA il 26 febbraio 2021

OpenKM lavora attivamente con i nostri clienti in una varietà di modi per identificare e applicare i suoi strumenti per ottimizzare le procedure operative.

Una delle implementazioni di maggior successo e dirette di OpenKM è l'integrazione di CmisSync.

Abbiamo sostituito la nostra app Desktop Sync con l'applicazione CmisSync per garantire maggiore controllo e sicurezza ai nostri utenti.

Cos'è CmisSync?

CmisSync viene utilizzato per sincronizzare i documenti tra i file designati nel server OpenKM del client e l'ambiente locale dell'utente, consentendo loro di recuperare, creare, aggiornare, spostare o eliminare facilmente i file dal repository attraverso la connessione stabilita.

Caratteristiche

Lo scopo principale di CmisSync è sincronizzare i file locali con il repository di un server privato. Tuttavia, due aspetti fondamentali si distinguono dagli altri strumenti di sincronizzazione: sicurezza e controllo.

Sicurezza

La sicurezza dei documenti è migliorata fornendo la sincronizzazione diretta con il file server dell'utente o con il cloud privato anziché con un cloud pubblico.

Questa applicazione offre maggiore sicurezza rispetto agli strumenti di sincronizzazione standard di terze parti e ai servizi cloud pubblici, garantendo un ulteriore controllo sugli account utente del file server e le autorizzazioni relative all'amministrazione e alla sicurezza. In altre parole, i dipendenti possono vedere solo i file che possono vedere.

Controllo

L'abilitazione della sincronizzazione da locale a server elimina la necessità di duplicare i file utilizzando la funzione di controllo della versione di OpenKM.

Inoltre, l'utente può selezionare quali file o cartelle sincronizzare per ottimizzare le prestazioni del sistema.

Gli utenti designati possono bloccare i file nel cloud per evitare conflitti durante l'esecuzione di modifiche o per interromperli.

Usi comuni

I flussi di lavoro specifici dell'azienda di ciascuna azienda possono definire il modo in cui possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un sistema di sincronizzazione desktop. Detto questo, ecco alcuni degli usi più comuni delle funzionalità di sincronizzazione del desktop che abbiamo riscontrato con i nostri clienti:

  1. Lavoro a distanza

Il lavoro a distanza è aumentato negli ultimi anni, in particolare dopo il 2020.

Sincronizzando una cartella locale con un server, un utente può passare senza problemi da un ufficio domestico a un ufficio aziendale senza trasferire manualmente i file.

  1. Squadre sincronizzate

Un principio simile può essere applicato alle reti degli utenti che richiedono modifiche costanti mentre lavorano su progetti condivisi.

Gli utenti attivi di ogni progetto possono selezionare e sincronizzare una cartella locale in una singola cartella del server contenente tutti i dati del progetto.

La connessione può essere stabilita come  sincronizzazione bidirezionale,  assicurando che ogni volta che un utente aggiorna un file, aggiornerà il file condiviso nel server collegato, che aggiornerà lo stato dei file locali in tutti gli utenti correlati al progetto.

Uno scenario tipico per questo tipo di interazione è l'utilizzo e l'aggiornamento di una risorsa utilizzata di frequente, come un  listino prezzi .

Un'azienda con diversi account manager deve tenerli tutti aggiornati durante l'aggiornamento di eventuali modifiche al listino prezzi. Applicando un file sincronizzato su tutta la linea, un singolo aggiornamento eseguito da un utente con privilegi di modifica potrebbe potenzialmente aggiornare dozzine di file dei dipendenti contemporaneamente, senza richiedere una singola azione o notifica da parte loro.

  1. File di progetto di grandi dimensioni

L'aggiornamento costante di file di grandi dimensioni, o di un numero elevato di file, può interrompere il flusso di lavoro di qualsiasi dipendente.

Un modo semplice per migliorare l'efficienza del lavoro con file di grandi dimensioni consiste nel sincronizzare i file desiderati e stabilire una velocità di aggiornamento lenta.

L'utente può anche impostare un limite di larghezza di banda in download e upload per evitare di compromettere le prestazioni del sistema.

  1. Lavorare con tipi di file specializzati

I sistemi ECM raramente consentono l'anteprima o la modifica web di file specifici del settore.

I tipi di file destinati all'audio, al design, alla modellazione 3D e a molte altre produzioni richiedono software commerciale di terze parti per modificarli e può essere molto scomodo modificarli.

Sincronizzando i file localmente, gli utenti possono evitare il fastidio di accedere, scaricare il documento, modificarlo e quindi caricarlo nuovamente nel repository.

Come configurare CmisSync con OpenKM

  1. Scarica CmisSync dal loro  sito ufficiale
  2. Apri l'app e inserisci l'URL pubblico della tua istanza OpenKM, seguito da  openkm/cmis/atom
  3. Inserisci le credenziali utente per OpenKM
  4. Seleziona la cartella del repository da sincronizzare
  5. Seleziona e rinomina il percorso locale per la sincronizzazione (Facoltativo)
  6. Accettare

Conclusione

Non è un segreto che le aziende utilizzino una quantità sempre maggiore di file e può essere dannoso archiviare grandi quantità di file nei computer locali, per non parlare dello spazio di archiviazione aggiuntivo richiesto per il controllo della versione e dell'inevitabile disordine che provoca.

OpenKM e CmisSync consentono all'utente di ottenere l'archiviazione locale e accedere ai vantaggi senza incorrere in nessuno dei lati negativi dell'archiviazione locale non collegata.

Implementando gli   standard dei servizi di interoperabilità per la gestione dei contenuti , OpenKM consente agli utenti di definire un livello di astrazione per controllare il repository utilizzando protocolli web.

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