Ottimizzare la gestione del franchising con OpenKM

Ottimizzare la gestione del franchising con OpenKM

Scritto da Ana Canteli l’8 aprile 2024

Efficienza e sicurezza nella documentazione aziendale

Nel settore del franchising, una gestione documentale efficiente è fondamentale per garantire la sicurezza delle informazioni e il rispetto delle normative sulla privacy. In questo contesto, il software di gestione documentale OpenKM si presenta come una soluzione innovativa che offre una gestione sicura e personalizzata dei documenti per le aziende in franchising. In questo articolo, esploreremo come il modulo multi-azienda di OpenKM sta trasformando il modo in cui le reti in franchising gestiscono la loro documentazione, migliorando efficienza e sicurezza nel processo.

Snellire i processi e garantire la riservatezza delle informazioni aziendali

Un software di gestione documentale è uno strumento essenziale nella gestione delle imprese moderne, specialmente in contesti in cui si gestiscono grandi volumi di informazioni. Nel caso specifico del franchising, dove la comunicazione tra la casa madre e i franchisee è cruciale, disporre di un sistema documentale solido diventa ancora più importante.

Il software OpenKM consente alle aziende in franchising di gestire centralmente tutta la documentazione, senza compromettere la sicurezza e la privacy delle informazioni. Immaginiamo una società franchisor che desidera espandere la propria rete, rispettando al contempo normative stringenti in materia di privacy e protezione dei dati. Con il modulo multi-azienda di OpenKM, la società può gestire in modo efficiente la documentazione con i propri affiliati, garantendo che ciascuna parte abbia accesso solo alle informazioni pertinenti.

Quando un nuovo candidato si mostra interessato ad aprire un punto franchising, viene creato automaticamente un fascicolo in OpenKM e assegnato a un dipendente specifico del franchisor. Questo dipendente esamina le informazioni fornite dal candidato e, se approvato, inizia a convalidare gli accessi necessari per avviare l'attività. L’intero processo avviene in modo sicuro ed efficiente grazie al modulo multi-azienda di OpenKM.

Uno dei principali vantaggi del software OpenKM è la sua capacità di automatizzare i processi. Ciò consente alle aziende di risparmiare tempo e risorse eliminando attività manuali e ripetitive. Ad esempio, OpenKM può automatizzare l’elaborazione delle fatture, il monitoraggio delle ore di lavoro e la gestione delle attività, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.

Una volta ottenuto l’accesso alla propria area personale in OpenKM, il franchisee può consultare tutta la documentazione rilevante, svolgere i compiti assegnati, gestire i flussi di lavoro e ricevere notifiche su eventuali aggiornamenti. Inoltre, il calendario delle scadenze aiuta a rispettare i rinnovi documentali, mentre il motore di ricerca integrato semplifica il reperimento delle informazioni.

Sicurezza documentale e semplicità d’uso

Il software offre diverse funzionalità per proteggere le informazioni sensibili: tutte le fatture, le bolle di consegna e altri documenti importanti possono essere firmati digitalmente, garantendone l’autenticità e l’integrità. Sono inoltre previste funzionalità di backup per evitare perdite di dati.

OpenKM è anche facile da usare, permettendo un’adozione rapida da parte di utenti con qualsiasi livello di competenza. Grazie all’interfaccia intuitiva e alle funzionalità ben strutturate, le aziende possono sfruttarne appieno le potenzialità senza bisogno di lunghi percorsi formativi. Inoltre, tramite la piattaforma OpenKM Academy, sono disponibili corsi formativi personalizzati.

Molto più di un DMS

Oltre alla gestione documentale, OpenKM può essere utilizzato per migliorare la fatturazione elettronica, il noleggio di macchinari e altre transazioni aziendali. Il franchisor può offrire OpenKM anche come sistema di rilevazione presenze, garantendo il rispetto delle normative sul lavoro e semplificando la gestione delle buste paga.

Il software OpenKM rappresenta una soluzione completa per le aziende in franchising, aiutandole a gestire la documentazione in modo efficiente, sicuro e su misura. Grazie alla semplificazione dei processi, le reti in franchising possono concentrarsi sulla crescita, sapendo che le loro informazioni sono protette e ben organizzate.

In un mercato sempre più competitivo, efficienza e sicurezza nella gestione documentale sono elementi chiave per il successo del franchising.

Se sei un'azienda franchisor alla ricerca di una soluzione documentale efficiente e sicura, considera l'adozione di OpenKM. Trasforma il tuo modo di gestire la documentazione e porta il tuo progetto a un nuovo livello!