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Posta Electtronica Certificata

Scritto da Carlo Olivieri - OpenKM Italia, il 20 maggio 2022

La posta elettronica certificata o PEC, in Italia, è un tipo particolare di posta elettronica che ha lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell'invio e della consegna.

Pur essendo una peculiarità italiana, dal 2018 sono in corso attività governative per rendere la PEC conforme allo standard UE.

Per usufruire del servizio si deve disporre di una casella di PEC presso uno dei provider italiani autorizzati. La pubblicazione dell'elenco dei gestori autorizzati e quello della Pubblica Amministrazione, nonché la vigilanza e il coordinamento, sono demandati all'Agenzia per l'Italia digitale (AGID). Il contenuto può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato, garantendo anche l’autenticazione, l’integrità dei dati e la confidenzialità.

Al momento dell'invio di una  PEC, il gestore del mittente si occuperà di inviare una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio, con precisa indicazione temporale dell’invio. In egual modo, il gestore del destinatario, dopo avergli depositato il messaggio PEC nella sua casella, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative.

Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia, dunque, da una normale casella di posta elettronica tranne nel meccanismo di comunicazione, sul quale si basa la PEC e per la presenza di alcune ricevute inviate dai gestori tra mittente e destinatario.

Regole di Comunicazione

L'utente destinatario non visualizza la mail del mittente, ma un messaggio generato dal gestore di posta del mittente, che contiene a sua volta due allegati: la mail "originale" del mittente con relativi allegati, e un file .xml (file di testo o apribile tramite software) con le stesse informazioni della notifica di invio trasmessa al mittente (ID del messaggio, luogo data e ora di invio, e dati di intestazione quali e-mail del destinatario tipo PEC / non-PEC, oggetto).

La posta elettronica certificata, segue le regole fissate dal Decreto del presidente della Repubblica n. 68/2005 e dalle successive regole da esso previste, ed è gestita da provider accreditati  AGID

Limiti nella gestione delle PEC

La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica consentono, pur con  alcuni limiti, di navigare nelle PEC.

E’ importante sottolineare che la PEC è composta da una serie di Mail collegate tra loro, atte a svolgere le funzioni di busta contenitore, notifica, conferma spedizione, ricevuta. Contengono il certificato di autenticità oltre al contenuto della mail e ad eventuali allegati, anche firmati elettronicamente.

Alcune delle principali difficoltà di consultazione sono:

  • Non tutti i client di posta elettronica visualizzano le PEC: le PEC vengono raccolte e archiviate dai più comuni programmi di gestione mail. Spesso si devono effettuare elaborazioni successive, anche manuali e di una certa complessità, per reperire il contenuto in chiaro e gli allegati in modalità consultabile che generalmente sono documenti in formato PDF.
  • Perdita della relazione tra allegati e PEC: La presunta riservatezza garantita dalla criptatura PEC è minata alla base dal fatto che i software per la PEC vengono installati e utilizzati sui PC che gli utenti normalmente usano - e sono dunque nella maggior parte dei casi esposti al rischio derivante da spyware e malware.
  • Limiti dimensionali: La capienza contrattualizzata delle caselle di posta impone severi limiti alla libera circolazione della corrispondenza. Nella normativa non esiste cenno a cosa possa accadere se la serie di messaggi PEC supera la capienza della casella acquistata, sia dal mittente sia dal ricevente. Tecnicamente, poiché la PEC si basa sulla tecnologia della posta elettronica, se la casella del destinatario è piena, il mittente riceverà - in luogo della ricevuta di avvenuta consegna - un messaggio d'errore di sistema che informa, con la relativa diagnostica, l'impossibilità di consegnare il messaggio.
  • Conservazione sostitutiva a norma: È necessario anche un servizio aggiuntivo della "conservazione sostitutiva a norma", per estendere i limiti temporali di validità del certificato della PEC.

Il sistema di gestione dei documenti OpenKM ha tutte le funzionalità e le capacità per elaborare Mail e PEC in unico elemento di tipo Mail. Il software OpenKM residente nel server, estrae automaticamente i contenuti e gli allegati e li rende disponibili, in modo tale da poter aderire al modello di gestione richiesto.  Le funzioni integrate di firma digitale ed elaborazione per la conservazione sostitutiva completano il panorama finalizzato alla completa gestione delle PEC.

Con OpenKM, la tua azienda sarà in grado di ottenere il massimo dal tuo capitale informativo.

 

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